Дата публикации: 22 мая 2026 г.

Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую деятельность работника. При увольнении employer обязан выдать её в последний рабочий день. Если по какой‑то причине работник не получил книжку, работодатель должен направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку по почте). Ниже представлен подробный разбор правовых оснований, порядка составления и пример заполнения такого документа.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 84.1 (выдача трудовой книжки при увольнении).
• Федеральный закон № 436‑ФЗ «О трудовой пенсии в Российской Федерации» – требования к ведению и хранению трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 225 – порядок ведения трудовых книжек.
• Гражданский кодекс РФ – ст. 310 (обязательство по передаче документа).

Нарушение срока выдачи трудовой книжки влечёт за собой возможность взыскания компенсации за задержку (ст. 236 ТК РФ) и административную ответственность.

Когда требуется уведомление

Уведомление направляется в следующих случаях:

• Работник не явился в последний рабочий день для получения трудовой книжки.
• Книжка была утеряна или повреждена до момента выдачи.
• Работник отказался принять документ лично и требуется его отправка по почте.
• Нужно получить письменное согласие работника на доставку книжки курьерской службой или почтой.

Как правильно составить уведомление

Документ должен быть оформлен деловой перепиской, содержать все requisites и быть понятен получателю. Основные требования:

• Наименование организации (полное, согласно уставу).
• Дата и номер документа (внутренний регистрационный номер).
• ФИО работника, его должность, структурное подразделение.
• Четкое указание на необходимость явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку).
• Срок, в течение которого работник должен явиться (обычно 3‑5 рабочих дней с даты получения уведомления).
• Адрес, где можно получить документ (кадровик, бухгалтерия, охрана и т.д.).
• Варианты получения: личное получение, отправка почтой с уведомлением о вручении, курьерская доставка.
• Подпись уполномоченного лица (руководитель, специалист по кадрам) и расшифровка подписи.
• Печать организации (если предусмотрена внутренними регламентами).

Структура документа

1. Шапка – реквизиты организации.
2. Название документа – «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой».
3. Дата и номер.
4. Адресат – ФИО, должность.
5. Текст уведомления – суть требования, сроки, способы получения.
6. Подпись и расшифровка.
7. Приложения (при необходимости) – копия приказа об увольнении, заявление о согласии на почтовую отправку.

Образец заполнения (2026 год)

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в Word или Google Docs, заполнить своими данными и распечатать.

ООО «Пример»
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
Тел.: +7 (495) -23-45-67
E-mail: info@primer.ru

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
№ 2026/05/22-01 от 22 мая 2026 г.

Кому: Иванову Ивану Ивановичу
Должность: менеджер по продажам
Подразделение: отдел продаж

В связи с тем, что в последний рабочий день (15 мая 2026 г.) Вы не получили трудовую книжку,
настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться в отдел кадров ООО «Пример» для получения
трудовой книжки либо дать согласие на её отправку по почте с уведомлением о вручении.

Срок явки: не позднее 27 мая 2026 г. (включительно).
Место получения: отдел кадров, кабинет № 304, г. Москва, ул. Примерная, д. 10.
В случае выбора способа получения книжки по почте, просим заполнить приложенное заявление
о согласии на отправку трудовой книжки и вернуть его в отдел кадров в указанный срок.

Подпись: ______________________ /Петрова С.В./
Расшифровка подписи: Петрова Светлана Владимировна
Должность: специалист по кадрам
М.П. (при наличии)

Примечание: Текст внутри тега <pre> показан для наглядности; в реальном документе используйте обычный абзацный вид с выделением жирным шрифтом () важных реквизитов.

Как вручить уведомление

• Лично под роспись (лучший вариант – работник расписывается в экземпляре, остающийся у организации).
• Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (сохраняется копия квитанции).
• Передача через службу внутренней корреспонденции с актом приема‑передачи.

Важно зафиксировать факт получения уведомления, чтобы в случае спора иметь доказательство своевременного извещения.

Что делать, если работник не явился

1. Повторно направить уведомление (можно с указанием новых сроков).
2. При отсутствии реакции – подготовить акт о неполучении трудовой книжки и направить его работнику.
3. В случае отказа получать документ – обратиться в суд с требованием о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки (ст. 236 ТК РФ) и/или о принудительном исполнении обязательства по выдаче документа.

Ответственность работодателя

• Задержка выдачи трудовой книжки более чем на три рабочих дня – возможен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (от 1 000 до 5 000 руб. для должностных лиц, от 30 000 до 50 000 руб. для организаций).
• Возможность взыскания среднего заработка за период задержки (компенсация за вынужденный прогул).
• Репутационные риски и возможные иски о моральном вреде.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить уведомление электронной почтой?

Да, если у работника есть согласие на получение документов в электронной форме и это предусмотрено внутренними локальными актами организации. Однако для подтверждения получения рекомендуется дополнительно направить заказное письмо.

Нужно ли ставить печать на уведомлении?

Печать ставится только если внутренний регламент организации требует её использования для официальных документов. В большинстве случаев достаточно подписи уполномоченного лица.

Какой срок считается разумным для явки за трудовой книжкой?

Обычно 3‑5 рабочих дней с даты получения уведомления. Срок можно увеличить по соглашению сторон, но не должен быть непропорционально длительным, иначе может быть признан нарушением прав работника.

Можно ли потребовать от работника оплату расходов на отправку книжки почтой?

Нет. Расходы на доставку трудовой книжки лежат на работодателе, если иное не предусмотрено коллективным договором или трудовым контрактом.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой – простой, но важный инструмент соблюдения трудовых прав работников и защиты интересов работодателя. Правильное оформление документа, соблюдение сроков и фиксирование факта получения позволяют избежать споров, штрафов и судебных разбирательств. Используйте представленный образец как основу, адаптируя его под специфику вашей организации и актуальные требования законодательства.

Информация актуальна на 22 мая 2026 г.. При изменении нормативной базы рекомендуется проверить актуальность требований.