Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. По закону, в день увольнения работодатель обязан выдать ее на руки сотруднику. Однако на практике возникают ситуации, когда уволенный гражданин не может или не хочет забирать документ лично: например, ввиду несогласия с увольнением, отсутствия в населенном пункте, болезни или по другим причинам. В таких случаях работодатель обязан направить бывшему сотруднику уведомление о необходимости забрать трудовую книжку.
Зачем нужно уведомление?
Если сотрудник в последний рабочий день отсутствовал на работе или отказался от получения трудовой книжки, ответственность за задержку выдачи ложится на работодателя. Чтобы снять с себя эту ответственность и избежать возможных штрафов и судебных исков, работодатель должен документально подтвердить, что предпринял все меры для передачи документа. Именно для этого и составляется уведомление.
Законодательный регламент
Порядок выдачи трудовой книжки строго регламентирован Трудовым кодексом Российской Федерации:
- Статья 66.1 ТК РФ: при подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности, работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки не позднее трех рабочих дней со дня подачи такого заявления.
- Часть 6 статьи 84.1 ТК РФ: если в день увольнения работник отсутствовал на работе или отказался от получения трудовой книжки, ее можно направить работнику по почте, но только предварительно уведомив его о необходимости явиться лично, либо получив его согласие на отправку почтой.
Как правильно составить уведомление?
Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения составляется в свободной форме, но с учетом определенных правил и деловых стандартов. Документ должен содержать всю важную информацию и быть максимально понятным для получателя.
Структура документа
- Шапка документа: указывается ФИО уволенного работника, его адрес проживания (или регистрации), а также наименование и реквизиты организации-работодателя.
- Название документа: «Уведомление о необходимости явиться за получением трудовой книжки».
- Текст уведомления:
- Указывается факт увольнения сотрудника (дата и основание).
- Констатируется факт неявки за документом в день увольнения.
- Предлагается явиться лично в отдел кадров для получения трудовой книжки.
- Предлагается альтернатива — дать письменное согласие на пересылку документа почтой (с указанием адреса для отправки).
- Подписи и реквизиты: ниже ставится подпись руководителя, его ФИО, печать предприятия.
Важные нюансы оформления
Уведомление составляется в двух экземплярах. Документ может вручаться работнику в отделе кадров или направляться по почте (лучше всего — заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении, чтобы иметь на руках доказательство отправки конкретного содержания конкретному адресату).
Если бывший сотрудник приходит за документом лично, он должен сделать отметку о получении на втором экземпляре уведомления: расписаться, указать дату и ФИО.
Пошаговый порядок передачи документа
- Составление уведомления сразу после того, как стало ясно, что работник не забрал трудовую книжку в день увольнения.
- Отправка уведомления по известному адресу работника ценным письмом с описью.
- Ожидание ответа или визита. С момента отправки уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документа.
- Выдача или пересылка.
- Если работник явился лично — происходит выдача документа под роспись.
- Если работник прислал согласие на пересылку — трудовая книжка отправляется почтой.
- Если ответа нет — документ продолжает храниться у работодателя до востребования.
Выдача трудовой книжки по заявлению работника
Бывают ситуации, когда сотрудник не увольняется, но ему нужен оригинал трудовой книжки на руках (например, для оформления пенсии или кредита). В этом случае он должен написать заявление о выдаче трудовой книжки на руки.
Как грамотно оформить такое заявление? Оно пишется в свободной форме на имя руководителя организации. В тексте необходимо указать причину запроса и подтвердить обязательство вернуть документ в установленный законом срок (не позднее трех рабочих дней с момента возвращения документа сотрудником).
Что делать, если нет журнала учета?
Если работодатель не ведет журнал выдачи трудовых книжек, контроль возврата и получения документов затрудняется. В таком случае в тексте заявления сотрудника о выдаче документа рекомендуем написать, когда документ в действительности получен на руки, либо оформить отдельную расписку о получении. Это обезопасит работодателя от возможных претензий.
Получение через доверенное лицо
Если уволенный гражданин не может забрать документ лично, он имеет право поручить это своему представителю. Для этого требуется:
- Оформить нотариальную доверенность на право получения трудовой книжки.
- Доверенное лицо должно предъявить эту доверенность, а также свой паспорт в отделе кадров.
- В журнале учета или на экземпляре уведомления делается отметка, что документ получен по доверенности, с указанием реквизитов доверенности и данных представителя.
Своевременное направление уведомления о необходимости забрать трудовую книжку, это не просто формальность, а важная мера защиты интересов работодателя. Соблюдение порядка выдачи документа (как при увольнении, так и по заявлению в период работы) гарантирует соблюдение трудового законодательства и исключает риск административных штрафов. Всегда храните квитанции об отправке уведомлений и берите расписки с работников при передаче им столь важного документа.