Утрата трудовой книжки — ситуация неприятная, но, согласно актуальному законодательству Российской Федерации, не являющаяся фатальной для трудоустройства. В 2026 году, когда электронные сведения о трудовой деятельности стали стандартом, процедура восстановления документов или оформления новых имеет свои особенности. Данная статья подробно разбирает действия сторон при потере документа, опираясь на Трудовой кодекс РФ и разъяснения Минтруда.

Можно ли устроиться на работу без трудовой книжки?

Самый главный вопрос, который волнует соискателей: возьмут ли меня на работу, если я потерял трудовую? Ответ однозначный: да, возьмут.

Согласно статье 65 ТК РФ, отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Более того, сам факт утраты документа не лишает гражданина права трудиться и получать заработную плату. Судебная практика подтверждает, что отказ в приеме на работу только по причине отсутствия бумажной книжки незаконен.

Однако, чтобы правильно оформить отношения и учесть (или не учесть) предыдущий стаж, необходимо действовать по определенному алгоритму.

Алгоритм действий для работника

Если вы потеряли трудовую книжку, у вас есть два основных пути решения проблемы, зависящих от ваших целей:

1. Восстановление записей о стаже (получение дубликата). Это необходимо, если вам важно подтвердить свой предыдущий опыт работы для будущей пенсии или льгот.
2. Оформление новой трудовой книжки. Если подтверждение прошлого стажа сейчас не приоритетно, можно начать вести новую книжку «с чистого листа».

Вариант 1: Получение дубликата трудовой книжки

Для того чтобы в новой книжке появились записи о прошлой работе, работнику необходимо:

• Обратиться к последнему работодателю (где вы работали до потери) с заявлением о выдаче дубликата.
• Если последний работодатель ликвидирован или отказывает, можно обратиться в Социальный фонд России (СФР) или через портал Госуслуги за выпиской СТД-СФР.
• Предоставить новому работодателю документы, подтверждающие стаж (копии приказов, справок с предыдущих мест работы), на основании которых в дубликат будут внесены записи.

Вариант 2: Оформление новой трудовой книжки

Если работник не хочет или не может заниматься сбором справок для дубликата, он может написать письменное заявление новому работодателю. В заявлении обязательно указывается причина отсутствия трудовой книжки (например, «в связи с утратой»). На основании этого заявления работодатель обязан оформить новую трудовую книжку.

Важно: в этом случае предыдущий стаж в новую книжку вноситься не будет, она заведется как бы «с нуля».

Обязанности работодателя при приеме сотрудника без трудовой

Работодатель должен четко следовать инструкциям, чтобы избежать штрафов и проблем с учетом стажа сотрудника.

Шаг 1. Проверка электронных сведений (СТД-Р / СТД-СФР)

Прежде чем заводить новую бумажную книжку, работодатель обязан запросить у кандидата сведения о трудовой деятельности. Оптимальный вариант — форма СТД-СФР (выдается СФР) или СТД-Р (выдается последним работодателем).

Это необходимо для того, чтобы понять, велась ли за сотрудником электронная трудовая ранее. Если сотрудник впервые устраивается на работу после 1 января 2020 года, бумажная трудовая ему не оформляется вообще — ведется только электронный формат.

Шаг 2. Получение письменного заявления

Если кандидат со стажем не принес ни бумажную книжку, ни электронный отчет (СТД-Р), и ссылается на утерю, работодатель должен:

• Попросить работника написать заявление с указанием причины отсутствия документа («в связи с утратой»).
• Разъяснить работнику последствия: без предоставления сведений о предыдущей деятельности (СТД-СФР) учесть его прошлый стаж в бумажной книжке будет невозможно.

Шаг 3. Оформление нового бланка

На основании заявления работодатель оформляет новую трудовую книжку.

Важное замечание по оплате: С вступлением в силу нового Порядка ведения трудовых книжек (Приказ Минтруда России), обязанность работодателя взимать с работника плату за бланк трудовой книжки отсутствует. Работодатель может взять деньги за бланк, но не обязан это делать. Многие компании берут эти расходы на себя.

Электронные трудовые книжки: роль в 2026 году

С 2020 года для впервые поступающих на работу бумажные трудовые не заводятся. Для остальных работников действует гибридная система. Если работник потерял бумажную книжку, но его данные есть в электронном реестре СФР, это упрощает процесс.

Работодатель может (и должен) рекомендовать работнику получить выписку СТД-СФР через:

• МФЦ («Мои документы»);
• Отделения Социального фонда России;
• Портал Госуслуг;
• Личный кабинет на сайте СФР;

Частые вопросы (FAQ)

Нужно ли менять старую трудовую книжку на новую образца 2023 года при утере?

Нет. Если у вас на руках была трудовая старого образца и вы ее потеряли, вам могут выдать дубликат старого образца (если бланки есть у работодателя) или нового. Имеющиеся у работников трудовые книжки ранее установленного образца действительны и обмену не подлежат. Если книжка утеряна — просто заводится новая (или дубликат), тип бланка зависит от наличия у работодателя.

Что будет, если я не восстановлю записи о прошлом стаже?

Вы сможете работать, получать зарплату и отпускные. Однако при назначении пенсии Пенсионный фонд (СФР) может не учесть периоды работы, которые не отражены ни в бумажной трудовой, ни в электронном реестре. Поэтому получение выписки СТД-СФР крайне важно для будущей пенсии.

Может ли работодатель отказать в приеме из-за потери трудовой?

Нет, это незаконно. Согласно ст. 65 ТК РФ, при отсутствии трудовой книжки в связи с утратой, работодатель обязан по письменному заявлению работника оформить новую. Отказ в трудоустройстве по этому основанию можно обжаловать в суде или трудовой инспекции.

Утрата трудовой книжки в 2026 году решается достаточно быстро. Ключевые моменты:

Отсутствие книжки — не повод для отказа в работе.

Работник должен написать заявление об утере.

Для сохранения стажа необходимо получить выписку СТД-СФР или дубликат у предыдущего работодателя.

Новая книжка оформляется на основании заявления работника, плата за бланк с него не взимается автоматически (по усмотрению работодателя).

Своевременное обращение к последнему работодателю или в СФР позволит избежать проблем с подтверждением стажа в будущем.