Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. По закону работодатель обязан передать её работнику в день увольнения (ст. 77, 79 Трудового кодекса РФ). Однако на практике часто возникают ситуации, когда сотрудник не может явиться за ней в установленный срок. В этом случае наниматель должен направить письменное уведомление.

Данная статья содержит подробное руководство по составлению и отправке такого уведомления, актуальное на 2026 год. Мы разберём:

• Когда и зачем нужно уведомление.
• Юридические последствия неправильной передачи.
• Пошаговую инструкцию по заполнению.
• Два основных образца: о явке и о согласии на отправку почтой.
• Правила безопасной отправки.
• Типичные ошибки и ответы на вопросы.

Почему уведомление — это обязательно? Правовая основа

Согласно части 4 статьи 77 ТК РФ, при увольнении работодатель обязан в день увольнения выдать работнику его трудовую книжку. Если в этот день сотрудник отсутствует (например, находится в отпуске, на больничном или просто не явился), работодатель не имеет права хранить документ у себя.

Чтобы снять с себя ответственность за возможную задержку выдачи, работодатель должен:

1. Немедленно направить работнику письменное уведомление (заказным письмом с уведомлением о вручении или иным способом, подтверждающим факт и дату получения).
2. В уведомлении предложить два варианта: явиться лично за книжкой или дать письменное согласие на её отправку по почте.

Важно: Если работодатель не направит такое уведомление, он будет нести ответственность за невыдачу трудовой книжки в день увольнения. Это может повлечь административный штраф (ст. 5.27 КоАП РФ) и, что критично, обязанность выплачивать работнику средний заработок за весь период задержки выдачи (ст. 236 ТК РФ).

Ключевые правила составления и отправки уведомления

Форма документа

Уведомление оформляется на официальном бланке организации (или простом листе, если бланк не предусмотрен). Оно должно быть письменным и содержать все необходимые реквизиты.

Обязательные реквизиты (что указывать обязательно):

• Наименование документа: «Уведомление».
• Дата и номер исходящего документа.
• Данные работника: ФИО полностью, адрес регистрации (по паспорту) и, если известен, адрес фактического проживания.
• Данные работодателя: полное наименование организации, ИНН, ОГРН, юридический адрес, контактный телефон.
• Ссылка на трудовой договор: его номер и дату заключения.
• Дата и основание увольнения: приказ (распоряжение) о увольнении, его номер и дата.
• Ясное требование: о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на её отправку по почте.
• Срок для ответа: обычно устанавливают 10-14 календарных дней с даты получения уведомления.
• Последствия бездействия: указание, что при неявке и отсутствии письменного согласия на отправку, работодатель будет считать трудовую книжку невостребованной, и ответственность за её сохранность с этого момента лежит на работнике.
• Подпись руководителя (или уполномоченного лица) и печать организации.

Способы отправки (самый надежный вариант)

Уведомление должно быть доказано фактом получения работником. Рекомендуемые способы:

1. Заказное письмо с уведомлением о вручении и описью вложения. Это главный и самый безопасный метод. Опись вложения позволяет подтвердить, что в конверте было именно уведомление. Квитанция и уведомление о вручении, ваши главные доказательства в суде.
2. Личная передача под расписку. Работник должен расписаться в получении на втором экземпляре уведомления. Этот экземпляр храните у себя.
3. Электронная почта с уведомлением о прочтении (если с работником велась переписка по email и он подтвердил этот адрес). Но этот способ менее предпочтителен, так как сложнее доказать, что письмо получил именно сотрудник, а не кто-то другой.

НЕ отправляйте трудовую книжку по почте без письменного согласия работника! Если документ потеряется, ответственность за это будет нести работодатель. Даже с согласия отправляйте только заказным письмом с описью вложения.

Образцы уведомлений (2026 год)

Ниже представлены два основных варианта. Выберите тот, который соответствует вашей ситуации.

[Наименование организации]
[Юридический адрес]
ИНН [значение] ОГРН [значение]
Тел.: [номер]
Исх. № [номер]
от «___» __________ 20__ г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) [Имя Отчество Фамилия работника]!

Настоящим сообщаем, что в соответствии с приказом (распоряжением) от «___» __________ 20__ г. № [номер] Ваши трудовые отношения с [Наименование организации] были прекращены [указать основание, например: по собственному желанию].

В соответствии с частью 4 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации, Ваша трудовая книжка должна быть выдана Вам в день увольнения. Поскольку в указанный день Вы отсутствовали, настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться в кадровую службу [Наименование организации] по адресу: [адрес организации] для получения своей трудовой книжки.

Просим Вас произвести явку в срок до «___» __________ 20__ г. (не позднее 14 календарных дней с даты получения Вами настоящего уведомления).

В случае если Вы не можете явиться лично, Вы можете направить в адрес организации письменное заявление с просьбой отправить Вашу трудовую книжку по почте, указав полный почтовый адрес для отправки. Трудовая книжка будет отправлена заказным письмом с описью вложения только после получения Вашего письменного согласия.

