Если работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения, работодатель обязан предпринять все меры для её выдачи. В противном случае он рискует понести административную ответственность за задержку выдачи документа. В статье рассмотрим, как правильно оформить уведомление о необходимости забрать трудовую книжку, образцы заполнения и юридические последствия.
—
Когда и почему нужно отправлять уведомление?
Согласно ст. 84.1 ТК РФ, если в день увольнения работник не явился за трудовой книжкой, работодатель обязан:
- Направить ему уведомление о необходимости явиться за документом;
- Предложить возможность получить трудовую книжку по почте (если работник даст на это письменное согласие);
- Сохранить доказательства отправки уведомления (квитанция, почтовое уведомление).
Важно! Если уведомление не отправлено, работодатель несет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки до момента её фактического получения работником.
—
Образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку
Ниже приведены образцы уведомлений, которые можно использовать в зависимости от ситуации:
Образец 1. Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой
ООО «Светлый путь»
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ 12/2026
от 22 мая 2026 г.
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович,
Настоящим уведомляем Вас, что в связи с Вашим увольнением по собственному желанию (приказ № 45 от ) трудовая книжка находится в отделе кадров ООО «Светлый путь».
Просим Вас явиться за трудовой книжкой в течение 7 рабочих дней с момента получения настоящего уведомления (с по ) в рабочие часы с 9:00 до 18:00.
Адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 205.
В случае невозможности личного визита Вы можете направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте (адрес: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, 123456).
В случае неявки в установленный срок ответственность за задержку выдачи трудовой книжки будет нести работодатель.
С уважением,
Директор ООО «Светлый путь» _______________ /И.И. Петров/
М.П.
Образец 2. Уведомление с предложением отправить трудовую книжку по почте
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ 13/2026
от 22 мая 2026 г.
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович,
Настоящим уведомляем Вас, что в связи с Вашим увольнением (приказ № 45 от ) трудовая книжка находится в отделе кадров ООО «Светлый путь».
Просим Вас:
- Лично явиться за трудовой книжкой в течение 7 рабочих дней (с по ) в рабочие часы с 9:00 до 18:00;
- Или направить в наш адрес письменное согласие на отправку трудовой книжки по почте (образец согласия прилагается).
Адрес для отправки согласия: г. Москва, ул. Ленина, д. 10, офис 205.
Важно: В случае неполучения трудовой книжки в установленный срок ответственность за её задержку переходит к работодателю.
С уважением,
Директор ООО «Светлый путь» _______________ /И.И. Петров/
М.П.
—
Как правильно отправить уведомление?
Чтобы избежать спорных ситуаций, уведомление должно быть:
- Оформлено в письменной форме (на бланке организации);
- Подписано руководителем и заверено печатью (если она используется);
- Отправлено заказным письмом с уведомлением о вручении (или вручено лично под роспись);
- Сохранены доказательства отправки (квитанция, почтовое уведомление, акт вручения).
Что делать, если уведомление вернулось с почты?
Если письмо вернулось с пометкой «Адресат отсутствует» или «Адресат не найден», работодатель должен:
- Попробовать связаться с работником по телефону или электронной почте;
- Опубликовать уведомление в газете (если известен адрес проживания);
- Обратиться в суд для признания работника уклоняющимся от получения трудовой книжки.
—
Юридические последствия для работодателя
Если работодатель не направил уведомление, он может быть привлечен к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства).
Возможные последствия:
- Штраф до 50 000 рублей для должностных лиц;
- Штраф до 200 000 рублей для юридических лиц;
- Обязанность выплатить работнику компенсацию за задержку выдачи трудовой книжки.
Кассационное определение Верховного суда Республики Калмыкия от по делу N 33-18/2012г. подтверждает, что даже если уведомление не было доставлено, работодатель выполнил все необходимые меры для своевременной выдачи документа.
—
Что делать, если работник не отвечает на уведомление?
Если работник игнорирует уведомление, работодатель может:
- Направить повторное уведомление (лучше заказным письмом с уведомлением);
- Опубликовать уведомление в местной газете (если известен адрес проживания);
- Обратиться в суд для признания работника уклоняющимся от получения трудовой книжки;
- Сохранить трудовую книжку до момента её получения работником.
Важно! Работодатель не вправе уничтожать трудовую книжку или списывать её как утерянную без согласия работника.
—
Часто задаваемые вопросы
❓ Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?
Нет. Отправка трудовой книжки по почте возможна только с письменного согласия работника.
❓ Что делать, если работник не явился за трудовой книжкой более года?
Работодатель должен хранить трудовую книжку до момента её получения работником. В случае ликвидации организации документы передаются в архив.
❓ Можно ли выдать дубликат трудовой книжки, если она утеряна?
Да, но только по заявлению работника и после проведения служебного расследования.
—
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку — это обязательная процедура, которая защищает работодателя от административной ответственности. Правильно оформленное уведомление с доказательствами отправки поможет избежать споров с бывшим сотрудником.
Если у вас остались вопросы по оформлению уведомления или юридическим нюансам, обратитесь к профильному юристу или специалисту по кадровому делопроизводству.
—
Дополнительные материалы:
- КонсультантПлюс: Уведомление о необходимости получить трудовую книжку
- Онлайн Инспекция: Что делать, если не выдали трудовую книжку
- Кадровое дело: Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку