Потеря трудовой книжки перед устройством на новую работу — ситуация неприятная‚ но абсолютно решаемая․ Многие соискатели опасаются‚ что без этого документа их не смогут официально оформить‚ или что работодатель откажет в трудоустройстве․ Однако законодательство четко регламентирует этот процесс․ В этой статье мы подробно разберем‚ как оформить сотрудника‚ если его трудовая книжка утеряна‚ кто должен заниматься ее восстановлением и какие документы могут ее заменить․
Что говорит закон?
Согласно действующему законодательству Российской Федерации (в частности‚ статье 65 Трудового кодекса РФ)‚ трудовая книжка является обязательным документом при заключении трудового договора․ Однако в той же статье оговорено важное исключение: если трудовая книжка у работника отсутствует‚ утеряна или повреждена‚ работодатель обязан оформить новую трудовую книжку․
Для этого от соискателя требуется лишь написать заявление с просьбой выдать новый бланк трудовой книжки с указанием причины ее отсутствия (утрата‚ порча и т․д․)․
Пошаговый алгоритм действий для работодателя
Если к вам на собеседование пришел отличный кандидат‚ но признался‚ что потерял трудовую книжку‚ не спешите отказывать․ Процедура оформления в этом случае выглядит следующим образом:
- Получение заявления․ Соискатель должен написать заявление на имя руководителя организации․ В заявлении указывается: «Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с ее утерей»․
- Выдача нового бланка․ Работодатель предоставляет чистый бланк трудовой книжки․ Важно помнить‚ что бланк оплачивается работником (сумма может быть удержана из первой зарплаты или внесена наличными в кассу)‚ если иное не предусмотрено локальными актами компании․
- Заполнение титульного листа․ На титульном листе новой трудовой книжки указываются актуальные данные сотрудника (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия)‚ а также дата заполнения․
- Внесение записи о приеме на работу․ В разделе «Сведения о работе» первой записью в графе 3 делается отметка: «Принят в [наименование отдела] на должность [название должности]»․ Никаких записей о предыдущих местах работы в новую книжку вносить не нужно․
Кто должен восстанавливать стаж?
Это самый частый вопрос как у работников‚ так и у кадровиков․ Восстановление информации о предыдущем стаже — это исключительно право‚ а не обязанность работника․ Работодатель‚ оформляющий новую трудовую книжку взамен утерянной‚ не обязан разыскивать предыдущие места работы своего нового сотрудника․
Если работник желает восстановить свой прошлый стаж‚ ему придется действовать самостоятельно:
- Обратиться к предыдущим работодателям за справками или выписками из архивов․
- Обратиться в Пенсионный фонд РФ (ПФР) или Социальный фонд России (СФР) за выпиской о стаже (так как с 1997 года ведется персонифицированный учет)․
- Собрать дубликаты приказов о приеме и увольнении․
Собранные документы работник может предоставить текущему работодателю‚ чтобы тот внес записи о прошлых местах работы в новую трудовую книжку (если работодатель согласен на эту бюрократическую процедуру)‚ либо просто хранить их у себя для подтверждения стажа при выходе на пенсию․
Что делать‚ если книжку потерял предыдущий работодатель?
Случается‚ что сотрудник увольняется‚ отдает трудовую книжку на руки‚ а затем приносит ее новому работодателю с записями‚ залитыми кофе‚ или сообщает‚ что бывший работодатель заявил о «потере» документа в организации․ В этом случае:
- Вина работодателя: Если книжка потеряна по вине компании (например‚ сгорела в офисе или ее выбросили по ошибке)‚ именно работодатель обязан выдать работнику дубликат․ Для этого создается специальная комиссия‚ которая устанавливает стаж по документам (справкам‚ архивным выпискам)‚ а при их отсутствии — на основании показаний не менее двух свидетелей;
- Вина работника: Если сотрудник сам потерял документ после получения на руки‚ он пишет стандартное заявление новому работодателю о выдаче чистого бланка․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — современный выход из ситуации
Начиная с 2020 года в России внедрены электронные трудовые книжки․ Данные о стаже с этого момента хранятся в информационной системе ПФР/СФР․ Это значительно упрощает ситуацию с утерей бумажного документа:
- Если сотрудник перешел на ЭТК и потерял бумажную выписку‚ это не имеет юридического значения для нового работодателя — все данные уже в базе․
- Если сотрудник сохранил бумажную книжку‚ но потерял ее‚ информация о стаже после 2020 года все равно будет доступна в электронном виде․
- При трудоустройстве работник может просто предоставить сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (выписку из ЭТК)‚ распечатанную из личного кабинета на портале Госуслуг․
Важные нюансы и частые ошибки
Чтобы избежать штрафов и проблем с трудовой инспекцией‚ работодателю следует помнить о нескольких правилах:
- Нельзя отказать в приеме на работу по причине отсутствия трудовой книжки․ Отказ на этом основании является нарушением трудового законодательства․
- Нельзя вносить записи о прошлых местах работы «со слов работника»; Вносить можно только те записи‚ которые подтверждены официальными справками и приказами от предыдущих работодателей․
- Не путайте дубликат и новую трудовую книжку․ Дубликат выдается взамен утерянного по вине работодателя документа (на нем ставится штамп «Дубликат»)․ А если работник сам потерял книжку‚ ему оформляется просто новая трудовая книжка․
Резюме
Утеря трудовой книжки — это не приговор для соискателя и не повод для паники для HR-специалиста․ Процедура максимально проста: работник пишет заявление‚ работодатель оформляет новый бланк и вносит туда первую запись о приеме на работу․ Восстановление прошлого стажа — забота самого работника‚ а внедрение электронных трудовых книжек делает процесс сохранения данных о карьере все более надежным и независимым от сохранности бумажного носителя․