Дата составления:

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 84․1‚ ч․ 4‑6) работодатель обязан в последний рабочий день:

• вручить трудовую книжку сотруднику;
• если сотрудник не забрал книжку‚ оформить письменное уведомление о необходимости её получения․

Отсутствие такого уведомления может привести к административной ответственности работодателя (штраф за нарушение порядка оформления трудовых документов)․

Когда необходимо уведомлять

Уведомление требуется в следующих ситуациях:

1. Сотрудник уволен по собственному желанию‚ по соглашению сторон или по инициативе работодателя;
2. В последний рабочий день трудовая книжка не была передана лично;
3. Сотрудник отказался подписать акт приёма‑передачи книжки;
4. Работодатель планирует отправить книжку по почте (требуется согласие работника);

Содержание уведомления

В уведомлении обязательно должны присутствовать следующие реквизиты (ТК РФ‚ п․ 84․1):

• Шапка документа: название организации‚ её юридический адрес‚ ИНН/КПП;
• Дата и номер уведомления;
• ФИО сотрудника и его адрес (почтовый‚ если известен);
• Ссылка на основание (ст․ 84․1 ТК РФ);
• Текст с указанием двух вариантов действий:
  • Лично явиться в отдел кадров за трудовой книжкой;
  • Дать письменное согласие на её отправку по почте (указать способ доставки)․
• Срок‚ в течение которого сотрудник должен выполнить требование (обычно 5‑10 рабочих дней);
• Подпись ответственного лица (директора‚ руководителя отдела кадров) и печать организации․

Формат и способы доставки уведомления

Уведомление может быть направлено:

• Вручением лично (за подписью получателя);
• Заказным письмом с уведомлением о вручении;
• Электронной почтой (при наличии согласия сотрудника на электронный документооборот);
• Через внутреннюю корпоративную систему (если в ней предусмотрена функция подтверждения получения)․

Во всех случаях рекомендуется сохранять подтверждение доставки (подпись‚ копию отправления‚ скриншот электронного письма)․

Пример текста уведомления

Ниже приведён типовой образец‚ подготовленный специалистами КонсультантПлюс (2026 г․) и адаптированный под современные требования․

ООО «Пример» 
ИНН 7701234567 / КПП 770101001 
123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ офис 101

УВЕДОМЛЕНИЕ № 07/2026
«21» мая 2026 г․

Г-ну (ФИО сотрудника)
адрес: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Сотрудников‚ д․ 10‚ кв․ 5

Согласно ст․ 84․1 Трудового кодекса РФ‚ в последний рабочий день ( г․) Вы не забрали свою трудовую книжку и не дали письменного согласия на её отправку по почте․

Вам необходимо выполнить одно из следующих действий в течение 10 (десяти) рабочих дней с даты получения данного уведомления:

Лично явиться в отдел кадров ООО «Пример» по адресу: г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 1‚ офис 101‚ в рабочее время (с 9:00 до 18:00) и получить трудовую книжку․
Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте‚ указав предпочтительный способ доставки (обычное почтовое отправление‚ курьерская служба‚ электронный документ)․ Согласие необходимо направить в отдел кадров по электронной почте: hr@example․com․

В случае неисполнения указанных требований в установленный срок‚ работодатель оставляет за собой право направить трудовую книжку по почте без дополнительного согласия‚ а также учесть факт задержки в расчёте компенсаций․

С уважением‚
____________________
Иванов И․И․
Директор отдела кадров
(подпись) 

Пошаговая инструкция по составлению уведомления

1. Соберите исходные данные: ФИО‚ адрес‚ дата увольнения‚ номер трудовой книжки․
2. Определите способ доставки: личный приход‚ почта‚ электронная почта․
3. Сформируйте шапку документа: реквизиты организации‚ номер и дата уведомления․
4. Вставьте нормативную ссылку: «Согласно ст․ 84․1 ТК РФ…»․
5. Сформулируйте два варианта действий: явка в отдел кадров и согласие на отправку․
6. Установите срок исполнения: обычно 5‑10 рабочих дней․
7. Подготовьте подпись и печать: подпись ответственного лица и печать организации․
8. Отправьте уведомление: выбрав один из допустимых способов доставки‚ сохраните подтверждение․
9. Контролируйте ответ: при получении согласия – оформляйте отправку; при отсутствии ответа – повторно уведомляйте или отправляйте по почте․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать‚ если сотрудник не отвечает на уведомление?

Через 10 рабочих дней после первого уведомления работодатель имеет право отправить трудовую книжку по почте без дополнительного согласия‚ указав в сопроводительном письме‚ что уведомление было направлено в соответствии с ТК РФ․

Можно ли отправить трудовую книжку электронным способом?

Трудовая книжка в электронном виде допускается только в случае‚ если у работника есть электронный трудовой документ‚ оформленный в соответствии с приказом Минтруда РФ от № 108н․ В остальных случаях требуется физический документ․

Как оформить согласие сотрудника на отправку по почте?

Согласие оформляется в свободной форме‚ но должно содержать: ФИО сотрудника‚ дату‚ способ доставки‚ подпись (можно электронную подпись) и контактные данные для уточнения․

Нужна ли печать на уведомлении?

Да‚ если документ направляется в бумажном виде․ При отправке по электронной почте печать может быть заменена сканированным изображением печати‚ если это предусмотрено внутренними регламентами организации․

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – обязательный элемент процедуры увольнения‚ фиксирующий права и обязанности обеих сторон․ Правильное оформление документа защищает работодателя от претензий‚ а сотруднику гарантирует своевременный доступ к важному трудовому документу․

При соблюдении всех требований Трудового кодекса и использовании проверенных образцов (например‚ из КонсультантПлюс) процесс передачи трудовой книжки проходит без конфликтов и юридических рисков․