Трудовая книжка – это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность сотрудника и его стаж․ В ней фиксируются все изменения: приём на работу, увольнение, перевод, изменение должности, испытательный срок и т․д․ Важным элементом этого процесса является уведомление о внесении записи – официальное письмо, которое работодатель направляет в органы кадрового учета (или в электронный сервис) с требованием внести конкретную запись в трудовую книжку․
Что такое уведомление о внесении записи?
Уведомление – это документ, в котором работодатель сообщает о необходимости внесения в трудовую книжку конкретной информации․ Он содержит:
- Наименование организации и её ИНН
- ФИО сотрудника, дата рождения, номер трудовой книжки
- Сведения о работе (должность, место работы, дата начала и окончания трудового договора)
- Основание для внесения (приём, увольнение, перевод и т;д․)
- Подпись руководителя и печать организации
Уведомление может быть как бумажным, так и электронным (если работник перешёл на электронную трудовую книжку)․
Когда нужно подавать уведомление?
- Приём на работу – сразу после подписания трудового договора․
- Увольнение по инициативе работодателя или работника – в момент расторжения договора․
- Перевод по месту работы – при смене подразделения внутри одной организации․
- Изменение должности – при официальном назначении на новую должность․
- Испытательный срок – при его установлении и завершении․
- Исправление ошибок – если в трудовой книжке обнаружены неточные сведения․
- Переход на электронную трудовую книжку – при подписании заявления сотрудником․
Правила оформления уведомления
Согласно ст․ 66․1 ТК РФ и Порядка 320н, уведомление должно быть оформлено в хронологическом порядке и подано работодателем в течение 5 дней со дня издания приказа, являющегося основанием внесения записи․
В уведомлении необходимо указать:
- Дата и номер приказа (или другого документа), подтверждающего действие․
- Точные даты начала и окончания трудового договора․
- Указание на конкретную строку (страницу) трудовой книжки, куда будет внесена запись․
- Подтверждение, что запись будет внесена в соответствии с требованиями закона․
Шаблон уведомления (бумажный)
ООО «Название организации»
ИНН 1234567890
Почтовый адрес: г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 1
Уведомление
№ ___ от ___ г․
Кому: _____________________________
(Наименование организации, в которую подаётся уведомление)
Уважаемые коллеги!
Настоящим уведомляем вас о необходимости внесения в трудовую книжку сотрудника:
ФИО: _____________________________
Дата рождения: ___ г․ ___ м․ ___ д․
Номер трудовой книжки: ___
Сведения о работе:
— Должность: _______________________
— Место работы: _______________________
— Дата начала трудового договора: ___ г․ ___ м․ ___ д․
— Дата окончания трудового договора (если применимо): ___ г․ ___ м․ ___ д․
Основание для внесения: _______________________
С уважением,
(Подпись руководителя)
(Печать организации)
Шаблон уведомления (электронный)
В электронном варианте уведомление оформляется в формате PDF или в системе электронного документооборота (ЭДО) и отправляется в электронный сервис «Электронная трудовая книжка» (ЭТК)․ В электронном уведомлении указываются те же данные, что и в бумажном, но дополнительно прикрепляется скан копии приказа и/или договора․
Как исправлять пропущенные строки в трудовой книжке?
Если при внесении записей были пропущены строки (страницы) в разделе «Сведения о работе», необходимо:
- Подать уведомление о внесении исправления․
- В приложении указать, какие строки пропущены и какие данные должны быть внесены․
- Указать, что исправление требуется в соответствии с § 66․1 ТК РФ․
- Обратиться в отдел кадров для внесения исправлений в бумажной трудовой книжке либо в электронный сервис․
Важно помнить, что работник, ранее выбравший бумажную трудовую книжку, может в любой момент перейти на электронную, но при этом обязан подать заявление работодателю․ Если работник отказался перейти, то работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку до 1 января 2021 года․
Примеры записей в трудовой книжке
Приём на работу
Строка 1: «Приём на работу в должность [должность] в организации [название]»
Строка 2: «Дата начала трудового договора: ___ г․ ___ м․ ___ д․»
Увольнение по собственному желанию
Строка 1: «Увольнение по собственному желанию»
Строка 2: «Дата окончания трудового договора: ___ г․ ___ м․ ___ д․»
Перевод по месту работы
Строка 1: «Перевод по месту работы в отдел [название отдела]»
Строка 2: «Дата перевода: ___ г․ ___ м․ ___ д․»
Исправление ошибок
Строка 1: «Исправление ошибки в дате начала трудового договора»
Строка 2: «Новая дата начала: ___ г․ ___ м․ ___ д․»
Частые ошибки и как их избежать
- Неправильное указание даты начала/окончания договора – проверяйте данные в договоре․
- Отсутствие подписи руководителя – обязательно подпишите и поставьте печать․
- Неучёт сроков внесения – вносите запись в течение 5 дней с даты приказа․
- Неправильный формат уведомления – используйте официальные шаблоны․
- Необновлённые данные в электронной трудовой книжке – при переходе на электронный формат обязательно обновите все сведения․
Как защитить свои права?
Если вы обнаружили, что в вашей трудовой книжке есть ошибки, немедленно обратитесь в отдел кадров с заявлением о внесении исправления․ Запросите копию приказа, подтверждающего действие, и сохраните копию уведомления․ Если работодатель отказывается исправлять, вы можете обратиться в Трудовую инспекцию․
Где найти образцы документов?
Вы можете скачать актуальные бланки трудовых книжек, вкладышей и образцы уведомлений бесплатно:
- Бланк трудовой книжки (бумажный)
- Вкладыш в трудовую книжку
- Шаблон уведомления о внесении записи
- Форма СТД‑Р (сведения о трудовой деятельности)
Уведомление о внесении записи в трудовую книжку – это ключевой документ, обеспечивающий правильность и законность учета трудовой деятельности․ Соблюдение сроков, правильное оформление и своевременное внесение записей позволяют избежать конфликтов с работодателем и трудовыми инспекциями․ Следуйте приведённым рекомендациям, используйте официальные шаблоны и всегда сохраняйте копии всех документов․
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, вы можете обратиться к специалистам по кадрам или в Трудовую инспекцию․ Удачной работы и пусть ваша трудовая книжка всегда будет в порядке!