Переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) стал одним из самых масштабных изменений в российском трудовом законодательстве. Несмотря на цифровизацию, бумажный формат трудовой книжки остается актуальным для многих работников. В связи с этим у работодателей возникает множество вопросов: как уведомить сотрудников о выборе, что делать с бумажной книжкой при увольнении и как оформить уведомление о необходимости получить документ на руки? В этой статье мы подробно разберем все аспекты, связанные с уведомлением о трудовой книжке на бумажном носителе.
Историческая справка: выбор между бумагой и цифрой
С 2020 года в России начался поэтапный переход на электронные трудовые книжки. Работодатели были обязаны до 30 июня 2020 года включительно уведомить каждого работника в письменной форме об изменениях в законодательстве, а также о праве сделать выбор:
- Сохранить бумажную трудовую книжку.
- Перейти на ведение трудовой книжки в электронном виде.
Если работник подавал заявление о переходе на ЭТК, сведения о его трудовой деятельности начиная с 2021 года формировались только в цифровом формате, а бумажная трудовая книжка выдавалась ему на руки. В дальнейшем она служит только для подтверждения стажа до 2020 года.
Молчание — знак согласия с бумагой
Одним из самых частых вопросов стал следующий: что делать, если работник не подал никакого заявления?
Согласно разъяснениям профильных порталов и экспертов ГАРАНТ.РУ, если от работника не поступило заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде (или об отказе от бумажной), это является основанием для продолжения ведения трудовой книжки на бумажном носителе. Таким образом, «по умолчанию» за сотрудником сохраняется традиционный бумажный формат.
Уведомление о необходимости получить трудовую книжку при увольнении
Отдельная ситуация, увольнение сотрудника. В последний рабочий день работодатель обязан выдать работнику документы, связанные с работой. И здесь порядок действий зависит от того, в каком формате ведется трудовая книжка:
Если ведется бумажная трудовая книжка
Если работник не отказывался от ведения бумажной трудовой и, соответственно, не выбирал ЭТК, при увольнении работодатель обязан выдать ему именно бумажную трудовую книжку. Если в последний рабочий день бывший сотрудник лично не явился за документом (например, из-за конфликта или болезни), работодатель обязан направить ему уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправку ее по почте.
Отправка трудовой книжки по почте без согласия работника не допускается! До получения такого согласия книжка должна храниться у работодателя.
Если выбрана электронная трудовая книжка (ЭТК)
Если на данного работника трудовая ведется в электронном виде, то при увольнении работодатель обязан передать ему только сведения о работе в данной компании в бумажном виде (выписку из отчета ЕФС-1, заверенную подписью уполномоченного лица и печатью компании).
Если работник за этими сведениями лично не явился, никаких специальных уведомлений ему направлять не требуется. В таком случае достаточно просто отправить сведения по почте (как правило, ценным письмом с описью вложения).
Как правильно составить уведомление о получении трудовой книжки
Уведомление готовят, если бывший сотрудник в последний рабочий день не получил бумагу о трудовой деятельности. Законодательно утвержденной формы этого документа нет, поэтому он составляется в произвольной форме. Однако в нем обязательно должны быть отражены следующие данные:
- Шапка документа: ФИО работника, его адрес регистрации/проживания.
- Название документа: «Уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой».
- Основная часть: указание на то, что в день увольнения работник не получил трудовую книжку на руки, и приглашение явиться за документом лично.
- Альтернативный вариант: предложение дать письменное согласие на пересылку трудовой книжки по почте.
- Подпись и реквизиты: подпись руководителя или уполномоченного лица, печать организации, дата составления.
Ответственность работодателя
Почему так важно вовремя отправить уведомление? Если работодатель намеренно или по халатности задерживает выдачу трудовой книжки, он несет за это ответственность:
- Материальная ответственность: работодатель обязан возместить работнику не полученный им заработок за все время задержки выдачи трудовой книжки (ст. 234 ТК РФ). Днем увольнения в таком случае будет считаться день выдачи документа, а работнику придется доплачивать за вынужденный прогул.
- Судебные риски: экс-работник вправе через суд потребовать компенсацию за задержку и изменение даты увольнения.
Отправка уведомления снимает с работодателя эту ответственность с момента его отправки (если работник сам не явился за документом).
Выдача бумажной трудовой книжки на время
Иногда действующему сотруднику может потребоваться оригинал бумажной трудовой книжки на руки (например, для оформления пенсии или кредита). Работодатель обязан выдать документ по письменному заявлению работника на срок не более 3 рабочих дней. Чтобы потом не отвечать за возможную утерю документа, работодателю необходимо:
- Получить от работника письменное заявление с указанием причины и срока, на который нужна книжка.
- Сделать запись в книге учета движения трудовых книжек о выдаче документа на руки работнику.
- Получить подпись работника в получении и возврате книжки;
Бумажная трудовая книжка все еще остается важным документом, особенно для тех, кто выбрал ее сохранение или просто не подал заявление о переходе на ЭТК. Работодателям крайне важно соблюдать процедуру уведомления сотрудников — как при выборе формата ведения, так и при увольнении. Своевременное направление уведомления о необходимости получить трудовую книжку на бумажном носителе защищает компанию от судебных исков и финансовых потерь, а работнику гарантирует соблюдение его трудовых прав.