В процессе прекращения трудовых отношений работодатель обязан выполнить ряд формальностей, одна из которых – уведомление сотрудника о необходимости явиться за его трудовой книжкой или дать согласие на её пересылку по почте. Данная процедура регулируется Т трудового кодекса РФ и Правилами ведения и хранения трудовых книжек. В статье подробно рассмотрены все аспекты данного уведомления: правовая база, порядок оформления, типовой бланк, частые ошибки и рекомендации.
Правовая основа
Согласно ст. 84.1 ТК РФ и п. 36 Правил ведения и хранения трудовых книжек (Постановление Правительства РФ от № 225), работодатель обязан:
- сообщить работнику о необходимости получения его трудовой книжки;
- предложить ему дать согласие на отправку документа по почте, если он не может (или не хочет) её забрать лично;
- оформить уведомление в письменной форме и направить его заказным письмом с описью вложения.
Когда требуется уведомление?
Уведомление необходимо, если:
- Трудовой договор расторгнут (по инициативе работодателя или по соглашению сторон);
- Рабочий место прекращено, но сотрудник ещё не получил свою трудовую книжку;
- Работник самостоятельно не явился за документом в течение установленного срока.
Если сотрудник уже сам отказывается от трудовой книжки (например, из‑за несогласия с увольнением), работодатель всё равно обязан уведомить его о возможности её получения или отправки по почте;
Как оформить уведомление?
Форма уведомления не регламентирована законом строго, однако типовой бланк, принятый в практике, выглядит так:
УВЕДОМЛЕНИЕ О НЕОБХОДИМОСТИ ЯВИТЬСЯ ЗА ТРУДОВОЙ КНИЖКОЙ ИЛИ ДАТЬ СОГЛАСИЕ НА ЕЁ ОТПРАВКУ ПО ПОЧТЕ В связи с расторжением трудового договора от «__» _______ 20__ г. просим Вас:
Явиться в наш офис (адрес) для получения трудовой книжки, или Выразить согласие на отправку трудовой книжки по почте. Срок явки – до «__» _______ 20__. Если Вы не сможете прийти, просим направить письменное согласие на получение документа по почте в ответном письме. С уважением, [Подпись и печать организации]
В тексте уведомления обязательно указываются:
- дата расторжения договора;
- контактные данные организации;
- требования к сроку явки или выдаче согласия;
- инструкцию, как отправить согласие (почтовый адрес, способ связи).
Пример заполненного бланка
Ниже – полностью заполненный пример уведомления (формат может быть адаптирован под конкретную организацию).
- Кому: Иванов Иван Иванович
- Дата расторжения:
- Место выдачи: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
- Срок явки: до
- Вариант получения:
- Явиться лично в указанное время;
- Отправить письменное согласие на получение книжки по почте на адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10.
- Подпись работодателя: ___________________
Что делать, если работник не отвечает?
Если в установленный срок сотрудник не явился и не дал письменного согласия на отправку, работодатель имеет право:
- Отправить повторное уведомление с уточнением срока;
- В случае отсутствия ответа в течение дополнительного (не менее 10‑дневного) срока – направить документ по почте без согласия, но только после того, как будет доказано, что сотруднику было отправлено первое уведомление;
- Сохранять копию всех писем и описей вложения как доказательство выполнения обязательств.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие подписи и печати. Уведомление должно быть подписано уполномоченным лицом и, при необходимости, поставлена печать организации.
- Неуказание полного адреса получателя. Ошибки в адресе приводят к возврату письма и задержке процесса.
- Слишком короткий срок для явки. Срок должен быть не менее 10 календарных дней с момента отправки уведомления.
- Отсутствие копии уведомления в личном деле сотрудника. Копию необходимо разместить в личном деле для подтверждения факта уведомления.
- Неучёт особенностей отправки заказным письмом. При отправке заказным письмом необходимо оформить опись вложения и сохранить подтверждение вручения.
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте – обязательный этап при завершении трудовых отношений. Правильное оформление и своевременное направление уведомления позволяют избежать спорных ситуаций, защитить интересы работодателя и гарантировать соблюдение требований ТК РФ. При подготовке документа рекомендуется использовать типовой шаблон, проверять соответствие требованиям законодательства и сохранять все подтверждения отправки.
Для удобства кадровых специалистов в интернете доступны готовые шаблоны уведомлений, которые можно бесплатно скачать и адаптировать под нужды вашей организации.