В процессе завершения трудовых отношений работодатель обязан обеспечить сотрудника выдачей (или отправкой) его трудовой книжки. При этом важно правильно оформить уведомление, которое регламентирует порядок получения документа либо согласия на его отправку по почте. Ниже представлена подробная инструкция, образцы формулировок и рекомендации по оформлению.
Нормативно‑правовая база
Согласно Трудовому кодексу РФ и рекомендациям КонсультантПлюс, ГАРАНТ и СПОК, работодатель должен:
- Уведомить работника о необходимости явиться за трудовой книжкой не позднее следующего рабочего дня после расторжения договора.
- Предоставить возможность получить документ лично или дать согласие на его отправку по почте.
- Сохранить копию уведомления в личном деле сотрудника.
Когда требуется уведомление?
Уведомление необходимо, если:
- Расторжение трудового договора (по инициативе работодателя или по соглашению сторон).
- Работник отказывается от получения трудовой книжки лично.
- Работник находится в другом городе/стране и не может явиться в офис.
Содержание уведомления
В уведомлении должны быть указаны:
- ФИО работника.
- Дата расторжения трудового договора.
- Требование явиться в отдел кадров в течение одного рабочего дня после даты расторжения.
- Вариант получения: лично в офисе или по почте (с указанием адреса и способа отправки).
- Подпись уполномоченного лица (руководитель/кадровик).
Пример оформления уведомления
Ниже – типовый шаблон, который можно адаптировать под конкретные условия организации.
ООО «Фея» г. Москва, ул. Походная, д. 8, кв. 110 Тел.: 8 (495) -23‑45‑67 E‑mail: info@fayamoscow.ru
Уведомление работнику
Уважаемый(ая) Иванов Иван Иванович!
В связи с расторжением вашего трудового договора от 29 августа 2024 г. просим в течение рабочего дня 29 августа 2024 г. явиться в отдел кадров ООО «Фея» для получения вашей трудовой книжки.
Если вы не сможете посетить офис лично, вы можете дать согласие на отправку документа по почте. Для этого подпишите приложение к данному уведомлению и укажите почтовый адрес.
С уважением,
Кадровик
М.М. Сибик
Приложение: согласие на отправку трудовой книжки по почте (подпись работника).
Как оформить согласие на отправку по почте?
Согласие оформляется отдельным листом или в виде приложения к уведомлению. В нём указываются:
- ФИО работника.
- Почтовый адрес, куда следует направить книжку.
- Подпись работника и дата.
Пример формулировки:
Согласие на отправку трудовой книжки по почте Я, Иванов И.И., даю согласие на отправку моей трудовой книжки в адрес: г. Санкт‑Петербург, ул. Ленина, д. 10, кв. 5.Дата подписи:
Подпись: ______________________
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли отправить книжку без уведомления? – Нет, закон требует предварительного уведомления работника.
- Сколько дней у работника есть на ответ? – Обычно один рабочий день после даты указания в уведомлении.
- Что делать, если работник не отвечает? – Сохранить копию уведомления и попытки связи; в случае невозможности контакта можно отправить книжку по почте с уведомлением о вручении.
- Можно ли заменить бумажную форму электронным документом? – Да, при условии, что работник дал согласие на электронную передачу и хранение.
Практические рекомендации для кадрового отдела
- Подготовьте шаблон уведомления в Word/PDF и храните его в корпоративной базе.
- Вести журнал отправки уведомлений с указанием даты, ФИО и способа доставки.
- Сохраняйте копии подписанных согласий в личных делах сотрудников.
- При отправке по почте используйте заказное письмо с уведомлением о вручении для подтверждения факта получения.
Правильное оформление уведомления о необходимости явиться за трудовой книжкой или согласия на её отправку по почте – важный элемент юридической чистоты при завершении трудовых отношений. Соблюдая требования ТК РФ и рекомендации ведущих консалтинговых сервисов (КонсультантПлюс, ГАРАНТ, СПОК), вы минимизируете риск споров и обеспечите прозрачность процесса.
Для быстрого доступа к готовым образцам и шаблонам рекомендуется зарегистрироваться в системе КонсультантПлюс и воспользоваться пробным доступом на 2 дня.
Если у вас возникнут дополнительные вопросы по оформлению документов, обратитесь к нашему кадровому отделу или оставьте запрос в комментариях.