Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Сегодня актуально напомнить работодателям и бывшим сотрудникам о правилах оформления и направления уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой после увольнения. Данный документ является обязательным элементом кадрового делопроизводства и помогает избежать споров, связанных с неполучением трудовой книжки в день расторжения трудового договора.

Правовая основа

Уведомление оформляется в соответствии с:

Трудовым кодексом РФ (ст. 84.1 – выдача трудовой книжки при увольнении);
Федеральным законом «О персональных данных» (при обработке сведений о трудовой деятельности);
Постановлением Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности»;
Внутренними локальными актами организации (положением о кадровом делопроизводстве).

Если в последний рабочий день трудовая книжка не была вручена, работодатель обязан в течение следующего рабочего дня направить уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на её отправку почтой.

Когда требуется уведомление?

Уведомление направляется в следующих ситуациях:

Сотрудник absent в последний день работы (больничный, отпуск, командировка и т.п.).
Сотрудник отказался получить трудовую книжку лично (например, из‑за спора об увольнении).
Сотрудник проживает в другом населённом пункте и не может явиться в офис.
Трудовая книжка ведётся электронно, а работник требует бумажный экземпляр.

В остальных случаях, когда книжка выдаётся в руки в последний рабочий день, уведомление не требуется.

Содержание уведомления

Уведомление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты:

Название документа – «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой»;
Дата и место составления;
Реквизиты работодателя (наименование, ИНН, КПП, юридический адрес);
ФИО бывшего сотрудника, его должность, дата увольнения;
Краткое описание причины направления уведомления (неявка в последний день работы, отказ от получения и т.д.);
Требование явиться за трудовой книжкой в указанный срок (как правило, не позднее следующего рабочего дня после получения уведомления) либо дать письменное согласие на отправку книжки почтой;
Контактные данные лица, ответственного за выдачу документа (ФИО, телефон, e‑mail);
Подпись уполномоченного представителя работодателя и печать организации (если имеется).

При необходимости можно добавить:

Указание на возможные последствия неявки (направление заказного письма с уведомлением о трудовой деятельности);
Ссылка на соответствующие нормативные акты (ТК РФ, ст. 84.1).

Образец уведомления (шаблон)

Ниже представлен типовой бланк, который можно скачать в формате Word или PDF и заполнить под свою ситуацию.

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой
Или дать согласие на её отправку по почте

г. ___________ «___» __________ 20__ г.

Наименование организации: ______________________________
ИНН/КПП: ______________________________________________
Юридический адрес: ______________________________________
Кому: ______________________________
(ФИО бывшего сотрудника)
Должность (на момент увольнения): ______________________
Дата увольнения: «___» __________ 20__ г.

Настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой
либо дать письменное согласие на отправку её по почте в связи с тем, что
в последний рабочий день («___» __________ 20__ г.) трудовая книжка не была
Вам вручена по причине ______________________________________________
(указать: отсутствие на работе, отказ от получения и т.п.).

Просим явиться в отдел кадров по адресу: ______________________________
в течение ______ рабочих дней с момента получения настоящего уведомления,
или направить своё согласие на отправку трудовой книжки почтой на адрес:
______________________________ (указать почтовый адрес).

Контактное лицо: ______________________
Телефон: ______________________
E‑mail: ______________________

Подпись ______________________ М.П.
(ФИО уполномоченного представителя)

После заполнения шаблона рекомендуется:

Сделать две копии: одну оставить в деле работника, другую – вручить сотруднику (либо отправить заказным письмом с уведомлением о вручении).
Сохранить подтверждение отправки (квитанцию почты, скан электронного письма с подтверждением получения).
В случае отказа сотрудника явиться или дать согласие – направить заказное письмо с уведомлением о трудовой деятельности за период работы (ст. 62 ТК РФ).

Порядок действий работодателя

Фиксируем факт невыдачи – делаем запись в журнале учета трудовых книжек или в электронной системе кадрового учета.
Готовим уведомление – используем утверждённый шаблон, заполняем все реквизиты.
Выбираем способ доставки – личное вручение под расписку, электронная почта с подтверждением получения, заказное письмо с уведомлением.
Отправляем документ и фиксируем дату и способ отправки.
Ждём ответа – если в установленный срок нет реакции, повторно направляем уведомление или переходим к отправке сведений о трудовой деятельности.
Архивируем – все копии уведомления, подтверждения отправки и ответы хранятся в личном деле сотрудника не менее 50 лет (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).

Что делать, если сотрудник не реагирует?

Если после двух направленных уведомлений сотрудник не явился и не дал согласия на почтовую отправку, работодатель обязан:

Направить заказное письмо с уведомлением, содержащее сведения о трудовой деятельности за период работы (должность, периоды работы, основания увольнения).
Сделать запись в трудовой книжке о выдаче дубликата (если оригинал утерян) – в соответствии с ст. 65 ТК РФ.
При необходимости обратиться в суд для защиты своих прав (например, взыскания расходов на отправку документов).

Важно соблюдать сроки: уведомление направляется не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения, а повторное – через 5–7 рабочих дней после первого, если ответа нет.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить уведомление только по электронной почте?: Да, если у сотрудника есть подтверждённое согласие на получение документов в электронном виде и работодатель обладает соответствующей электронной подписью или системой подтверждения получения (read‑receipt).
Нужно ли ставить печать на уведомлении?: Печать не является обязательным requisite, но её наличие повышает юридическую значимость документа, особенно если уведомление направляется заказным письмом.
Что делать, если трудовая книжка ведётся электронно?: В этом случае работник может получить выписку из электронной трудовой книжки через портал «Госуслуги» или запросить бумажный дубликат у работодателя, оформив соответствующее заявление.
Можно ли уведомить сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой через SMS?: SMS допустимо только как предварительное напоминание, но официальное уведомление должно быть оформлено в письменной форме с указанием всех реквизитов, иначе оно может быть признано недействительным.

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой – это простой, но обязательный инструмент, который защищает права обеих сторон трудовых отношений. Соблюдение установленной формы и сроков помогает избежать недоразумений, штрафов со стороны трудовой инспекции и судебных споров. Рекомендуем каждому отделу кадров иметь утверждённый шаблон уведомления, регулярно обновлять его в соответствии с изменениями законодательства и вести чёткий учёт всех отправленных и полученных документов.

Помните: своевременное и правильно оформленное уведомление – залог прозрачности и доверия в коллективе.