Трудовая книжка – один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника․
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 71), работодатель обязан в течение трёх рабочих дней после увольнения
выдать трудовую книжку работнику․ Если работник находится в другом населенном пункте или
не может лично явиться в офис, необходимо оформить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
(или согласие на её отправку почтой)․ В статье мы подробно разберём, какие сведения должно содержать такое уведомление,
какие правовые нормы регулируют его оформление и представим готовые образцы, которые можно сразу использовать․

Правовая база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 71․ Работодатель обязан выдать трудовую книжку в течение трех дней после увольнения․
• Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле»․ Трудовая книжка относится к документам, подлежащим хранению и выдаче․
• Гражданский кодекс РФ, ст․ 782․ При невозможности личного получения работник может дать письменное согласие
  на отправку документа почтовой связью․

Когда требуется уведомление?

1. Работник уволен, но не пришёл за трудовой книжкой в установленный срок․
2. Работник находится в другом городе/регионе и не может лично явиться․
3. Работодатель планирует отправить книжку почтой и нуждается в письменном согласии работника․
4. Необходимо зафиксировать факт попытки выдачи (или отправки) книжки для избежания претензий․

Обязательные реквизиты уведомления

Для того чтобы документ имел юридическую силу, в нём должны быть указаны следующие сведения:

Как правильно оформить уведомление

Ниже – пошаговая инструкция, которую удобно разместить в HR‑политике компании․

1. Подготовьте бланк․ Лучше использовать фирменный бланк организации (шапка, реквизиты)․
2. Укажите дату и номер․ Нумерация помогает вести учёт отправленных уведомлений․
3. Заполните реквизиты работника․ ФИО, должность, подразделение, контактный телефон․
4. Сформулируйте просьбу․ Пример формулировки:
   

   «В соответствии со ст․ 71 ТК РФ просим Вас явиться в отдел кадров по адресу …
   для получения трудовой книжки в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения данного уведомления»․

5. Укажите альтернативный способ получения․ Если работник не может явиться, предложите
   отправку почтой с согласием работника․
6. Добавьте срок ответа․ Обычно 5‑7 рабочих дней, чтобы избежать затягивания процесса․
7. Подпишите документ․ Руководитель отдела кадров или иной уполномоченный сотрудник․
8. Отправьте уведомление․ Лично (ручной доставкой), заказным письмом, электронным письмом
   (с подтверждением получения) – в зависимости от согласованного способа․

Готовые образцы

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой

ООО «Пример» ИНН 1234567890
ОГРН 1122334455667 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Тел․: +7 (495) -23‑45‑67 e‑mail: hr@primer․ru

№ 12/2026 от 

Кому: Иванову Ивану Петровичу
 должность: менеджер по продажам

 подразделение: отдел продаж

УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии со ст․ 71 Трудового кодекса Российской Федерации,
просим Вас явиться в отдел кадров ООО «Пример» по адресу:
г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, офис 3, для получения трудовой книжки
в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего
уведомления․

Если Вы не можете лично присутствовать, просим дать письменное
согласие на отправку трудовой книжки почтовой связью․ Согласие
можно направить по электронной почте hr@primer․ru или
по телефону +7 (495) -23‑45‑67․

Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна, тел․ +7 (495) -23‑45‑68

Подпись ______________________ (директор ООО «Пример»)
М․П․

Дата получения: «__» __________ 2026 г․

Уведомление с запросом согласия на отправку почтой

ООО «Пример» ИНН 1234567890
ОГРН 1122334455667 123456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1

№ 13/2026 от 

Кому: Сидоровой Марии Алексеевне
 должность: бухгалтер
 подразделение: финансовый отдел

УВЕДОМЛЕНИЕ

В соответствии со ст․ 71 Трудового кодекса РФ,
сообщаем, что Ваша трудовая книжка готова к выдаче․
В случае невозможности личного получения просим
давать письменное согласие на её отправку почтовой связью
(заказным письмом с уведомлением о вручении) на следующий
адрес:

123456, г․ Санкт‑Петербург, ул․ Примерная, д․ 10, кв․ 5

Согласие считается полученным после подписи ниже и
отправки скан‑копии на e‑mail hr@primer․ru․

Согласен(на) ______________________ (подпись)
Дата ______________________________

Контактное лицо: Петрова Мария Сергеевна,
тел․ +7 (495) -23‑45‑68

Подпись ______________________ (директор ООО «Пример»)
М․П․

Как отправлять уведомление

Выбор способа доставки зависит от наличия контактных данных работника и от предпочтений организации․

• Личная доставка․ Ручная передача с подписью получателя в журнале входящих․
• Заказное письмо․ При отправке по почте используйте заказное письмо с уведомлением о вручении – это будет подтверждением факта получения․
• Электронная почта․ При согласии работника на электронный способ, отправляйте документ в формате PDF,
  запросив подтверждение получения (квитанцию о прочтении или ответное письмо)․
• СМС/мессенджер․ Краткое уведомление о готовности документа, с указанием дальнейших действий,
  но официальным документом всё равно следует оформить в письменной форме․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет․ По ст․ 71 ТК РФ трудовую книжку можно отправлять только после получения письменного согласия
работника (заказное письмо с уведомлением о вручении считается таким согласием)․

Сколько дней даёт работодатель на ответ?

Стандартный срок – 5‑7 рабочих дней․ Внутренними нормативными актами компания может установить иной срок,
но он не должен превышать 10 дней․

Что делать, если работник не отвечает?

Сделайте повторное уведомление (второе письмо) с указанием, что в случае отсутствия ответа в течение
5 рабочих дней документ будет считаться утерянным, а дальнейшие действия будут направлены в суд․

Нужна ли печать организации?

Печать не является обязательной, если документ подписан уполномоченным лицом и имеет электронную подпись․
Однако в большинстве компаний сохраняют печать для традиционного оформления;

Практические рекомендации

• Храните копию каждого отправленного уведомления в электронном виде (PDF) в папке «Трудовые книжки»․
• Ведите журнал входящих/исходящих уведомлений – это поможет быстро отследить статус выдачи․
• При отправке почтой используйте сервисы с трекингом (например, «Отправление с уведомлением»), чтобы иметь доказательство доставки․
• Если работник отказывается от получения книжки, фиксируйте отказ в письменной форме (протокол)․
• Обучайте персонал отдела кадров правилам оформления и отправки уведомлений – это снизит риск юридических конфликтов․

Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой – простой, но важный документ,
который защищает интересы как работодателя, так и работника․ Правильное оформление,
соблюдение сроков и фиксирование согласия на отправку почтой позволяют избежать
споров и обеспечить своевременную выдачу трудовой книжки в соответствии с законодательством․

Статья актуальна на ․ Все приведённые образцы являются типовыми и могут быть адаптированы под конкретные требования вашей организации․