Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

В 2020 году в России был принят закон о введении электронных трудовых книжек (ЭТК). С 1 января 2025 года переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей‚ которые работают с 1 января 2026 года. Для того чтобы соблюсти требования законодательства‚ работодателю необходимо:

сообщить сотрудникам о переходе на электронный формат;
провести запись в бумажной трудовой книжке о переходе;
выдать сотруднику уведомление о переходе.

Ниже приведён подробный разбор процесса‚ образец уведомления и рекомендации по его оформлению.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это электронный документ‚ содержащий сведения о трудовой деятельности работника‚ который хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (ФСТиЗ). Он доступен работнику и работодателю в режиме реального времени‚ а также может быть использован при проверках контролирующих органов.

Законодательная база

Ключевые нормативные акты‚ регулирующие переход на ЭТК:

Федеральный закон от 29 января 2020 г. № 23-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек».
Приказ Минтруда РФ от 15 июня 2020 г. № 111 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки».
Постановление Правительства РФ от 30 июля 2020 г. № 1010 «Об утверждении форм и образцов уведомлений о переходе на ЭТК».

Порядок оформления уведомления

Уведомление должно быть составлено в письменной форме (печатным или электронным) и содержать следующие элементы:

Наименование организации.
Дата и место составления.
ФИО сотрудника и его должность.
Сведения о переходе на ЭТК (дата перехода‚ ссылка на электронную систему).
Права сотрудника (выбор сохранения бумажной трудовой книжки или перехода на ЭТК).
Подпись работодателя и печать организации.

Шаги по подготовке уведомления

Составление текста уведомления. Используйте шаблон ниже.
Проверка на соответствие требованиям закона. Убедитесь‚ что в уведомлении указаны все обязательные реквизиты.
Подпись и печать. Уведомление подписывается уполномоченным лицом (директором‚ руководителем отдела кадров) и печатается.
Передача сотруднику. Уведомление выдаётся сотруднику лично или отправляется по электронной почте с подтверждением получения.
Архивирование. Сохраните копию уведомления в системе кадрового учёта (1С‚ электронный архив).

Образец уведомления о переходе на электронные трудовые книжки

Ниже приведён готовый шаблон‚ который можно адаптировать под конкретные условия вашей организации.

УВЕДОМЛЕНИЕ
Об организации: ООО «Пример»
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ ул. Примерная‚ д. 1
ИНН: 1234567890
КПП: 123456789

Место составления: г. Москва

Кому: ФИО сотрудника‚ должность

Уважаемый(ая) ФИО сотрудника‚

В соответствии с Федеральным законом от 29 января 2020 г. № 23-ФЗ «О введении электронных трудовых книжек» и приказом Минтруда РФ от 15 июня 2020 г. № 111‚ с 01 января 2026 года в вашей организации будет осуществлен переход на электронные трудовые книжки (ЭТК).

Согласно требованиям законодательства‚ вы имеете право выбрать способ ведения трудовой книжки:

Сохранить бумажную трудовую книжку (письменное заявление).
Перейти на электронную трудовую книжку (письменное заявление).

Пожалуйста‚ выберите один из вариантов и предоставьте письменное заявление в отдел кадров до 31 декабря 2026 года. Если вы не предоставите заявление‚ будет автоматически применён переход на ЭТК.

Сведения о переходе:

Дата перехода:
Ссылка на электронную систему: https://etk.fstiz.ru/
Контактный телефон: +7 (495) -23-45-67

С уважением‚

Подпись: ___________________
(Директор/Руководитель отдела кадров)
Печать организации

Как оформить запись в бумажной трудовой книжке о переходе на ЭТК

При переходе на ЭТК необходимо внести закрывающую запись в бумажную трудовую книжку. Пример записи:

 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде; 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 

 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК). 
 – – Ведение трудовой книжки в электронном виде. 
 – – Перевод в электронный формат (ЭТК).

После внесения записи в бумажную трудовую книжку‚ работник получает копию уведомления‚ а в системе ФСТиЗ автоматически создаётся электронный документ.

Что делать‚ если сотрудник не согласен с переходом?

Если работник отказывается от перехода на ЭТК‚ он имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. В таком случае работодатель обязан:

выдать сотруднику бумажную трудовую книжку в течение 10 рабочих дней с момента получения письменного отказа.
сохранить запись о переходе в системе ФСТиЗ и в кадровом учёте.

В случае отказа работника‚ работодатель может потребовать письменное заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

Как хранить уведомления и записи о переходе?

Согласно требованиям Федерального закона‚ уведомления о переходе на ЭТК и записи в бумажных трудовых книжках должны храниться не менее 5 лет. Рекомендуется хранить:

Электронные копии уведомлений в системе 1С или в облачном хранилище.
Печатные копии в архиве кадрового отдела.
Сведения о переходе в системе ФСТиЗ.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Какая дата считается датой перехода? – 1 января 2026 года‚ если уведомление было выдано до 31 декабря 2025 года.
Можно ли перейти на ЭТК позже? – Да‚ но в таком случае работодатель обязан уведомить сотрудника и внести запись в бумажную трудовую книжку.
Что если сотрудник не получил уведомление? – Работодатель обязан повторно выдать уведомление и подтвердить получение.
Какие документы нужны для перехода? – Уведомление‚ письменное заявление сотрудника (если он отказывается)‚ запись в бумажной трудовой книжке.

Переход на электронные трудовые книжки – важный шаг в цифровизации кадрового учёта. Соблюдение требований закона‚ правильное оформление уведомлений и запись в бумажной трудовой книжке обеспечат законность и прозрачность процесса. Используйте приведённый образец уведомления‚ адаптируйте его под конкретные условия вашей организации и соблюдайте сроки.

Если у вас возникли вопросы по оформлению уведомлений или записи в трудовой книжке‚ обратитесь к специалисту по кадровому учёту или в отдел кадров вашей организации.