В процессе хозяйственной деятельности организации нередки случаи утраты важных документов, в т.ч; журналов по охране труда. Утеря такого документа требует немедленных и корректных действий со стороны ответственных лиц, так как журнал инструктажей является обязательным документом, подтверждающим проведение инструктажей по охране труда с работниками.

В данной статье мы подробно рассмотрим:

• Правовые основания для создания комиссии;
• Порядок действий при обнаружении утери журнала;
• Образец приказа о создании комиссии;
• Правила восстановления утерянного журнала;
• Ответственность за утрату и последствия.

Дата публикации: 22 мая 2026 года

—

🔍 Почему утеря журнала по охране труда, это серьезно?

Журнал инструктажей по охране труда — это официальный документ, который:

• Подтверждает проведение инструктажей с работниками;
• Является доказательством выполнения требований трудового законодательства;
• Используется при проверках Государственной инспекции труда;
• Необходим для подтверждения безопасности труда при расследовании несчастных случаев.

Согласно статье 209 Трудового кодекса Российской Федерации, работодатель обязан обеспечить проведение инструктажей по охране труда. Отсутствие или утрата журнала может привести к:

• Штрафам со стороны трудовой инспекции;
• Отказу в страховых выплатах при несчастных случаях;
• Проблемам при сертификации системы управления охраной труда;
• Юридическим рискам в случае судебных разбирательств.

—

📋 Порядок действий при обнаружении утери журнала

Если вы, специалист по охране труда или ответственное лицо, обнаружившее утрату журнала, следуйте данному алгоритму:

1. Немедленно зафиксируйте факт утери:
   • Осмотрите место, где хранился журнал;
   • Проверьте возможные места хранения (сейф, кабинет, архив);
   • Уточните у коллег, не перемещался ли журнал.
2. Составьте служебную записку на имя руководителя организации с указанием:
   • Дата и время обнаружения утери;
   • Кем и где хранился журнал;
   • Кто имел доступ к документу;
   • Предположительные причины утраты.
3. Создайте комиссию для расследования обстоятельств утраты. В состав комиссии должны входить:
   • Руководитель организации (или его заместитель);
   • Специалист по охране труда;
   • Представитель профсоюзной организации (при наличии);
   • Сотрудник отдела кадров или делопроизводства.
4. Оформите акт об утере журнала по установленной форме. В акте указываются:
   • Дата и место составления;
   • Состав комиссии;
   • Обстоятельства утраты;
   • Подписи членов комиссии.
5. Издайте приказ о создании комиссии и восстановлении журнала. Этот приказ является основанием для проведения внеплановых инструктажей и ведения нового журнала.
6. Проведите внеплановые инструктажи с работниками и внесите записи в новый журнал.
7. Заведите новый журнал по охране труда, зарегистрируйте его и обеспечьте его сохранность.

—

📄 Образец приказа о создании комиссии об утере журнала по охране труда

Ниже представлен образец приказа, который можно использовать в организации. Обратите внимание, что в каждом случае текст может корректироваться в зависимости от структуры организации и обстоятельств утраты.

—

📝 Что должно быть в акте об утере журнала?

Акт об утере — это официальный документ, который фиксирует факт утраты и обстоятельства. Он должен содержать:

• Наименование организации;
• Дата и место составления;
• Состав комиссии (ФИО, должности);
• Описание обстоятельств утраты (кем, когда и где хранился журнал);
• Подписи всех членов комиссии.

Образец акта об утере журнала по охране труда:

—

🔄 Как восстановить утерянный журнал?

После издания приказа и составления акта необходимо:

1. Провести внеплановые инструктажи с работниками. Инструктажи проводятся по всем видам инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой).
2. Завести новый журнал инструктажей по охране труда. Журнал должен быть:
   • Прошит;
   • Пронумерован;
   • Иметь подписи ответственных лиц;
   • Содержать записи о проведенных инструктажах.
3. Внести записи в новый журнал о проведенных инструктажах. Укажите дату, тему инструктажа, ФИО инструктируемого и инструктирующего, подписи сторон.
4. Зарегистрировать новый журнал в установленном порядке (например, в журнале регистрации инструктажей).
5. Обеспечить его сохранность в соответствии с требованиями законодательства (не менее 5 лет после увольнения последнего работника).

Важно! Новый журнал должен быть идентичен по форме старому (если форма не утверждена локальным актом, используйте типовую форму).

—

📌 Нормативные основания

Действия при утрате журнала регламентируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ:
  • Статья 209 — определяет обязанности работодателя по обеспечению безопасных условий труда;
  • Статья 212 — обязанности работодателя по организации обучения и инструктажей;
  • Статья 217 — создание комитета (комиссии) по охране труда;
• Постановление Правительства РФ от № 2464 — определяет порядок обучения по охране труда;
• Приказ Минтруда России от № 652н — об утверждении типовых форм журналов инструктажей;
• Приказ Росархива от № 236, о сроках хранения документов по охране труда;
• Рекомендации по организации работы службы охраны труда в организации (утв. ) — содержат практические рекомендации по ведению журналов.

—

⚠️ Ответственность за утрату журнала

Утрата журнала по охране труда может повлечь за собой:

Кроме того, утрата журнала может привести к:

• Отказу в страховых выплатах при несчастных случаях;
• Проблемам при сертификации СУОТ;
• Юридическим рискам при судебных разбирательствах.

—

💡 Советы специалиста

Чтобы избежать подобных ситуаций в будущем, следуйте этим рекомендациям:

• Дублируйте важные документы (храните копии в электронном виде или в другом месте);
• Используйте электронные журналы (например, в системах 1С:Зарплата и управление персоналом, Контур.Экстерн);
• Обучите ответственных лиц правилам хранения и ведения журналов;
• Проводите регулярные проверки наличия и сохранности документов;
• Установите жесткий контроль за доступом к документам;
• Используйте металлические сейфы для хранения бумажных журналов;
• Регистрируйте все инструктажи в электронных системах учета.

—

Утрата журнала по охране труда — это серьезная ситуация, требующая немедленных и корректных действий. Основные шаги:

1. Зафиксировать факт утери;
2. Создать комиссию;
3. Оформить акт об утере;
4. Издать приказ о создании комиссии и восстановлении журнала;
5. Провести внеплановые инструктажи;
6. Завести новый журнал и обеспечить его сохранность.

✅ Помните:

• Утрата журнала не освобождает от обязанности проведения инструктажей;
• Все действия должны быть оформлены документально;
• Соблюдайте требования трудового законодательства;
• Усиливайте контроль за сохранностью документов.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете минимизировать риски и избежать негативных последствий для организации.

—

📎 Приложения

• Образец приказа о создании комиссии (Word)
• Образец акта об утере (Word)
• Типовая форма журнала инструктажей (PDF)
• Методические рекомендации по охране труда (Минтруд)

Материал подготовлен с учетом действующего законодательства Российской Федерации на 22 мая 2026 года.