Ведение трудовых книжек регулируется Трудовым кодексом РФ и специальными нормативными актами Пенсионного фонда России. При переходе на электронный формат ведения трудовых сведений работодатель обязан уведомить каждого сотрудника о существенных изменениях в законодательстве и о праве работника выбрать форму ведения трудовой деятельности.

Правовая основа

Согласно Федеральному закону от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ и Приказу Минтруда России № 14‑н (утв. 30 июня 2020 г.):

• Работодатель обязан в письменной форме уведомить работников о переходе на электронное ведение трудовых книжек.
• Уведомление должно быть направлено не позднее 30 июня 2020 года (для новых сотрудников – до начала работы).
• Работник имеет право:
• сохранить бумажную форму трудовой книжки;
• перейти на электронный вариант.

Когда необходимо отправлять уведомление?

Уведомление требуется в следующих случаях:

1. При устройстве нового сотрудника – до начала работы.
2. При изменении формы ведения трудовой деятельности (переход на электронный формат).
3. При необходимости подтвердить получение бумажной трудовой книжки (если работник отказался от её получения).

Форма уведомления

Официальный документ может иметь любой стиль, но обычно включает следующие блоки:

• Шапка – наименование организации, реквизиты.
• Текст уведомления – описание изменений в трудовом законодательстве, ссылка на закон и приказ.
• Права работника – выбор между бумажной и электронной формой.
• Сроки и порядок действий – до какого числа необходимо дать ответ.
• Подпись и печать – подпись руководителя и печать организации.

Примерный шаблон уведомления

УВЕДОМЛЕНИЕ О ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННОЕ ВЕДЕНИЕ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ

Уважаемый(ая) [ФИО работника],

В соответствии с Федеральным законом РФ от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ и Приказом Минтруда России № 14‑н от 30 июня 2020 г. сообщаем, что с [дата] г. в нашей организации будет вестись электронное ведение трудовых книжек.

Вы имеете право:
• Оставить бумажную форму трудовой книжки;
• Перейти на электронный вариант, подав заявление в отдел кадров.

Просим подтвердить ваш выбор до [дата] подписью в ответном письме или в электронном виде через корпоративную почту;

С уважением,
[Должность руководителя]
[Подпись]
[Печать организации]

Как оформить заявление работника?

Заявление может быть составлено в свободной форме, но должно содержать:

• ФИО работника.
• Выбор формы ведения трудовой книжки (бумажная/электронная).
• Подпись и дату.

Пример формулировки:

«Я, [ФИО], прошу вести мою трудовую деятельность в электронном виде и подписать соответствующее заявление.

Ответственность работодателя

Несоблюдение требований уведомления может привести к:

• Штрафу в размере от 10 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Требованию работником компенсации убытков, если он пострадал от отсутствия трудовой книжки.
• Рискам при проверке трудовой инспекции.

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли уведомлять работников после 30 июня 2020 года? – Да, но только в случае, если изменения в законодательстве произошли позже; уведомление должно быть направлено в течение 30 дней с даты изменения.
2. Что делать, если работник отказывается от электронного формата? – Уважать его выбор и продолжать вести бумажную трудовую книжку, зафиксировав отказ в письменной форме.
3. Как хранить электронные трудовые книжки? – В соответствии с Приказом Минтруда № 14‑н электронные сведения хранятся в защищённой информационной системе, доступной только уполномоченным лицам.
4. Нужна ли печать на уведомлении? – Для юридических лиц рекомендуется ставить печать, чтобы документ имел официальный статус.

Рекомендации для работодателя

• Подготовьте единый шаблон уведомления и заявления.
• Внедрите электронную систему отправки и подписи документов.
• Контролируйте сроки получения подтверждений от работников.
• Обучите HR‑специалистов и руководителей процедурами работы с электронными трудовыми книжками.
• Регулярно обновляйте внутренние регламенты в соответствии с изменениями законодательства.

Уведомление работника о ведении трудовой книжки – обязательный этап при переходе на электронный формат ведения трудовых сведений. Оно обеспечивает соблюдение требований законодательства, защищает интересы как работодателя, так и работника, а также минимизирует риск административных штрафов. При правильном оформлении и своевременном информировании процесс перехода проходит гладко и без конфликтов.

Для получения более подробных образцов и консультаций рекомендуется обращаться к специализированным ресурсам (КонсультантПлюс, ГАРАНТ) или к юридическому отделу вашей организации.