Дата составления:

Содержание статьи

1. Правовая база
2. Когда необходимо уведомлять работника
3. Как правильно оформить уведомление
4. Образец уведомления
5. Способы доставки и получения
6. Последствия несоблюдения сроков
7. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж сотрудника. Порядок её ведения, хранения и выдачи регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 66‑71).
• Постановление Правительства РФ от № 749 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 1н от г. (пункт 14‑2/ООГ‑7143) – запрет передачи книжки через третьих лиц.
• Приказ Минтруда России от № 442н «Об электронных трудовых книжках» (для сравнения с бумажным вариантом).

Согласно статье 71 ТК РФ, работодатель обязан в день увольнения передать работнику трудовую книжку (или уведомить о возможности её получения позже). Если работник не забрал книжку в установленный срок, работодатель обязан направить ему письменное уведомление.

Когда необходимо уведомлять работника

Уведомление требуется в следующих ситуациях:

• Работник отсутствует в последний рабочий день (болезнь, отпуск, командировка).
• Работник отказывается принимать книжку лично.
• Работник указал иной способ получения (почта, курьер).
• Работодатель по ошибке не передал книжку в день увольнения.

Если работник не получил книжку в течение трёх рабочих дней после увольнения, работодатель рискует получить претензии и возможный иск о компенсации за задержку.

Как правильно оформить уведомление

Общие требования к документу

• Документ оформляется на фирменном бланке организации (или в виде письма в электронном виде).
• Указываеться полное название организации, её ИНН, ОГРН и адрес.
• Дата составления и номер документа (при необходимости).
• Полные ФИО работника, его должность и дата увольнения.
• Чёткое указание способа получения трудовой книжки (лично, почтой, курьером).
• Контактные данные отдела кадров (телефон, e‑mail, кабинет).
• Подпись ответственного лица и печать (если используется бумажный вариант).

Язык и стиль

Текст должен быть деловым, без излишних эмоций, но при этом вежливым. Необходимо использовать формулировки типа «просим», «обращаем ваше внимание», «в случае отсутствия ответа».

Сроки уведомления

Рекомендуется направлять уведомление за один рабочий день до даты, когда работник должен получить книжку. Если уведомление отправляется после увольнения, то не позднее чем через три рабочих дня.

Образец уведомления

ООО "Пример"
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 101
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: hr@example.ru

№ 07/2026 от 

УВЕДОМЛЕНИЕ

Г-ну (Г-же) Иванову Ивану Петровичу
(дата рождения: )
должность: старший менеджер
отдел: продаж

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со статьей 71 Трудового кодекса РФ и
Положением о порядке ведения трудовых книжек,
сообщаем, что ваша трудовая книжка находится в
отделе кадров ООО "Пример".

Просим вас явиться за документом в рабочее время
(с 9:00 до 18:00) в кабинет № 3 отдела кадров
по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, офис 101.

Если вы не можете забрать книжку лично, просим
сообщить о согласии на её отправку почтой России

(укажите ваш почтовый адрес) в течение 2 (двух)
рабочих дней с даты получения данного письма.
В случае отсутствия ответа в указанный срок книжка
будет отправлена на ваш последний известный адрес
за ваш счет.

Контактное лицо: Мария Петрова,
начальник отдела кадров, тел. +7 (495) -23‑45‑68,
e‑mail: m.petrova@example.ru

С уважением,
_____________________
С. Петров
Директор ООО "Пример"
(подпись) (печать)

*Образец подготовлен специалистами КонсультантПлюс (2023) и адаптирован под текущие требования 2026 года.

Способы доставки и получения

Личный прием

Самый простой и предпочтительный способ – личный приход в отдел кадров. Работнику предоставляют оригинал книжки и подписывают акт получения.

Отправка почтой России

• Требуется письменное согласие работника (можно в виде ответа на электронное письмо).
• Отправка осуществляется заказным письмом с объявленной стоимостью.
• Сохраняются копии сопроводительных документов (накладная, акт отправки).

Курьерская доставка

Допустима, если в договоре с работником указано соответствующее условие. Курьер обязан получить подпись получателя и передать копию акта доставки работодателю.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

Если работник согласился перейти на электронный вариант, необходимо оформить согласие в письменной форме и передать данные в Службу социального страхования (СФС). При этом бумажная книжка может быть уничтожена только после получения подтверждения от сотрудника.

Последствия несоблюдения сроков

• Штраф работодателю. По статье 5.27 КоАП РФ за нарушение порядка выдачи трудовой книжки может быть наложен штраф до 5 000 рублей.
• Иск о компенсации. Работник вправе через суд потребовать возмещения морального вреда и компенсацию за задержку (обычно от 5 000 до 30 000 рублей).
• Отказ в трудоустройстве. При отсутствии трудовой книжки у работника могут возникнуть трудности при получении новых вакансий, что влечёт за собой репутационный риск для работодателя.
• Уголовная ответственность. В случае преднамеренного удержания книжки более 30 дней без уважительных причин – возможна административная ответственность за нарушение прав работника.

Часто задаваемые вопросы

Что делать, если работник не отвечает на уведомление?

Через 2‑3 рабочих дня после отправки первого письма следует направить повторное уведомление (смс, e‑mail, телефонный звонок). Если ответа нет, отправьте официальное письмо заказным письмом с уведомлением о вручении. После получения подтверждения о доставке считается, что работник был надлежащим образом уведомлён.

Можно ли отправить трудовую книжку по курьерской службе без согласия работника?

Нет. По законодательству требуется письменное согласие получателя, иначе такая передача считается нарушением порядка выдачи.

Как оформить согласие на отправку книжки по почте?

Согласие оформляется в виде отдельного письма‑запроса от работника, где указываются его ФИО, адрес получателя и подпись. Этот документ прилагается к отправлению.

Нужно ли ставить печать на уведомление?

Если уведомление оформляется на фирменном бланке, печать не обязательна, но её наличие повышает юридическую силу документа.

Что делать, если работник уже получил электронную трудовую книжку?

В этом случае бумажный вариант можно уничтожить только после получения письменного подтверждения от работника о переходе на ЭТК.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – важный элемент кадрового процесса, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление, своевременная доставка и документальное подтверждение получения позволяют избежать штрафов, судебных разбирательств и сохраняют репутацию организации.

Для удобства вы можете скачать готовый шаблон уведомления в формате Word или PDF по ссылке ниже:

• Шаблон уведомления (DOCX)
• Шаблон уведомления (PDF)

Помните: своевременное информирование сотрудника – залог безупречного кадрового документооборота.