Дата подготовки статьи:  14:04:23

Содержание

1. Правовая база
2. Когда необходимо уведомлять работника
3. Порядок выдачи и возврата трудовой книжки
4. Уведомление о возможности отправки книжки почтой
5. Образец уведомления (Word / PDF)
6. Электронная трудовая книжка
7. Ответственность работодателя
8. Типичные ошибки при оформлении уведомления
9. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Основные нормативные акты, регулирующие порядок уведомления работника о трудовой книжке:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 71) – определяет обязанности работодателя по выдаче, хранению и возврату трудовой книжки.
• Приказ Минтруда России от № 426н – предписывает работодателям до 30 июня 2020 г. направить каждому работнику письменное уведомление об изменениях в законодательстве, касающихся электронных трудовых книжек.
• Постановление Правительства РФ от № 1465 – порядок перехода на электронный формат трудовой книжки.
• Методические рекомендации Фонда «Гарант» (июль 2025) – примерные формы уведомления о необходимости явиться за книжкой или дать согласие на её отправку по почте.

Когда необходимо уведомлять работника

Уведомление требуется в следующих ситуациях:

1. При приёме на работу, если у работника уже есть бумажная трудовая книжка, но она передана работодателю.
2. При увольнении (включая досрочное и по соглашению сторон) – работнику необходимо получить книжку в последний рабочий день.
3. Если работник отказывается принимать книжку лично или отсутствует в день выдачи.
4. При переходе на электронный формат – работнику нужно дать возможность выбрать способ ведения (бумажный / электронный).

Важно: с момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за просрочку выдачи книжки, если работник не явился или не дал согласие на отправку по почте.

Порядок выдачи и возврата трудовой книжки

Согласно ТК РФ:

• Работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в день начала работы (или в день увольнения – в последний рабочий день).
• Если работник не может получить книжку лично, работодатель обязан направить ему письменное уведомление с указанием срока (не менее 5 рабочих дней) для явки.
• При отсутствии согласия работника на отправку книжки по почте работодатель не имеет права использовать этот способ.
• При получении согласия – книжка может быть отправлена заказным письмом с уведомлением о вручении.

Уведомление о возможности отправки книжки почтой

В уведомлении обязательно должны быть указаны:

• ФИО работника, должность и подразделение.
• Дата и место выдачи (или дата, до которой необходимо явиться).
• Вариант действия: явиться лично или дать согласие на отправку по почте.
• Контактные данные лица, ответственного за выдачу.
• Срок, в течение которого работник должен дать согласие (не менее 5 рабочих дней).

Если работник не отвечает в установленный срок, считается, что он отказался от получения книжки, и работодатель может оформить акт об отказе и хранить книжку в архивах.

Образец уведомления (Word / PDF)

Ниже – пример типового уведомления, соответствующего рекомендациям «Гарант» (июль 2025). Его можно скачать в формате DOCX или PDF.

ООО «Пример»
ИНН 1234567890, КПП 123456789
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д.1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67
E‑mail: hr@example.ru

УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости явки за трудовой книжкой
или согласия на её отправку по почте

Работнику: _______________________________
(ФИО, должность, подразделение)

Уважаемый(ая) _______________________!

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными документами
ООО «Пример», Вам необходимо получить Вашу трудовую книжку.

Вы можете явиться за книжкой в отдел кадров по адресу:
 г. Москва, ул. Примерная, д.1, кабинет 3,
 в рабочие дни с 09:00 до 18:00, в течение 5 (пяти) рабочих дней
 с даты получения данного уведомления.

При невозможности личного получения Вы имеете право дать письменное согласие
 на отправку книжки заказным письмом по адресу:
 _________________________________ (укажите ваш почтовый адрес).

 Согласие необходимо предоставить в письменной форме (по электронной почте
 или в отдел кадров) в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения
 настоящего уведомления.
В случае отсутствия ответа в указанный срок книжка будет храниться в
 архиве компании, а ответственность за её выдачу перейдёт к работнику.

Контактное лицо: ______________________
Должность: ___________________________
Тел.: _______________________________
E‑mail: _____________________________

Подпись работника: ___________________ Дата: ___________

Подпись работодателя: _______________ Дата: ___________

Электронная трудовая книжка

С 2020 г. в России введён электронный формат трудовой книжки (ЭТК). При переходе необходимо:

• Направить каждому работнику письменное уведомление о праве выбора формата.
• Получить от работника письменное согласие (или отказ) от ведения ЭТК.
• Если работник согласен – оформить перевод данных в электронный реестр и выдать ему доступ к личному кабинету.
• Если отказ – продолжать вести бумажную книжку в соответствии с пунктом 3 настоящей статьи.

Уведомление о переходе должно быть направлено не позднее 30 июня 2020 г., иначе работодатель нарушает требования Минтруда.

Ответственность работодателя

Работодатель несёт ответственность за своевременную выдачу трудовой книжки:

• За нарушение сроков – штраф в размере до 5 000 рублей за каждый случай.
• Если книжка не выдана из‑за отсутствия уведомления – работодатель может быть привлечён к административной ответственности.
• После отправки корректного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку, если работник не явился или не дал согласие.

Типичные ошибки при оформлении уведомления

Часто задаваемые вопросы

Как быстро оформить уведомление?

Используйте готовый шаблон (см. раздел 5. Образец уведомления) и заполните данные в электронном виде. После этого распечатайте и подпишите.

Можно ли отправить трудовую книжку без согласия работника?

Нет. По статье 66 ТК РФ книжка может быть отправлена только после получения письменного согласия работника.

Что делать, если работник отказывается от получения книжки?

Составьте акт об отказе, подпишите его обеими сторонами и храните в личном деле работника. Это будет доказательством выполнения обязанностей работодателя.

Какие документы нужны для перехода на электронную трудовую книжку?

Необходимо:

• Уведомление о праве выбора формата.
• Письменное согласие работника (или отказ).
• Заполненный электронный реестр в системе Фонда Трудовой Книжки.

Можно ли использовать электронную подпись в уведомлении?

Да, если работник согласен принимать уведомление в электронном виде; Электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись на бумаге.

Уведомление работника о трудовой книжке – обязательный юридический акт, который защищает интересы обеих сторон. Правильное оформление, соблюдение сроков и указание всех необходимых вариантов действий (явка / согласие на отправку) позволяют работодателю избежать штрафов и конфликтов.

Помните: с момента отправки корректного уведомления работодатель освобождается от ответственности за просрочку выдачи книжки, если работник не отреагировал. Поэтому используйте проверенные шаблоны и фиксируйте все подписи.

Автор статьи: Ваш помощник по трудовому праву