Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения. Однако в случае, если сотрудник не явился за документом, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с просьбой явиться за трудовой книжкой лично или дать письменное согласие на её отправку по почте. Это не просто формальность — это юридически значимый шаг, защищающий работодателя от претензий о неправомерном удержании документа.
Почему важно отправить уведомление?
- Юридическая защита: если работник в будущем заявит, что не получил трудовую книжку, наличие уведомления подтвердит, что работодатель выполнил свои обязанности.
- Соблюдение срока ответственности: с момента направления уведомления работодатель перестаёт нести ответственность за хранение трудовой книжки (если работник не отреагировал).
- Требование законодательства: Письмо Минтруда России от № 14-2/ООГ-1347 чётко указывает, что уведомление должно быть направлено заказным письмом с уведомлением о вручении.
Когда нужно отправлять уведомление?
Уведомление направляется в следующих случаях:
- Сотрудник уволен, но не явился за трудовой книжкой в день увольнения.
- Сотрудник не смог получить книжку по уважительным причинам (болезнь, командировка, отсутствие на месте).
- Работник не отвечает на звонки или письма работодателя.
Важно! Уведомление не нужно отправлять, если сотрудник лично подал заявление о получении трудовой книжки в другой день или если он уволен по собственному желанию и лично забрал документ.
Обязательные реквизиты уведомления
Согласно судебной практике и разъяснениям Минтруда, уведомление должно содержать:
- Наименование организации (полное и сокращённое).
- Адрес и контактные данные работодателя.
- ФИО, должность и адрес регистрации работника (если известны).
- Дата увольнения и основание (например, «по собственному желанию»).
- Указание на то, что трудовая книжка готова к выдаче.
- Две опции: явиться за книжкой лично или дать согласие на отправку по почте.
- Срок для ответа (рекомендуется — 14 дней с момента получения уведомления).
- Предупреждение о последствиях неявки (хранение документа, возможные претензии).
- Подпись руководителя, печать (если есть), дата составления.
Образец уведомления о отправке трудовой книжки (2026 год)
Ниже представлен типовой образец уведомления, соответствующий актуальным требованиям законодательства на 2026 год. Его можно использовать как шаблон для заполнения.
<div style="font-family: 'Times New Roman', serif; line-height: 1.5; margin: 20px;">
<b>ООО «Пример»</b>
<b>ИНН 7701234567, ОГРН 1234567890123</b>
<b>Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, корп. 1</b>
<b>Тел.: +7 (495) -23-45-67</b>
<br>
<br>
<b>УВЕДОМЛЕНИЕ</b>
<br>
Настоящим уведомляем Вас о том, что с Вами расторгнут трудовой договор на основании п. 3 ч. 1 ст. 77 Трудового кодекса РФ (по собственному желанию) года. Трудовая книжка подготовлена и готова к выдаче.
<br>
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ, просим Вас в течение 14 календарных дней с момента получения настоящего уведомления:
<br>
лично явиться за трудовой книжкой по адресу: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, каб. 205 (кадровый отдел, с 9:00 до 17:00, обед с 13:00 до 14:00);
или
направить письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте (заявление прилагается). В этом случае укажите полный адрес для отправки, ФИО получателя и контактный телефон.
<br>
В случае отсутствия ответа в установленный срок трудовая книжка будет храниться у работодателя до предъявления требования о её выдаче. Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки в случае неявки или неотправки согласия несёт работник.
<br>
С уважением,
<br>
<b>Генеральный директор </b>
<b>_________________ /И.О. Фамилия/</b>
<b>«18» апреля 2026 г.</b>
<br>
<b>Копия направлена работнику: </b>
<b>ФИО: Иванов Иван Иванович</b>
<b>Адрес: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 5, кв. 12</b>
<b>Заказное письмо № 1234567890, от </b>
</div>Как правильно отправить уведомление?
- Форма: печатается на фирменном бланке организации (желательно) или на обычном листе А4.
- Способ отправки: только заказное письмо с уведомлением о вручении. Простое письмо или электронная почта не подходят!
- Сохранение доказательств: сохраняйте копию уведомления, почтовую квитанцию и уведомление о вручении. Это — ваша защита в суде.
- Срок хранения: документы по уведомлению хранятся не менее 5 лет (в соответствии с архивными нормами).
Что делать, если работник согласен на отправку по почте?
Если работник направил заявление о согласии на отправку трудовой книжки по почте, необходимо:
- Проверить корректность адреса (указанный адрес должен быть полным: индекс, регион, город, улица, дом, квартира).
- Отправить трудовую книжку заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
- В описи вложения указать: «Трудовая книжка, выданная в связи с увольнением от ».
- Сохранить копию заявления работника и почтовые документы.
Образец заявления работника о согласии на отправку трудовой книжки по почте:
<div style="font-family: 'Times New Roman', serif; line-height: 1.5; margin: 20px;">
<b>ЗАЯВЛЕНИЕ</b>
<br>
Прошу направить мою трудовую книжку по почте в связи с увольнением от года.
<br>
Адрес для отправки: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 5, кв. 12
ФИО получателя: Иванов Иван Иванович
Телефон для связи: +7 (916) -23-45-67
<br>
Согласен с тем, что ответственность за доставку и сроки получения трудовой книжки несёт я как получатель.
<br>
Подпись: _________________ /И.И. Иванов/
</div>Частые ошибки при составлении уведомления
- Отправка уведомления по электронной почте без подтверждения получения — недостаточно.
- Не указание даты увольнения и основания — может привести к признанию уведомления недействительным.
- Использование неофициальных формулировок («если не придёте, книжку не дадим») — нарушает нормы ТК РФ.
- Отсутствие подписи руководителя или печати — снижает юридическую силу документа.
Уведомление о направлении трудовой книжки, это не просто формальность, а важный элемент кадровой документации, защищающий интересы как работодателя, так и работника. Соблюдение всех требований законодательства позволяет избежать споров, штрафов и судебных разбирательств. В 2026 году стандарты оформления не изменились, но требования к доказательствам стали строже.
Рекомендация: всегда используйте официальные шаблоны, подтверждайте отправку заказным письмом и храните все документы не менее 5 лет. При сомнениях, консультируйтесь с юристом или кадровым специалистом.
Скачать образец уведомления в формате Word и PDF вы можете на официальных порталах: КонсультантПлюс, Гарант или в системе «Моё дело».
Актуально на 22 мая 2026 года. Информация соответствует Трудовому кодексу РФ и разъяснениям Минтруда России.