После увольнения сотрудника одна из ключевых обязанностей работодателя — вернуть ему трудовую книжку. Если бывший сотрудник не забрал документ в последний рабочий день, закон требует направить ему уведомление о необходимости явки. Этот документ помогает избежать споров и защищает обе стороны. Разберем, как правильно его составить и отправить.
Правовая основа: что говорит ТК РФ?
Трудовой кодекс РФ обязывает работодателя:
- При увольнении внести в трудовую книжку запись о причинах прекращения трудового договора (ст. 77, 78 ТК РФ).
- Выдать трудовую книжку работнику в день увольнения (п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек).
- Если работник не явился, направить ему уведомление с предложением забрать документ или дать согласие на отправку по почте.
Важно: Отсутствие явки сотрудника не снимает с работодателя ответственности за хранение трудовой книжки. Уведомление, доказательство, что вы выполнили обязанности.
Когда и зачем нужно уведомление?
Ситуации, требующие составления документа:
- Сотрудник уволился, но не получил трудовую книжку в последний день работы (например, был в отпуске или больничном).
- Работник отказался от получения документа при личной явке.
- Не удалось вручить документ под роспись из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Цель уведомления: официально сообщить бывшему работнику, что его трудовая книжка готова к выдаче, и предложить варианты получения. Это юридически значимое действие, которое защищает организацию от претензий.
Ключевые элементы документа: структура и реквизиты
Хотя строгой формы нет, уведомление должно содержать обязательные данные. Рекомендуемая структура:
Шапка документа
- Наименование документа: «Уведомление».
- Дата и номер: для учёта в организации.
- Данные работодателя: полное наименование, адрес, ИНН, ОГРН, контактный телефон.
- Данные сотрудника: ФИО, адрес регистрации (по паспорту), должность, дата увольнения.
Основная часть
- Ссылка на основание: указать дату и номер приказа об увольнении.
- Констатация факта: «В день увольнения (дата) Ваша трудовая книжка не была получена Вами по следующим причинам: …».
- Предложение: явиться за документом в конкретное время (например, с 10:00 до 16:00 в кадровый отдел) или дать письменное согласие на отправку по почте.
- Срок: обычно 10-30 календарных дней с даты уведомления.
- Последствия бездействия: после истечения срока трудовая книжка будет отправлена заказным письмом по указанному адресу за счет работника (если иное не предусмотрено локальными актами).
Заключительная часть
- Подпись руководителя: директора или уполномоченного лица.
- Печать организации.
Как и когда отправлять уведомление?
Закон не регламентирует форму отправки, но для доказательства в суде лучше использовать:
- Лично под роспись: сотрудник ставит подпись на втором экземпляре уведомления. Идеальный вариант.
- Заказным письмом с уведомлением о вручении: самый надёжный способ. Квитанция и уведомление о вручении, доказательства отправки и получения.
- Электронной почтой с уведомлением о прочтении: допустимо, если в трудовом договоре или локальных актах есть условие об использовании e-mail для служебных сообщений.
Не рекомендуется: отправка обычным письмом или передача через третьих лиц (сложно доказать).
Образец уведомления (текст)
ООО "Пример" 123456, г. Москва, ул. Ленина, д. 1 ИНН 1234567890, ОГРН 1234567890123 Тел.: +7 (495) -23-45-67 Уведомление № 123 «23» мая 2026 г. ФИО: Иванов Петр Сергеевич Адрес: 123456, г. Москва, ул. Садовая, д. 5, кв. 10 Должность: Инженер Дата увольнения: (приказ № 45-к от ) Уважаемый Петр Сергеевич! Настоящим уведомляем Вас о том, что в день Вашего увольнения с Вами не было оформлена передача трудовой книжки. В соответствии с п. 33 Правил ведения и хранения трудовых книжек, просим Вас явиться в кадровый отдел ООО "Пример" (г. Москва, ул. Ленина, д. 1, каб. 205) для получения трудовой книжки в период с 10:00 до 16:00 в рабочие дни. В случае если Ваше личное присутствие невозможно, просим Вас направить в адрес организации письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом по Вашему адресу регистрации. В случае неполучения от Вас ответа в течение 30 (тридцати) календарных дней с даты настоящего уведомления, Ваша трудовая книжка будет отправлена заказным письмом по указанному выше адресу за Ваш счет. Приложения: Копия приказа об увольнении (для ознакомления). _____________________ /Подпись/ Директор ООО "Пример" А.А. Петров М.П.
Что делать, если сотрудник игнорирует уведомление?
Если сотрудник не явился и не ответил:
- Отправьте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением по его адресу регистрации (из паспорта).
- Сохраните почтовую квитанцию и уведомление о вручении — это ваши главные документы.
- Направьте сотруднику письмо (заказным письмом или e-mail) с уведомлением о том, что трудовая книжка отправлена, и приложите копии почтовых документов.
После этого обязанность работодателя считается исполненной. Риск претензий минимален.
Типичные ошибки и как их избежать
- Нет адреса сотрудника: используйте адрес из паспорта (из кадровых документов). Адрес из трудового договора может быть неактуальным.
- Нет срока для ответа: всегда указывайте конкретный срок (рекомендуется 10-30 дней).
- Отправка без описи вложения: при отправке почтой в описи вложения укажите «трудовая книжка».
- Хранение на рабочем месте: не храните трудовые книжки уволенных сотрудников в общем сейфе без отметок. Каждую нужно зарегистрировать в журнале выдачи.
Уведомление о явке за трудовой книжкой — простой, но критически важный документ. Чтобы защитить организацию:
- Составляйте уведомление в письменной форме с указанием всех реквизитов.
- Отправляйте его заказным письмом с уведомлением или вручайте под роспись.
- Всегда сохраняйте копии уведомления и почтовые документы в личном деле сотрудника.
- При отправке по почте — делайте это в разумный срок после увольнения (в течение 1-2 недель).
Соблюдение этих правил избавит от судебных споров и штрафов по ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение трудового законодательства.
Примечание: Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных ситуаций рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.