В России трудовая книжка остаётся одним из ключевых документов, подтверждающих трудовую деятельность работника. Несмотря на развитие электронного формата, в 2026 году многие компании и работники всё ещё используют бумажный вариант. В этой статье мы разберём, когда и как работодателю необходимо уведомлять сотрудника о необходимости явиться за трудовой книжкой, а также как оформлять и отправлять её по почте.

Что такое трудовая книжка и почему она важна

Трудовая книжка — это официальный документ, в котором фиксируются все трудовые отношения работника: даты начала и окончания работы, должности, начисленные зарплаты и т.д. Она обязательна для всех работников, за исключением тех, кто добровольно перешёл на электронный формат (см. Пункт 2).

Когда требуется уведомление о бумажной трудовой книжке

• При приёме на работу, если работник не предоставил бумажную книжку.
• При увольнении, если работник не забрал свою книжку.
• При необходимости выдачи сведений о трудовой деятельности по запросу работника.
• При смене работодателя, если работник не согласился на передачу книжки в электронном виде.

В 2026 году законодательство уточняет, что уведомление должно быть направлено письменно и, при необходимости, заказным письмом с уведомлением о вручении.

Как составить уведомление о трудовой книжке

Уведомление должно содержать:

1. Наименование организации и её реквизиты.
2. ФИО работника, дату рождения, номер ИНН.
3. Указание, что работник обязан явиться за трудовой книжкой.
4. Срок, до которого работник должен явиться (обычно 10–15 дней).
5. Адрес и контактные данные отдела кадров;
6. Указание о возможности отправки книжки по почте по согласованию.
7. Подпись руководителя и печать организации.

Пример уведомления

Уведомление о выдаче трудовой книжки

ООО «Ромашка» 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10 
Тел.: +7 (495) -23-45-67 

От: 1 мая 2026 г. 
Кому: Иванов Иван Иванович, дата рождения , ИНН 1234567890 
Уважаемый Иван Иванович! 

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными документами ООО «Ромашка» сообщаем вам, что ваша трудовая книжка находится в отделе кадров. Пожалуйста, явитесь за ней в течение 10 дней с даты получения данного уведомления. 

Если вам удобнее, вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Для этого заполните форму согласия, приложенную к данному уведомлению, и верните её в отдел кадров. 

С уважением, 
Петров Петр Петрович 
Директор ООО «Ромашка» 
(подпись) 
(печать)

Как отправить трудовую книжку по почте

Если работник дал согласие, то:

• Соберите в комплекте: копию уведомления, копию согласия, копию паспорта (если требуется).
• Упакуйте трудовую книжку в конверт, защищённый от повреждений.
• Отправьте заказным письмом с уведомлением о вручении (ч. 1 ст. 30 ТК РФ).
• Сохраните копию письма и подтверждение о доставке.

В 2026 году рекомендуем использовать сервисы «Почта России» с возможностью отслеживания.

Как получить трудовую книжку после увольнения

При увольнении работник обязан забрать свою трудовую книжку. Если он не явился в течение 10 дней после уведомления, работодателю необходимо:

• Отправить письменное уведомление о необходимости получения.
• Если работник не согласен, можно направить сведения о трудовой деятельности на бумажном носителе, заверенные должным образом.

Пример уведомления при увольнении:

Уведомление о выдаче трудовой книжки при увольнении

ООО «Ромашка» 
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Лесная, д. 10 
Тел.: +7 (495) -23-45-67 

От: 30 июля 2026 г. 
Кому: Иванов Иван Иванович, дата рождения , ИНН 1234567890 

Уважаемый Иван Иванович! 

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними нормативными документами ООО «Ромашка» сообщаем вам, что ваша трудовая книжка находится в отделе кадров. Пожалуйста, заберите её в течение 10 дней с даты получения данного уведомления; 

Если вы не явитесь, мы будем вынуждены отправить сведения о трудовой деятельности по почте. 

С уважением, 
Петров Петр Петрович 
Директор ООО «Ромашка» 
(подпись) 
(печать)

Заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе

Согласно нововведениям 2025–2026 года, работник может подать заявление о желании продолжать вести трудовую книжку в бумажном виде. В заявлении должны быть указаны:

1. ФИО, дата рождения, ИНН.
2. Причина выбора бумажного носителя.
3. Согласие на хранение и передачу документов.
4. Подпись и дата.

Образец заявления можно скачать в формате Word или PDF с официальных порталов: КонсультантПлюс, FreshDoc.

Права и обязанности работодателя

• Обязанность хранить трудовую книжку в надлежащем виде.
• Обязанность своевременно выдавать её работнику.
• Ответственность за невыдачу: штрафы, компенсации.
• Обязанность уведомлять работника о необходимости явиться за книжкой.
• Обязанность отправлять сведения о трудовой деятельности по запросу.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

1. Можно ли отказаться от бумажной книжки? Да, работник может согласиться на электронный формат, но при этом ему необходимо подписать соответствующее соглашение.
2. Что делать, если работник не забрал книжку после увольнения? Отправьте письменное уведомление и, при необходимости, сведения о трудовой деятельности по почте.
3. Как быстро получить подтверждение о доставке? Используйте заказное письмо с уведомлением о вручении и сохраняйте копию.
4. Можно ли отправлять трудовую книжку по обычной почте? Нет, по закону это запрещено. Требуется заказное письмо.

Уведомление о трудовой книжке на бумажном носителе остаётся важным элементом кадрового делопроизводства. Соблюдение формальных требований, своевременное уведомление и правильная отправка документов помогут избежать конфликтов и юридических рисков. Не забывайте обновлять шаблоны и формы в соответствии с последними изменениями законодательства.

Для скачивания готовых бланков и образцов, а также для получения консультации, обращайтесь к официальным ресурсам: КонсультантПлюс, FreshDoc, Почта России.