В случае неявки и отсутствия Вашего письменного заявления о направлении трудовой книжки по почте в установленный срок, Ваша трудовая книжка будет считаться невостребованной. С «___» __________ 20__ г. организация не несёт ответственность за её сохранность.
При себе иметь паспорт.

[Должность руководителя]				[Подпись]				[ФИО]
М.П.
 

[Наименование организации]
[Юридический адрес]
ИНН [значение] ОГРН [значение]
Тел.: [номер]

Исх. № [номер]
от «___» __________ 20__ г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

Уважаемый(ая) [Имя Отчество Фамилия работника]!
Настоящим сообщаем, что в соответствии с приказом (распоряжением) от «___» __________ 20__ г. № [номер] Ваши трудовые отношения с [Наименование организации] были прекращены [указать основание].

Ваша трудовая книжка готова к выдаче. В связи с тем, что в день увольнения («___» __________ 20__ г.) Вы не смогли её получить, настоящим уведомляем Вас о необходимости получить документ.

Вы можете:
Явиться лично в кадровую службу по адресу: [адрес организации] в срок до «___» __________ 20__ г.
Дать письменное согласие на отправку Вашей трудовой книжки по почте. Для этого необходимо написать заявление (в произвольной форме) с указанием полного почтового адреса для отправки и направить его в наш адрес. При получении Вашего заявления трудовая книжка будет отправлена заказным письмом с описью вложения на Ваш адрес.

В случае неполучения от Вас neither заявления о явке, neither письменного согласия на отправку по почте в срок до «___» __________ 20__ г., Ваша трудовая книжка будет считаться невостребованной. С указанной даты организация не несёт ответственность за её сохранность.

[Должность руководителя]				[Подпись]				[ФИО]
М.П.
 

Как правильно заполнить образец: пошаговая инструкция

Заполняйте документ внимательно, без сокращений и исправлений.

1. Реквизиты организации: укажите точно так, как в уставе.
2. Исходящий номер и дата: проставьте исходящий номер из журнала регистрации корреспонденции и текущую дату составления.
3. Данные работника: ФИО и адрес — по паспорту. Если адрес изменился, попробуйте использовать последний известный адрес (по месту регистрации в организации).
4. Ссылка на приказ об увольнении: это ключевой момент. Укажите номер и дату приказа, на основании которого сотрудник был уволен.
5. Срок для ответа: установите разумный срок (10-14 дней). Это даст сотруднику время на реакцию, а вам, на документооборот.
6. Последствия бездействия: этот пункт очень важен. Чётко напишите, что с определённой даты ответственность за книжку переходит к работнику.
7. Подпись и печать: документ должен быть подписан руководителем или уполномоченным лицом (например, начальником отдела кадров) и скреплён печатью организации.

Частые вопросы и типичные ошибки

Что, если работник не отвечает на уведомление?

Если сотрудник не явился и не написал заявление о согласии на отправку в установленный срок, вы имеете право:

• Составить акт о неявке за трудовой книжкой (желательно с участием свидетелей).
• Передать трудовую книжку на ответственное хранение (например, в сейф) с отметкой в личном деле.
• Снять с себя ответственность за её сохранность с даты, указанной в уведомлении.

Можно ли отправить уведомление по email?

Можно, но это не самый надёжный способ. Для доказательства в суде потребуется подтверждение, что письмо получил именно работник (уведомление о прочтении, ответное письмо). Лучше использовать заказное письмо.

А если адрес работника неизвестен?

Если адрес по паспорту неактуален, а новый не сообщён, вы можете:

• Направить уведомление по последнему известному адресу (по месту регистрации в вашей организации).
• Опубликовать сообщение в газете, где размещаются данные о неисправности (если это предусмотрено локальными актами).
• Документировать все попытки найти сотрудника (запросы в МВД, звонки и т.д.).

Нужно ли согласие на отправку по почте, если работник сам попросил?

Обязательно! Даже если сотрудник по телефону попросил отправить книжку, вам нужно получить от него письменное заявление с указанием адреса и подписью. Без этого вы несёте полную ответственность за возможную потерю.

Правильно составленное и отправленное уведомление о явке за трудовой книжкой — это не просто формальность, а юридически значимый документ, который защищает работодателя от финансовых санкций и судебных исков. Его цель — честно и прозрачно завершить кадровые отношения, предоставив бывшему сотруднику возможность получить свой главный документ о трудовой деятельности.

Помните: день увольнения — это крайний срок для выдачи. Если сотрудник не явился, ваши действия должны быть немедленными и документально подтверждёнными. Используйте предложенные образцы, адаптируйте их под свою ситуацию и всегда отправляйте уведомление способом, который позволит вам в любой момент доказать факт и дату его направления.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и судебной практики по состоянию на 23 мая 2026 года. Для сложных случаев рекомендуется консультация с юристом.