В процессе увольнения сотрудника работодатель обязан соблюдать определённые правовые требования, связанные с выдачей и оформлением трудовой книжки. Один из ключевых моментов – уведомление о необходимости явиться за своей трудовой книжкой или дать согласие на её отправку почтой. Ниже подробно рассматриваем, какие сроки установлены, как правильно оформить уведомление и какие права сохраняет работник.
Правовые основания
Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан:
- выдать трудовую книжку в день увольнения;
- в случае невозможности выдачи в этот день, направить уведомление о необходимости её получения;
- сообщить работнику срок, в течение которого он должен явиться за книжкой.
Что такое уведомление о необходимости получения трудовой книжки?
Это официальный документ, который содержит:
- ФИО работника;
- Дата увольнения;
- Сведения о том, что трудовая книжка будет выдана лично или отправлена по почте;
- Срок, в течение которого работник должен ответить (обычно 5 календарных дней);
- Инструкцию, как оформить согласие на почтовую отправку.
Срок уведомления
Согласно практике и разъяснениям Министерства труда, срок уведомления не должен превышать 5 календарных дней с момента увольнения. Если работник не явился в указанный срок, работодатель может:
- отправить книжку по почте с его согласия;
- сохранить право выдать её в электронном виде или в иной форме, предусмотренной законом.
Как оформить уведомление?
Для удобства работодателя и работника часто используют образец уведомления в Word. В него включают:
- Шапку организации (наименование, адрес, ИНН);
- Данные работника (ФИО, должность, отдел);
- Текст уведомления: «В связи с вашим увольнением от должности … просим в течение 5 календарных дней явиться за получением трудовой книжки или выразить согласие на её отправку по почте»;
- Подпись уполномоченного лица и дату составления.
Права работника
Работник имеет несколько важных прав, связанных с получением трудовой книжки:
- Получить книжку в день увольнения, если это возможно;
- Отказаться от получения в бумажном виде и запросить электронную выписку сведений о трудовой деятельности;
- Продолжать вести бумажную трудовую книжку по собственному желанию (ст. 66 ТК РФ). В этом случае работодатель сохраняет право выдавать её в любое удобное время.
- Не сталкиваться с санкциями, если явится за книжкой через неделю, месяц или даже год после увольнения.
Что делать, если срок истек?
Если работник не успел ответить в установленный срок, работодатель может:
- Отправить книжку по почте, но только после получения письменного согласия работника;
- Сохранить в архиве сведения о трудовой деятельности и выдать их в электронном виде по запросу работника;
- При необходимости выдать заверенную выписку сведений о работе, подтверждающую период занятости.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли уволить сотрудника без выдачи трудовой книжки? – Нет, выдача трудовой книжки обязательна в день увольнения.
- Какие документы требуются для отправки книжки по почте? – Требуется согласие работника, подписанное им в ответном письме или в специальной форме.
- Сколько времени работодатель может хранить информацию о трудовой деятельности? – До 3 лет после окончания трудового договора, если иное не предусмотрено договором.
- Можно ли заменить трудовую книжку электронным документом? – Да, при согласии работника работодатель может вести электронный трудовой портал.
Соблюдение установленного срока уведомления – обязательный элемент процедуры увольнения. Правильно оформленное уведомление позволяет:
- избежать юридических рисков;
- сохранить корректные трудовые отношения;
- обеспечить работнику своевременный доступ к его трудовой книжке или к её электронному эквиваленту.
При правильном оформлении и соблюдении сроков работодатель демонстрирует уважение к закону и защищает свои интересы, а работник получает своевременную информацию о своей занятости и правах.