Процесс увольнения сотрудника сопровождается обязательным оформлением ряда документов и выполнением установленных законом процедур. Одним из важнейших шагов со стороны работодателя является выдача трудовой книжки. Однако на практике нередко встречаются ситуации, когда в последний рабочий день сотрудник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документ. Именно в таких случаях требуется специальный документ — уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление.
Зачем нужно данное уведомление?
Согласно действующему трудовому законодательству, работодатель обязан выдать работнику трудовую книжку в день его увольнения. Если это правило нарушается, компания может понести серьезную ответственность:
- Материальная ответственность: за каждый день задержки выдачи трудовой книжки работодатель обязан выплатить бывшему сотруднику средний заработок.
- Административная ответственность: трудовая инспекция может выписать штраф за нарушение трудового законодательства.
- Судебные разбирательства: работник имеет право обратиться в суд с требованием взыскать компенсацию за вынужденный прогул, так как без трудовой книжки он не мог устроиться на новую работу.
Направление уведомления снимает с работодателя эту ответственность. С момента отправки документа задержка выдачи трудовой книжки происходит уже по вине самого работника, а работодатель освобождается от обязанности выплачивать компенсацию.
В каких случаях направляется уведомление?
Документ оформляется и отправляется в следующих типичных ситуациях:
- Отсутствие сотрудника в день увольнения: работник самовольно покинул рабочее место, заболел, взял отпуск без сохранения заработной платы или просто не явился за документами.
- Отказ забрать документ: сотрудник находиться на рабочем месте, но принципиально отказывается подписывать журнал учета трудовых книжек и забирать свою книжку (часто бывает при конфликтных увольнениях).
- Увольнение дистанционного работника: если трудовой договор был заключен удаленно, и личная передача документа невозможна.
Сроки направления
Чтобы минимизировать риски, уведомление необходимо направить сразу же после того, как стало невозможно выдать трудовую книжку в день увольнения. Лучше всего сделать это на следующий рабочий день после даты расторжения трудового договора. Промедление может стоить компании денег, так как дни задержки будут считаться по вине работодателя вплоть до даты отправки уведомления.
Что должно содержать уведомление?
Унифицированной формы документа нет, однако оно должно составляться в письменном виде и содержать исчерпывающую информацию. В тексте обязательно должны присутствовать следующие элементы:
- Реквизиты организации: полное наименование, ИНН, юридический адрес.
- Данные работника: ФИО, должность, адрес проживания (регистрации).
- Основание увольнения: ссылка на статью ТК РФ, номер и дата приказа об увольнении.
- Суть уведомления: четкое требование явиться за трудовой книжкой по конкретному адресу (с указанием кабинета, времени приема) ИЛИ дать письменное согласие на ее пересылку по почте.
- Уведомление о последствиях: отметка о том, что с момента отправки данного письма работодатель не несет ответственности за задержку выдачи документа.
- Подпись уполномоченного лица: директора или начальника отдела кадров, а также печать организации (при наличии).
Как правильно отправить документ?
Способ отправки имеет решающее значение для подтверждения факта уведомления в случае судебного спора.
Личная передача
Если сотрудник все-таки появился на работе, но отказывается забирать книжку, уведомление можно вручить лично. В этом случае составляется акт об отказе забрать трудовую книжку, а на самом уведомлении работник должен поставить подпись об получении. При отказе подписывать — делается соответствующая отметка в присутствии двух свидетелей.
Отправка по почте
Это самый распространенный и надежный способ, если сотрудник не появляется. Письмо необходимо отправить:
- Ценным письмом с описью вложения — опись подтвердит, что именно этот документ, а не пустой лист, был отправлен.
- С уведомлением о вручении — вернувшаяся карточка с подписью получателя (или отметка почты о невозможности вручения) будет главным доказательством того, что работодатель исполнил свою обязанность.
Отправлять трудовую книжку до получения согласия работника категорически запрещено! Высылается только уведомление.
Что делать, если получено согласие на пересылку?
Если бывший сотрудник прислал письменное согласие (заявление) на пересылку трудовой книжки, работодатель обязан отправить ее заказным или ценным письмом с уведомлением о вручении не позднее 3 рабочих дней со дня получения такого согласия.
Особенности для дистанционных работников
Для сотрудников, работающих удаленно, законодательство допускает обмен документами в электронном виде. В таком случае согласие на отправление трудовой книжки может быть получено по электронной почте, однако оригинал согласия (или его заверенная копия) должен быть отправлен работодателю обычной почтой.
Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправление, это не просто формальность, а важнейший инструмент защиты интересов работодателя. Своевременное составление и правильная отправка этого документа (с обязательным сохранением почтовых квитанций и описей) позволяют избежать необоснованных финансовых претензий со стороны уволенных сотрудников и сохранить репутацию компании перед трудовой инспекцией.