В современной практике управления персоналом документооборот играет ключевую роль. Одним из важных‚ но часто вызывающих вопросы документов является уведомление о необходимости явиться в отдел кадров для получения трудовой книжки или внесения в нее записей. Особенно актуален этот вопрос в контексте перехода на электронные трудовые книжки‚ однако бумажный формат все еще имеет юридическую силу в определенных ситуациях.

В данной статье мы подробно разберем‚ когда составляется такое уведомление‚ как его правильно оформить‚ какие сроки необходимо соблюдать и что делать‚ если сотрудник игнорирует вызов.

В каких случаях требуется уведомление?

Уведомление — это официальный документ‚ цель которого поставить адресата в известность о факте‚ событии или необходимости совершить определенные действия. В контексте кадровой работы вызов сотрудника в отдел кадров чаще всего требуется в следующих ситуациях:

• Увольнение сотрудника. В день увольнения работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку (если она велась в бумажном виде) и произвести окончательный расчет.
• Истечение срока хранения невостребованных документов. Если уволенный сотрудник не забрал трудовую книжку вовремя‚ работодатель обязан уведомить его о необходимости явиться за документом или дать согласие на отправку почтой.
• Необходимость внесения исправлений или дополнительных записей. Иногда возникают ситуации‚ когда в трудовую книжку нужно внести изменения после увольнения (например‚ при обнаружении ошибки в дате или формулировке)‚ и присутствие владельца документа желательно или необходимо;
• Получение сведений о трудовой деятельности. В некоторых случаях (хотя и реже) может потребоваться подпись сотрудника на бумажной копии сведений о трудовой деятельности.

Правовые основы и сроки

Согласно Трудовому кодексу РФ‚ в день прекращения трудового договора работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет. Если в день увольнения выдать трудовую книжку невозможно (например‚ сотрудник отсутствует)‚ работодатель обязан уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте.

Важные нюансы сроков:

1. Уведомление должно быть отправлено promptly (без промедления) после возникновения обстоятельства‚ требующего явки.
2. До момента фактического получения трудовой книжки работником или согласия на ее отправку почтой‚ работодатель несет ответственность за ее хранение.
3. С момента направления уведомления (если работник не является) ответственность работодателя за задержку выдачи трудовой книжки снимается.

Как правильно составить уведомление?

Законодательно утвержденной формы такого уведомления не существует‚ поэтому работодатель составляет его в произвольной форме‚ но с соблюдением делового стиля и обязательных реквизитов.

Структура документа:

• Шапка документа: Наименование организации‚ исходящий номер и дата.
• Адресат: ФИО сотрудника‚ его последний известный адрес проживания или регистрации.
• «Уведомление о необходимости явиться в отдел кадров».
• Основная часть:
  • Констатация факта (например‚ «В связи с вашим увольнением…» или «В связи с окончанием срока хранения…»).
  • Четкое требование: явиться в отдел кадров по конкретному адресу.
  • Указание даты и времени (или периода)‚ когда это можно сделать.
  • Предложение альтернативы: возможность получения документа по почте (с указанием‚ что для этого нужно письменное согласие).
  • Предупреждение о последствиях неявки (например‚ документ будет направлен заказным письмом по истечении определенного срока или передан в архив).
• Подпись: Должность‚ ФИО ответственного лица и подпись.

Образец уведомления

Ниже приведен примерный шаблон‚ который можно использовать как основу:

Генеральному директору ООО «Пример»
Иванову И.И.
от Петрова П.П.‚ проживающего по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый Петр Петрович!

Сообщаем Вам‚ что в связи с прекращением трудового договора № 123 от г.‚ Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ Вы обязаны получить данный документ лично в отделе кадров по адресу: г. Москва‚ ул. Офисная‚ д. 5‚ каб. 101.

Просим Вас явиться за трудовой книжкой в период с 09:00 до 18:00 в рабочие дни в течение 3 (трех) рабочих дней с момента получения данного уведомления.

В случае Вашей неявки в указанный срок‚ мы будем вынуждены направить трудовую книжку по почте заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу Вашей регистрации‚ либо‚ при наличии Вашего письменного согласия‚ курьерской службой.

Также напоминаем‚ что до момента получения трудовой книжки Вы несете ответственность за своевременность ее получения.

Должность: Начальник отдела кадров
Подпись: ____________ / Сидорова А.А./

Способы вручения уведомления

Чтобы уведомление имело юридическую силу‚ факт его вручения должен быть зафиксирован. Существует несколько способов:

1. Личное вручение под роспись. Самый надежный способ. Сотрудник ставит подпись и дату на копии уведомления‚ которая остается у работодателя.
2. Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении. Используется‚ если сотрудник не появляется на работе. Почтовый чек и вернувшееся уведомление будут доказательством попытки вручения.
3. Телеграмма или электронная почта. Возможны только если такие способы связи прописаны в трудовом договоре и есть подтверждение доставки (квитанция‚ отчет о доставке)‚ однако суды относятся к ним менее благосклонно‚ чем к бумажной почте.

Что делать‚ если сотрудник не является?

Если после получения уведомления сотрудник игнорирует требование явиться в отдел кадров:

• Составляется акт об отказе (или невозможности) выдачи трудовой книжки.
• Работодатель вправе направить трудовую книжку почтой по последнему известному адресу (желательно после получения письменного согласия‚ но возможно и по истечении разумного срока с момента уведомления).
• Все расходы на пересылку могут быть взысканы с работника (хотя на практике это делается редко).

Помните: правильное оформление уведомления о явке в кадры — это защита интересов работодателя от возможных претензий со стороны бывших сотрудников и контролирующих органов‚ а также гарантия соблюдения прав работника на получение документа о стаже.

Статья подготовлена с учетом актуального законодательства РФ по состоянию на май 2026 года.