С 1 января 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК). При этом работодатель обязан своевременно уведомить сотрудников о праве выбора формата ведения трудовой книжки (бумажный или электронный) и о последствиях отказа от подачи заявления. Ниже – подробное руководство‚ как правильно оформить такое уведомление‚ какие нормативные акты регулируют процедуру и какие ошибки следует избегать.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ ст. 84.1) – регулирует ведение трудовых книжек и обязанность информировать работников.
- Федеральный закон от № 102‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части введения электронных трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ от № 1764 «Об утверждении Порядка ведения трудовых книжек и вкладышей к ним».
- Приказы Минтруда России № 527н от «Об утверждении формы уведомления о праве выбора способа ведения трудовой книжки» (форма не утверждена законодательно‚ допускается произвольная форма).
Согласно ст. 84.1 ТК РФ‚ если работник не подаст заявление о выборе способа ведения трудовой книжки в установленный срок‚ работодатель обязан вести трудовую книжку только в электронном виде и известить об этом сотрудника.
Кто и когда должен уведомить?
Субъекты уведомления
Уведомление направляет специально уполномоченное лицо‚ назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Это может быть:
- руководитель отдела кадров;
- юрист компании;
- уполномоченный специалист по работе с персоналом.
Сроки уведомления
Согласно разъяснениям Минтруда и информации из открытых источников (см. фрагмент от )‚ уведомление должно быть направлено:
- До – для всех работников‚ принятых до этой даты (переходный период).
- При приёме на работу – новому сотруднику необходимо вручить уведомление вместе с другими трудовыми документами (трудовым договором‚ инструкцией по охране труда и т.д.).
- При изменении условий труда – если работник переходит на другой вид трудовой деятельности‚ требующий иного способа ведения трудовой книжки.
Если работник не подаст заявление до указанной даты‚ работодатель считается вправе вести трудовую книжку исключительно в электронном формате и обязан известить об этом сотрудника.
Содержание уведомления
Форма уведомления законодательно не утверждена‚ поэтому допускается произвольный вид. Однако рекомендуется включить следующие блоки:
Шапка документа
- Наименование организации (полное и сокращённое).
- Реквизиты (ИНН‚ КПП‚ ОГРН‚ юридический адрес).
- Дата и номер уведомления.
- ФИО сотрудника‚ его должность‚ структурное подразделение.
Основной текст
- Информирование о праве выбора – сотрудник может вести трудовую книжку в бумажном виде либо перейти на электронный формат (ЭТК).
- Срок подачи заявления – указать конкретную дату‚ до которой необходимо подать заявление (например‚ «не позднее 30 июня 2026 г.»).
- Последствия несвоевременной подачи – если заявление не подано‚ трудовая книжка будет вестись только в электронном виде‚ а бумажный экземпляр не выдаётся.
- Порядок подачи заявления – указать‚ куда и как подать заявление (лично в отдел кадров‚ через электронный документооборот‚ почтой с уведомлением о вручении и т.д.).
- Ссылка на нормативные акты – ст. 84.1 ТК РФ‚ Федеральный закон № 102‑ФЗ‚ Приказ Минтруда № 527н.
- Контактные данные для вопросов – ФИО‚ телефон‚ e‑mail уполномоченного лица.
Заключительная часть
- Подпись уполномоченного лица.
- Расшифровка подписи (ФИО‚ должность).
- Печать организации (при наличии).
Пример формулировки (можно адаптировать под свои нужды):
Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ и Федеральным законом от № 102‑ФЗ информируем Вас о праве выбора способа ведения трудовой книжки: бумажный носитель или электронная трудовая книжка (ЭТК)‚ хранящаяся в Пенсионном фонде РФ.
Заявление о выборе способа ведения трудовой книжки необходимо подать не позднее 30 июня 2026 г. в отдел кадров (каб. 205‚ тел. +7 (495) -23‑45‑67‚ e‑mail: kadry@company.ru).
В случае отсутствия заявления в указанный срок трудовая книжка будет вестись исключительно в электронном виде‚ а выдача бумажного экземпляра не производится.
С уважением‚
Иванов И.И.
Начальник отдела кадров
ООО «Пример»
Способы доставки уведомления
Закон не устанавливает строгой формы доставки‚ поэтому допустимы следующие варианты:
- Личное вручение под расписку (рекомендуется для подтверждения факта получения).
- Отправка заказным письмом с уведомлением о вручении (почтой России).
- Передача через корпоративную электронную систему документооборота с подтверждением получения (ЭЦП или электронная подпись).
- Размещение в личном кабинете сотрудника на внутреннем портале компании с обязательным уведомлением о необходимости ознакомиться и подтвердить прочтение.
Важно сохранить доказательство доставки и получения уведомления (расписка‚ почтовый чек‚ журнал регистрации‚ скриншот подтверждения в ЭДО). Это защитит работодателя в случае споров.
Ответственность за нарушение порядка уведомления
Нарушение обязанности по информированию сотрудников о праве выбора способа ведения трудовой книжки может повлечь:
- Административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц‚ от 100 000 до 200 000 руб. для организаций).
- Трудовые споры‚ в которых суд может признать незаконным отказ в выдаче бумажной трудовой книжки или неправильное ведение ЭТК.
- Репутационные риски и недоверие со стороны сотрудников.
Поэтому своевременное и корректное оформление уведомления – не только формальность‚ но и гарантия соблюдения трудового законодательства.
Практические рекомендации для HR‑службы
- Создайте шаблон уведомления – единый документ‚ который легко адаптировать под каждого сотрудника (подставляя ФИО‚ должность‚ дату).
- Автоматизируйте процесс – используйте HR‑систему (1C:ЗУП‚ SAP SuccessFactors и т.п.) для генерации уведомлений и отслеживания сроков подачи заявлений.
- Обучите ответственных лиц – проведите краткий инструктаж по порядку заполнения‚ подписи и отправки уведомлений.
- Ведите журнал регистрации – фиксируйте дату отправки‚ способ доставки‚ дату получения (расписку или подтверждение).
- Храните копии уведомлений – минимум 50 лет в соответствии с требованиями к хранению трудовых документов.
- Регулярно проверяйте актуальность нормативных актов – подписывайтесь на официальные рассылки Минтруда и ПФР.
Уведомление о праве выбора способа ведения трудовых книжек – важный элемент кадрового документооборота‚ который обеспечивает прозрачность отношений между работодателем и сотрудником‚ соблюдает требования трудового законодательства и минимизирует риски административных штрафов. Следуя представленным рекомендациям‚ вы сможете оформить уведомление корректно‚ доставить его в срок и надлежащим образом подтвердить факт получения.
Помните: основная цель – не просто выполнить формальность‚ а обеспечить сотрудникам реальную возможность сделать осознанный выбор между бумажной и электронной формой ведения трудовой книжки.