В кадровом делопроизводстве существует множество ситуаций, когда работодатель обязан официально проинформировать сотрудника о тех или иных действиях с его трудовой книжкой․ Уведомление сотрудников о трудовых книжках — это важный юридический документ, который защищает права работника и ограждает работодателя от возможных штрафов и претензий со стороны трудовой инспекции․
В данной статье мы подробно разберем, в каких случаях необходимо направлять такое уведомление, как его правильно составить и какие существуют законодательные требования к этому документу․
В каких случаях необходимо уведомление?
Уведомление документ, который может составляться во множестве ситуаций, однако в контексте трудовых книжек можно выделить несколько самых распространенных причин:
- Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК): Работодатель обязан уведомить сотрудников о изменении законодательства и праве выбора между бумажной и электронной формой․
- Увольнение или сокращение: В данном случае до увольнения сотруднику выдают уведомление о сокращении должности, а при оформлении увольнения — уведомление о необходимости забрать трудовую книжку․
- Изменение трудовых условий: Необходимость уведомления работника об изменении трудовых условий, если это затрагивает порядок ведения и хранения трудовых книжек․
- Забытая трудовая книжка: Если уволенный сотрудник не явился за документом в день увольнения, работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на отправку ее по почте․
Зачем нужно уведомление?
Как правило, уведомление преследует единственную цель: поставить конечного получателя в известность относительно какого-либо факта, события, либо же о необходимости в совершении определенных действий․ В случае с трудовыми книжками это снимает ответственность с работодателя за задержку выдачи документа․ Если уведомление отправлено, работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки со дня его отправки․
Как правильно составить уведомление?
В письменном виде уведомление оформляется обязательно․ Документ должен быть составлен грамотно, без двусмысленных формулировок․ Строгой унифицированной формы законом не установлено, однако существуют обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе․
Структура документа
- Шапка документа: ФИО и должность сотрудника, наименование организации-работодателя․
- Название документа: «Уведомление о․․․» (выборе формы трудовой книжки / необходимости явиться за трудовой книжкой и т․д․)․
- Текст уведомления: Четкое и понятное изложение сути вопроса, ссылка на нормы Трудового кодекса РФ․
- Предлагаемые действия: Что именно должен сделать сотрудник (написать заявление, явиться в отдел кадров, дать согласие на пересылку)․
- Подпись работодателя: Документ подписывает руководитель или уполномоченное лицо (например, кадровик)․
- Отметка о вручении: Место для подписи сотрудника об ознакомлении и получении документа с указанием даты․
Образец уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой
Чаще всего сложности возникают при увольнении сотрудника, который не забирает свои документы․ Ниже представлен типовой образец такого уведомления․
Пример заполнения:
ООО «Пример»
Индекс, адрес организации
Исх․ № 45-к от г․
Сотруднику: Иванову Ивану Ивановичу
Адрес регистрации: 101000, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1, кв․ 1
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее пересылку по почте
Уважаемый Иван Иванович!
Настоящим уведомляем Вас о том, что в связи с прекращением трудового договора от г․ № 25 (приказ об увольнении № 38-к от г․), трудовая книжка на Ваше имя готова к выдаче․
В соответствии с ч․ 6 ст․ 84․1 Трудового кодекса Российской Федерации, в случае, когда в день прекращения трудового договора выдать трудовую книжку работнику невозможно в связи с его отсутствием либо отказом от ее получения, работодатель обязан направить работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте․
На основании вышеизложенного, просим Вас:
- Явиться за получением трудовой книжки в отдел кадров ООО «Пример» по адресу: г; Москва, ул․ Офисная, д․ 5, каб․ 10, в рабочие дни с 9:00 до 18:00;
- Либо направить в наш адрес письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте․
Со дня направления данного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки․
Генеральный директор
ООО «Пример» _______________ /Петров П․П․/
Отметка работника об ознакомлении (заполняется при личной выдаче):
С уведомлением ознакомлен(а), экземпляр уведомления получил(а): «___» ________ 202_ г․ _______________ /Иванов И․И․/
Особенности отправки и сроки
Очень важно соблюдать сроки направления уведомлений․ Если речь идет о невыходе сотрудника за трудовой книжкой в день увольнения, уведомление необходимо отправить не позднее следующего рабочего дня после даты увольнения․
Отправку необходимо производить ценным письмом с описью вложения․ Это послужит неопровержимым доказательством того, что работодатель выполнил свою обязанность, если возникнет судебный спор или проверка ГИТ․
Своевременное и правильное оформление уведомлений о трудовых книжках — это прямая обязанность работодателя․ Игнорирование этого правила может привести к взысканию среднего заработка за период задержки выдачи трудовой книжки, а также к административным штрафам․ Используя представленный образец и соблюдая описанные правила, вы сможете грамотно оформить кадровый документооборот и избежать правовых рисков․