Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий стаж и трудовую историю работника. Работодатель обязан обеспечить её получение работником. Если сотрудник не забирает документ в день увольнения, работодатель должен официально уведомить его о необходимости получить книжку. С 2020 года также действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), что породило новые виды уведомлений.

Зачем нужно уведомление?

Уведомление — это юридически значимый документ, который:

• Доказывает, что работодатель выполнил обязанность по выдаче трудовой книжки (ст. 76 ТК РФ).
• Снимает с работодателя ответственность за хранение документа после увольнения.
• Информирует работника о его праве и сроках.
• Является основанием для составления акта о неполучении трудовой книжки, если сотрудник игнорирует уведомление.

Важно! Если работодатель не выдаст книжку по первому требованию, работник вправе требовать компенсацию за задержку через суд (ст. 236 ТК РФ).

Виды уведомлений и их образцы

Уведомление о необходимости явиться за бумажной трудовой книжкой (после увольнения)

Используется, если сотрудник не забрал книжку в последний рабочий день. Направляется заказным письмом с уведомлением или вручается под расписку.

Уведомление об отправке трудовой книжки по почте

Если сотрудник не откликается на первое уведомление, работодатель может отправить книжку по почте. Перед этим нужно направить второе уведомление с предложением дать согласие на отправку или забрать лично.

Уведомление о переходе на электронные трудовые книжки (ЭТК)

С 1 января 2021 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде. С 1 января 2022 года работник вправе выбрать формат: бумажная или электронная трудовая книжка. Работодатель обязан проинформировать об этом всех сотрудников.

Критические моменты и частые ошибки

• Сроки: Уведомление о получении бумажной книжки направляется немедленно после неполучения. По ЭТК — в установленные законом переходные периоды.
• Доказательство вручения: Всегда используйте заказное письмо с уведомлением или вручение под расписку (в двух экземплярах). Без этого уведомление теряет силу.
• Адрес: Направляйте по последнему известному адресу сотрудника (из трудового договора, заявления).
• Содержание: Четко укажите, что нужно сделать (явиться, дать согласие), сроки и последствия бездействия (отправка по почте, составление акта).
• ЭТК: Нельзя принуждать к выбору электронного формата. Выбор — исключительное право работника.

Что делать работнику?

Получив уведомление:

1. Явиться в установленный срок за трудовой книжкой.
2. Если не можете явиться, дать письменное согласие на отправку по почте (можно в том же уведомлении указать «согласен/не согласен»).
3. При выборе ЭТК, подать заявление в письменном виде.
4. Проверить записи в книжке (или данные в ЭТК через личный кабинет на Госуслугах/сайте ПФР) на корректность.

Если работодатель не направляет уведомление, а просто хранит книжку, это нарушение. Работник может направить письменное требование о выдаче, а затем обратиться в Государственную инспекцию труда (ГИТ) или суд.

Где найти актуальные образцы?

Официальных унифицированных форм для таких уведомлений ТК РФ не предусмотрено. Рекомендуется использовать:

• Образцы из проверенных юридических систем (КонсультантПлюс, Гарант).
• Шаблоны от профессиональных кадровых сообществ (например, «Кадровик-практик»).
• Собственные формы, составленные с учетом требований ТК РФ и практики.

Всегда сверяйте даты, ссылки на законы и формулировки с актуальной редакцией Трудового кодекса РФ и подзаконных актов (в первую очередь, по электронным книжкам).

Правильное и своевременное уведомление — это защита как для работодателя (от претензий и штрафов), так и для работника (от потери документа). Ключевые принципы: своевременность, ясность, доказательность вручения. При введении электронных трудовых книжек важно четко информировать сотрудников об их праве выбора и порядке действий.