Выдача трудовой книжки при увольнении — один из ключевых этапов завершения трудовых отношений между работником и работодателем. Согласно российскому трудовому законодательству, работодатель обязан вручить трудовую книжку сотруднику в последний день его работы. Однако в реальной практике возникают ситуации, когда сотрудник отсутствует, отказывается получить документ или не может явиться по уважительным причинам. В таких случаях работодатель обязан направить письменное уведомление о необходимости получения трудовой книжки. Ниже подробно разберём, когда и как правильно отправлять такое уведомление, чтобы избежать штрафов и судебных споров.

Когда обязательно нужно отправлять уведомление?

Согласно ч. 6 статьи 84.1 Трудового кодекса РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 320н), работодатель обязан выдать трудовую книжку в день увольнения. Но если работник в этот день:

• отсутствует на рабочем месте (например, болеет, в отпуске, в командировке);
• отказывается лично получить документ;
• не явился по иным причинам, не зависящим от работодателя;

— то работодатель обязан в тот же день направить работнику письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на её отправку по почте.

Важно!

Отсутствие работника в день увольнения не освобождает работодателя от ответственности! Если уведомление не отправлено, а трудовая книжка не выдана, работодатель может быть привлечён к административной ответственности (ст. 5.27 КоАП РФ) и обязан выплатить работнику средний заработок за весь период задержки до момента фактической выдачи документа (ч. 6 ст; 84.1 ТК РФ).

Когда уведомление НЕ нужно отправлять?

Уведомление не требуется в следующих случаях:

1. Работник лично присутствовал в день увольнения и получил трудовую книжку на руки — в этом случае достаточно сделать запись в журнале учёта трудовых книжек.
2. Работник заранее дал письменное согласие на получение трудовой книжки в электронном виде (в соответствии с Приказом Минтруда № 320н). В этом случае работодатель формирует и передаёт сведения о трудовой деятельности в электронном формате через Пенсионный фонд РФ — бумажная трудовая книжка не выдаётся.
3. У работника нет трудовой книжки (например, он впервые устраивается на работу после 2021 года и выбрал электронный формат). В этом случае работодатель обязан выдать ему сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (Приказ Минтруда от № 713н).

Как правильно оформить уведомление?

Уведомление должно содержать следующие обязательные элементы:

• Наименование организации — полное наименование работодателя;
• ФИО и должность работника — как в трудовом договоре;
• Дата увольнения — точная дата прекращения трудового договора;
• Суть уведомления: «В связи с вашим отсутствием в день увольнения, просим явиться за трудовой книжкой в течение [указать срок, например, 3 рабочих дня] по адресу: [указать адрес]»;
• Варианты получения: можно предложить как личный приход, так и отправку по почте (с уведомлением о вручении);
• Дата составления уведомления — обязательно та же, что и дата увольнения;
• Подпись руководителя и печать организации (если есть);
• Отметка о вручении — если уведомление вручается лично, работник должен расписаться в получении. Если отправляется по почте — сохраняется квитанция об отправке и уведомление о вручении.

Образец уведомления (краткий):

УВЕДОМЛЕНИЕ

В связи с отсутствием на рабочем месте в день увольнения , просим Вас явиться за трудовой книжкой в течение 3 рабочих дней по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 10, каб. 205.

Также Вы можете сообщить письменно о согласии на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении.

Подпись: __________________ /И.О. Фамилия/

Способы отправки уведомления

Закон не устанавливает строгий формат отправки, но важно, чтобы была возможность документально подтвердить факт направления:

• Личное вручение — под роспись в экземпляре уведомления (самый надёжный способ);
• Почтовое отправление — заказное письмо с уведомлением о вручении (обязательно сохраняйте квитанцию и уведомление о вручении);
• Электронная почта, только если работник ранее давал письменное согласие на электронное взаимодействие (например, в трудовом договоре или отдельном соглашении);
• СМС или мессенджеры — не являются юридически значимыми способами, если нет письменного согласия на такой формат.

Что делать после отправки уведомления?

После направления уведомления работодатель должен:

1. Занести запись в журнал учёта трудовых книжек: «Уведомление о необходимости получения трудовой книжки направлено [дата] способом [указать]»;
2. Сохранить все документы: копию уведомления, почтовые квитанции, подписи о вручении — минимум 5 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровой документации);
3. Не считать обязанность выполненной, пока трудовая книжка не будет фактически передана работнику — даже если уведомление отправлено, ответственность за хранение документа остаётся на работодателе до момента передачи.

Последствия неотправки уведомления

Если работодатель не направил уведомление и не выдал трудовую книжку в день увольнения, возможны следующие последствия:

• Административная ответственность — штраф по ст. 5.27 КоАП РФ: для должностных лиц — от 1 000 до 5 000 руб., для ИП, от 1 000 до 5 000 руб., для юрлиц — от 30 000 до 50 000 руб.
• Выплата среднего заработка — за каждый день задержки до момента выдачи книжки (включая выходные и праздничные дни);
• Судебные иски — работник может подать иск о взыскании морального вреда и компенсации за вынужденный простой;
• Репутационный ущерб — негативные отзывы, проверки трудовой инспекции, списание в реестр недобросовестных работодателей.

Чтобы избежать рисков и штрафов, запомните главное:

1. Выдать трудовую книжку, в день увольнения. Это основное правило.
2. Если работник отсутствует — отправить уведомление в тот же день. Без этого — нарушение закона.
3. Документально подтверждайте факт отправки. Только так вы защитите себя от претензий.
4. Не забывайте вносить записи в журнал учёта. Это обязательный элемент кадрового документооборота.
5. Электронная трудовая книжка — исключение. Если работник выбрал её — бумажную книжку не выдают, но выдают сведения по форме СТД-Р.

Важно помнить: Уведомление — это не формальность, а юридически значимый шаг, который защищает работодателя от ответственности. Не игнорируйте его, даже если сотрудник «и так знает», что должен прийти за книжкой. Закон требует письменного подтверждения, и только оно спасёт вас от штрафов и судебных исков.

Соблюдайте сроки, документируйте действия, и ваша компания останется в чистом поле трудовой инспекции.