Утрата трудовой книжки – ситуация, с которой сталкивается не один соискатель․ Вопрос, как правильно оформить приём на работу в таком случае, регулируется Трудовым кодексом РФ, приказами Минтруда и практикой применения электронных трудовых книжек (ЭТК)․ В статье подробно рассматриваются права и обязанности работника и работодателя, порядок действий и необходимые документы․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 62, 66, 67) – определяет порядок ведения трудовой книжки, её замену и восстановление․
• Приказ Минтруда России № 4н от «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек»․
• Письмо Роструда № ПГ/30991‑6‑1 от – разъяснение порядка приёма на работу без бумажной трудовой книжки․
• Федеральный закон № 273‑ФЗ от «Об электронных трудовых книжках»․

Кто отвечает за восстановление книжки?

Согласно ТК РФ, работодатель, в котором происходит приём на работу, обязан оформить дубликат трудовой книжки (п․ 2 ст․ 66 ТК)․ При этом он обязан оказать содействие работнику в получении подтверждающих документов о предыдущих местах работы․

Пошаговый порядок действий

1. Работник сообщает о потере – в письменной форме (заявление) с указанием причины утраты․
2. Работник предоставляет подтверждающие документы о предыдущих местах работы:
   • выписки из Пенсионного фонда (СЗВ‑1, СЗВ‑2);
   • справки с места работы о трудовом стаже;
   • документы, подтверждающие выплаты (выписка из банка, справка о доходах);
   • при наличии – копии старой трудовой книжки (если они есть)․
3. Работодатель проверяет документы и в течение 15 рабочих дней (по приказу Минтруда) оформляет дубликат трудовой книжки․
4. Если подтверждающих документов недостаточно, в дубликат вносятся только те сведения, которые удалось подтвердить․ Оставшиеся периоды фиксируются в Электронной трудовой книжке (если работник согласен)․
5. Работник подписывает полученный дубликат, а работодатель ставит подпись и печать (если книжка ведётся в бумажной форме)․
6. В случае отказа от бумажной формы – оформляется заявление о переходе на электронную трудовую книжку (форма Письмо‑Заявление, подаётся в отдел кадров)․

Какие документы нужны работнику?

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года в России активно внедряется электронный формат трудовой книжки․ При отсутствии бумажного документа работник может сразу оформить ЭТК․ Плюсы:

• Отсутствие риска потери (хранится в системе «Госуслуги»);
• Автоматическое обновление сведений о стаже;
• Упрощённый доступ работодателей к проверке стажа․

Для перехода на ЭТК необходимо:

1. Подать заявление о переходе (форма Письмо‑Заявление) в отдел кадров․
2. Предоставить копии подтверждающих документов (как в пункте 3)․
3. Работодатель вносит сведения в ЕФС‑1 и регистрирует переход в системе «Госуслуги»․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1․ Обязан ли работодатель выдавать дубликат, если у работника нет подтверждающих документов?

Работодатель обязан выдать дубликат, но в него могут быть внесены только те сведения, которые подтверждены документально․ Остальные периоды фиксируются в ЭТК или в отдельной справке о стаже․

Вопрос 2․ Сколько времени у работодателя на оформление дубликата?

Согласно приказу Минтруда, срок – не более 15 рабочих дней с момента получения всех необходимых документов․

Вопрос 3․ Можно ли работать без трудовой книжки?

Да, если работник согласен на оформление электронной трудовой книжки․ В этом случае в бумажном виде книжка не заводится․

Вопрос 4․ Кто несёт расходы на восстановление книжки?

Расходы на печать и оформление дубликата несёт работодатель․ При необходимости получения справок из Пенсионного фонда работник может оплатить их самостоятельно․

Вопрос 5․ Что делать, если бывший работодатель отказывается выдавать справку?

Работник может обратиться в суд или в территориальный орган Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) с требованием предоставить подтверждающие документы․

Краткий чек‑лист для соискателя

• Составить заявление о потере трудовой книжки․
• Собрать подтверждающие документы (СЗВ‑1/2, справки, выписки)․
• Подать их в отдел кадров нового работодателя․
• При желании – оформить заявление о переходе на электронную трудовую книжку․
• Получить дубликат (или подтверждение в ЭТК) в течение 15 рабочих дней․

Утрата трудовой книжки при приёме на работу – не повод откладывать трудоустройство․ Закон чётко определяет порядок действий: работник обязан предоставить подтверждающие документы, а работодатель – оформить дубликат или перевести сведения в электронный формат․ При правильном подходе процесс занимает минимум времени, а наличие ЭТК избавляет от риска повторных потерь․

Если у вас возникли сложности с получением справок от прежних работодателей, рекомендуется обратиться за юридической помощью к специалисту по трудовому праву или в региональный отдел Роструда․

Дата публикации: