Дата подготовки: 23 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж работника. При увольнении сотрудник обязан получить её на руки в последний рабочий день. Если по какой‑то причине книжка не выдаётся, работодатель должен направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или о согласии на её отправку почтой). Данное уведомление особенно актуально для руководителей организаций – директоров, поскольку они сами несут ответственность за ведение, хранение и выдачу трудовых книжек сотрудников.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (уведомление о задержке выдачи трудовой книжки), ст. 66 (выдача трудовой книжки при увольнении).
• Постановление Минтруда России от № 320н – утверждено образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой.
• ФЗ «О персональных данных» – при передаче книжки по почте необходимо соблюдать требования конфиденциальности.
• Внутренние локальные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с трудовыми книжками).

Когда требуется уведомление директору?

Уведомление направляется в следующих ситуациях:

1. Бывший сотрудник (в т.ч. бывший директор) не получил трудовую книжку в последний рабочий день.
2. Работодатель задерживает выдачу книжки по вине кадровой службы или бухгалтерии.
3. Сотрудник выразил желание получить книжку по почте, но необходимо получить его письменное согласие.
4. При переходе на электронные трудовые книжки – уведомление о необходимости подтвердить выбор формы ведения книжки.

Содержание уведомления

Уведомление должно быть оформлено в виде официального письма и содержать следующие реквизиты:

• Шапка документа – наименование организации, её адрес, ИНН/КПП, дата и номер документа.
• Адресат – ФИО директора (или бывшего сотрудника), его должность, адрес проживания (для направления почтой).
• Наименование – «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или о согласии на её отправку по почте)».
• Основной текст:
• Ссылка на трудовой договор (номер, дата) и факт увольнения (дата, основание – приказ № …).
• Указание, что трудовая книжка не была вручена в последний рабочий день по причине […] (например, задержка в оформлении, отсутствие подписи ответственного лица).
• Просьба явиться в отдел кадров (указать адрес, часы приёма) для получения книжки в течение трёх рабочих дней с момента получения уведомления.
• Вариант: получить согласие на отправку книжки почтой с указанием адреса доставки и требования о подтверждении получения (например, подпись на уведомлении о вручении).
• Предупреждение о возможной ответственности работодателя за задержку выдачи (ст. 84.1 ТК РФ – компенсация за каждый день задержки).
• Приложения (при необходимости): копия приказа об увольнении, образец согласия на почтовую отправку.

Образец уведомления

Ниже представлен типовой шаблон, соответствующий требованиям Постановления Минтруда России № 320н. Вы можете скопировать его и адаптировать под свою организацию.

ОБРАЗЕЦ
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
(или о согласии на её отправку по почте)

ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д; 10, офис 5
№ УВ‑2026/05/23 от «23» мая 2026 г.

Адресату:
Иванову Ивану Ивановичу
бывшему директору ООО «Пример»
пр. Ленина, д. 5, кв. 12
г. Москва, 123456

УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии с трудовой книжкой № СЕ‑1234567, выданной при приёме на работу
приказом № 45 от «10» января 2020 г., и трудового договора № 78 от «10» января 2020 г.,
Вы были уволены с занимаемой должности директора ООО «Пример» приказом № 112
от «20» мая 2026 г. (основание – по собственному желанию).

В последний рабочий день («20» мая 2026 г.) трудовая книжка не была вручена
Вам в связи с задержкой оформления окончательного расчёта в бухгалтерии.

Просим Вас явиться в отдел кадров ООО «Пример» (ул. Примерная, д. 10, офис 5)
с 09:00 до 18:00 в течение трёх рабочих дней с момента получения настоящего
уведомления для получения трудовой книжки на руки.

В случае, если личное получение невозможно, Вы можете дать согласие на
отправку трудовой книжки почтой на указанный выше адрес. Для этого необходимо
подписать приложенное согласие и вернуть его в отдел кадров либо прислать
скан‑копию на электронную почту kadry@primer.ru.

Напоминаем, что согласно ст. 84.1 ТК РФ за каждый день задержки выдачи
трудовой книжки работодатель обязан выплатить компенсацию в размере среднего
заработка за день задержки.

Подпись: ______________________ / Петрова С.В. /
Начальник отдела кадров
Приложение: Согласие на отправку трудовой книжки почтой (образец).

Процедура вручения уведомления

1. Подготовка документа кадровиком или юристом в соответствии с образцом.
2. Регистрация уведомления в журнале исходящей корреспонденции (номер, дата, получатель).
3. Вручение:
• Лично под расписку (получатель ставит подпись и дату на втором экземпляре).
• Заказным письмом с уведомлением о вручении (сохраняется копия уведомления и почтовая квитанция).
• Электронной почтой с запросом подтверждения получения (требуется согласие на электронный документооборот).
4. Хранение копии уведомления в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет.

Ответственность за задержку выдачи трудовой книжки

Согласно ст. 84.1 ТК РФ:

• За каждый день задержки выдачи трудовой книжки работодатель выплачивает бывшему сотруднику компенсацию, равную среднему дневному заработку.
• При невыполнении требования о выплате компенсации сотрудник вправе обратиться в суд с иском о взыскании суммы компенсации и судебных издержек.
• В случае злостного уклонения от выдачи книжки возможна административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц).

Рекомендации по оформлению и хранению

• Используйте унифицированный бланк уведомления, утверждённый Постановлением Минтруда № 320н – это снижает риск признания документа недействительным.
• Указывайте точные реквизиты приказа об увольнении и трудового договора – это подтверждает законность требования.
• При отправке почтой сохраняйте копию уведомления и опись вложения; это служит доказательством соблюдения процедуры.
• Обеспечьте конфиденциальность персональных данных: при передаче книжки по почте используйте запечатанный конверт с пометкой «Личное».
• Регулярно проводите внутренний аудит кадровой службы на предмет своевременности выдачи трудовых книжек при увольнении;

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой – важный инструмент защиты прав бывших сотрудников и соблюдения законодательства работодателем. Для директоров, как ответственных за кадровое делопроизводство, особенно важно знать порядок составления, вручения и хранения таких уведомлений, чтобы избежать финансовых и репутационных потерь; Следуя представленным рекомендациям и используя приведённый образец, вы сможете оформить документ корректно и в полном соответствии с требованиями ТК РФ и нормативных актов Минтруда России.

Если у вас остались вопросы по оформлению уведомления или нужна помощь в адаптации шаблона под специфику вашей организации – обращайтесь к юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.