Одной из ключевых обязанностей работодателя при увольнении сотрудника является передача ему трудовой книжки (или иного документа, её заменяющего)․ Если работник в день увольнения по какой-либо причине (отсутствие, отказ) не получил свой документ, работодатель обязан направить ему письменное уведомление․ Это важный шаг, который защищает организацию от административной ответственности․
Правовая основа и значение уведомления
Требование об уведомлении вытекает из части 6 статьи 84․1 Трудового кодекса РФ․ Согласно этой норме, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель должен:
- Направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой․
- Предложить работнику дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте за счёт работника․
Ключевой момент: С момента направления этого уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․ То есть, если уведомление было направлено правильно и в срок, то последующая невыдача по вине самого работника не влечёт штрафов для организации․
Когда и куда направлять уведомление?
Срок: Уведомление должно быть направлено не позднее следующего рабочего дня после дня увольнения (дня прекращения трудового договора)․
Адрес для направления: Уведомление отправляется по последнему известному работодателю адресу места жительства (места пребывания) работника, указанному в трудовом договоре или иных документах․ Если работник сменил адрес и не уведомил об этом работодателя, направление по прежнему адресу считается надлежащим․
Кто подписывает уведомление?
Уведомление подписывается руководителем организации (директором, генеральным директором) или уполномоченным лицом на основании доверенности или приказа․ Подпись должна быть разборчивой, с расшифровкой (ФИО)․ Рекомендуется также ставить печать организации․
Требования к содержанию уведомления
Закон не устанавливает строгой формы, но документ должен содержать обязательные реквизиты и информацию:
- Наименование документа (например, «Уведомление»)․
- Дата и номер (для учёта)․
- Данные работника: ФИО, адрес, по которому направляется уведомление․
- Данные работодателя: полное наименование организации, юридический адрес, контактный телефон․
- Суть уведомления: чёткое указание на то, что в связи с увольнением (с указанием даты увольнения и основания, например, «в связи с расторжением трудового договора по соглашению сторон») работник должен:
- Явиться за своей трудовой книжкой (указать адрес, где можно получить)․
- ИЛИ дать письменное согласие на отправление трудовой книжки по почте (с указанием почтового адреса для отправки)․
- Срок для ответа: обычно устанавливают разумный срок (например, 10-14 календарных дней) для явки или предоставления письменного согласия․
- Предупреждение об ответственности: упоминание, что в случае неполучения трудовой книжки по вине работника ответственность с работодателя снимается (ссылка на ч․ 6 ст․ 84․1 ТК РФ)․
- Подпись руководителя (с расшифровкой) и печать организации․
Образец (шаблон) уведомления
Ниже представлен пример заполнения․ Данные в кавычках [ ] нужно заменить на свои․
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ___ от «___» ___________ 20__ г․
Кому:
[ФИО работника полностью]
[Адрес места жительства/места пребывания работника]
От:
[Полное наименование организации]
[Юридический адрес]
Телефон: [номер телефона]
Уважаемый(ая) [Имя Отчество работника]!
Настоящим уведомляем Вас о том, что [дата увольнения] между Вами и [наименование организации] был расторгнут трудовой договор № [номер] от [дата] (основание: [указать основание увольнения, например, «соглашение сторон»])․
В соответствии с частью 6 статьи 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, в связи с тем, что Вы не получили свою трудовую книжку в день увольнения, Вам необходимо:
- Явиться в отдел кадров (бухгалтерию) [наименование отдела] по адресу: [адрес организации, куда нужно явиться] в течение [например, 10] календарных дней с даты получения настоящего уведомления для получения своей трудовой книжки․
- ЛИБО направить в адрес нашей организации письменное заявление с согласием на отправление Вашей трудовой книжки по почте за Ваш счёт․ В заявлении необходимо указать полный почтовый адрес для отправки․
В случае неполучения Вами трудовой книжки по истечении указанного срока по Вашей вине (отсутствие по указанному адресу, отказ от получения), [наименование организации] освобождаеться от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки в соответствии с частью 6 статьи 84․1 ТК РФ․
Приложение: копия приказа об увольнении (по требованию)․
Руководитель организации:
_____________________ / [ФИО руководителя полностью] /
(подпись)
М․П․
Как и куда отправлять уведомление?
Направление уведомления должно быть документально подтверждено․ Рекомендуемые способы:
- Заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения․ Это самый надежный способ, так как на почте будет квитанция и уведомление о вручении (или возврате письма)․
- Личная вручение под расписку․ Работник расписывается в получении на втором экземпляре уведомления․ Если работник отказывается подписать расписку, это можно зафиксировать актом в присутствии свидетелей․
- Направление через систему «Госуслуги» (если работник активный пользователь и дал согласие на электронное взаимодействие)․
Важно: Копия уведомления с отметкой о направлении (почтовая квитанция, акт о вручении) должна храниться в кадровом деле․
Что делать, если работник не реагирует на уведомление?
Если после направления уведомления работник не явился и не прислал согласие на отправку по почте, работодатель вправе:
- Отправить трудовую книжку заказным письмом по последнему известному адресу․ Это можно сделать даже без письменного согласия, но только после надлежащего уведомления․ Отправка по почте считается надлежащим исполнением обязанности по выдаче․
- Сохранить трудовую книжку у работодателя до личного обращения работника․ При этом работодатель продолжает нести ответственность за её сохранность․
В любом случае, весь процесс (уведомление, попытки связи, отправка) должен быть документально оформлен․
Практические рекомендации
- Не используйте шаблон «как есть»․ Адаптируйте образец под свою ситуацию, заполните все поля․
- Указывайте точные даты и реквизиты․ Ошибки в адресе или ФИО могут сделать направление ненадлежащим․
- Отправляйте уведомление вовремя․ Промедление лишает вас защиты по ст․ 84․1 ТК РФ․
- Храните доказательства направления․ Почтовые квитанции, акты вручения — ваша главная защита в случае спора․
- При увольнении дистанционного работника правила те же, но если ознакомление с приказом об увольнении было в электронном виде, то и уведомление можно направить в электронном виде (например, на рабочий email) с требованием направить ответ в письменной форме․
Направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой — это не просто формальность, а юридически значимое действие, защищающее работодателя․ Правильно составленное и своевременно отправленное уведомление снимает с компании риск привлечения к административной ответственности (штрафу по ст․ 5․27 КоАП РФ) за невыдачу документа․ Используйте приведённый образец как основу, но всегда проверяйте актуальность законодательства и корректность реквизитов для вашего конкретного случая․
Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер․ Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву․