При увольнении работника, у которого трудовая книжка ведётся в бумажном виде и он не перешёл на электронный формат, работодатель обязан обеспечить её выдачу в день расторжения трудового договора. Если по какой‑то причине книжка не может быть передана непосредственно в последний рабочий день, законодательство допускает направление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, рекомендации по содержанию и образец такого уведомления.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ, ст. 84.1 – порядок выдачи трудовой книжки при увольнении;
- Приказ Минтруда России от № 320н – «Порядок ведения и хранения трудовых книжек» (п. 37);
- Федеральный закон № 432‑ФЗ от «О трудовой пенсии в Российской Федерации» (в части требований к документу о трудовой деятельности);
- Пояснения Минтруда и Роструда (информационные письма от 2024‑2026 гг.) о допустимости направления уведомления при невозможности личной выдачи.
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения, работодатель снимает с себя ответственность за задержку выдачи, направив ему письменное уведомление о необходимости явиться за документом либо дать согласие на её отправку почтой.
Когда требуется уведомление
Уведомление направляется только в следующих случаях:
- У работника имеется бумажная трудовая книжка;
- Он не дал согласия на ведение трудовой книжки в электронном виде;
- При приёме на работу он передал книжку работодателю;
- В день увольнения книжка не может быть передана лично (например, работник отсутствует на рабочем месте, находится в отпуске, на больничном или по другим уважительным причинам).
Если трудовая книжка ведётся электронно, достаточно выдать справку о работе в бумажном виде – уведомление не требуется.
Форма и способы направления уведомления
Законодательство не предусматривает унифицированного бланка уведомления, поэтому документ может быть оформлен в произвольном письменном виде, но обязательно:
- иметь письменную форму (электронный документ с подписью или скан‑подписью считается письменным);
- содержать реквизиты работодателя и работника;
- чётко указывать, что требуется явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку почтой;
- указывать дату и место выдачи (или адрес для почтовой отправки);
- быть подписано уполномоченным лицом (руководителем, специалистом отдела кадров) и иметь дату составления.
Способы доставки:
- заказное письмо с уведомлением о вручении (наиболее надёжно – подтверждает факт получения);
- курьерская служба с подписью получателя;
- электронная почта с запросом подтверждения получения (только если работник ранее дал согласие на электронный документооборот в данном вопросе);
- личная передача под расписку (если работник появляется в офисе позже дня увольнения).
Содержание уведомления (обязательные элементы)
Ниже перечислены элементы, которые должны присутствовать в документе. Их отсутствие может быть расценено как недостаток формы и привести к сохранению ответственности работодателя.
- Шапка: наименование организации, её ИНН, ОГРН, юридический адрес.
- Дата и номер документа (например, «Уведомление № 123 от »).
- Адресат: ФИО работника, его должность, структурное подразделение.
- Наименование документа: «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или о согласии на отправку её почтой)».
- Основная часть:
- Указание, что в день увольнения (указать дату) трудовая книжка не была передана работнику по причине [указать причину – отсутствие на рабочем месте, отпуск, больничный и т.д.];
- Сообщение, что работнику необходимо явиться в отдел кадров (указать точный адрес, часы приёма) для получения трудовой книжки;
- Альтернативный вариант – дать согласие на отправку трудовой книжки почтой (указать почтовый адрес получателя и способ отправки – заказное письмо с уведомлением);
- Предупреждение о последствиях неповиновения (например, задержка выдачи может повлечь административную ответственность работодателя, если уведомление не направлено).
- Заключительная часть:
- Просьба подтвердить получение уведомления (подпись, дата, либо ответное письмо);
- Контактные данные для вопросов (телефон, e‑mail отдела кадров).
- Подпись: ФИО, должность уполномоченного лица, подпись, расшифровка подписи.
- Печать организации (при наличии).
Образец уведомления
ООО «Альфа‑Тех» ИНН 7701234567 ОГРН 1127700012345 Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5 Уведомление № 45 от Кому: Иванов Иван Иванович, ведущий инженер, отдел разработки Уведомление о необходимости явится за трудовой книжкой В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и пунктом 37 Приказа Минтруда России от № 320н сообщаем, что в день вашего увольнения – – трудовая книжка не была передана вам лично в связи с вашим отсутствием на рабочем месте (вы находились на больничном с по ). Просим вас явиться в отдел кадров ООО «Альфа‑Тех» (г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 3) в любой рабочий день с 09:00 до 18:00 для получения трудовой книжки. В случае, если вам удобно получить документ почтой, просим дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении на следующий адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 45, Иванов Иван Иванович. Пожалуйста, подтвердите получение данного уведомления, подписав ниже либо направив ответное письмо на электронную почту kadry@alfatech.ru или позвонив по телефону +7 (495) -23‑45‑67. Дата составления: Подпись: _____________________ / Петрова С.В. / Должность: начальник отдела кадров М.П.
Примечание: образец носит рекомендательный характер. При оформлении следует учитывать специфику вашей организации (например, наличие корпоративного бланка, требования внутреннего регламента);
Что делать, если работник не явился и не дал согласия на почтовую отправку
Если после направления уведомления работник в течение разумного срока (например, 10 рабочих дней) не явился за трудовой книжкой и не выразил согласие на её отправку, работодатель должен:
- Сделать ещё одно напоминание (повторное уведомление) тем же способом, зафиксировав дату отправки;
- В случае continued non‑response – оформить акт о невозможности вручения трудовой книжки (с участием двух свидетелей) и хранить его в личном деле работника;
- При необходимости обратиться в суд для получения решения о принудительной выдаче документа (редко применяется, но допустимо по ст. 12 ГПК РФ).
Важно: ответственность за задержку выдачи трудовой книжки снимается с работодателя только после того, как направлено первое надлежащим образом оформленное уведомление. Повторные напоминания не влияют на этот момент, но демонстрируют добросовестность работодателя.
Практические рекомендации для кадровой службы
- Создайте шаблон уведомления в корпоративном документообороте (Word/Google Docs) с обязательными полями, чтобы избежать пропусков;
- Ведите журнал отправки уведомлений (номер, дата, способ доставки, подтверждение получения);
- При использовании электронной почты требуйте подтверждения получения (read‑receipt) или просите ответное письмо;
- Храните копии уведомлений и подтверждений в личном деле работника не менее 50 лет (согласно требованиям к хранению документов о трудовой деятельности);
- Обучайте сотрудников отдела кадров правилам оформления и отправки уведомлений – это снижает риск трудовых споров и штрафов со стороны инспекции труда.
Уведомление о получении трудовой книжки при увольнении – это законный и эффективный способ снять с работодателя ответственность за задержку выдачи документа, если по объективным причинам книжка не может быть передана в последний рабочий день. Главное – соблюсти письменную форму, указать все необходимые реквизиты и подтвердить факт отправки (заказное письмо, расписка, электронное подтверждение). При правильном оформлении уведомления работник получает чёткую инструкцию о том, как и где получить свою трудовую книжку, а компания защищает себя от возможных претензий и штрафов.
Следуя приведённым выше рекомендациям и используя образец, вы сможете оформить уведомление быстро, корректно и в полном соответствии с действующим законодательством РФ.