Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий стаж работы, места трудоустройства, должности и квалификацию сотрудника. После увольнения работодатель обязан передать её сотруднику. Если работник забрал трудовую книжку, необходимо оформить уведомление, подтверждающее факт передачи и согласие на дальнейшее хранение документа. Ниже приведены основные сведения, юридические основания, пошаговый порядок оформления и образец уведомления.

Почему важно оформлять уведомление?

• Юридическая защита сторон – подтверждает, что документ передан в руки сотрудника и не может быть использован в качестве доказательства в суде.
• Соблюдение Трудового кодекса РФ – статья 84.1 ТК РФ предусматривает порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Контроль над документом – позволяет работодателю убедиться, что сотрудник не скрывает или не уничтожает трудовую книжку.
• Упрощение кадрового учета – в случае последующего трудоустройства сотрудника в другой компании, он сможет быстро предоставить подтверждение стажа.

Юридические основания

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ:

При увольнении работника он обязан забрать трудовую книжку. Если работник не забирает документ, работодатель обязан выслать ему заказным письмом уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой или согласиться на её пересылку почтой.

В 2026 году в законодательстве закреплены дополнительные требования к сроку уведомления и способам его передачи:

• Уведомление должно быть отправлено в течение 5 рабочих дней после даты увольнения.
• Если работник не может лично забрать документ, ему предоставляется возможность согласиться на пересылку по почте России.
• В случае отказа от получения в течение 30 дней от даты увольнения, работодатель может хранить документ до востребования.

Как оформить уведомление?

1. Заполните реквизиты:
   • Наименование организации
   • Адрес и телефон
   • ФИО сотрудника
   • Дата увольнения
   • Дата выдачи трудовой книжки
2. Укажите способ получения:
   • Лично в отделе кадров (адрес, кабинет)
   • Пересылка почтой России (номер, дата отправки)
3. Подпишите уведомление – подпись руководителя или ответственного за кадровый учет.
4. Отправьте уведомление:
   • Через электронную почту с печатным копированием
   • Почтовым заказом (с указанием даты и номера)
   • Вручную сотруднику при выдаче документа
5. Сохраните копию – храните в электронном виде в системе кадрового учета до востребования.

Образец уведомления

Ниже приведён готовый шаблон, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды. Вставьте свои данные в квадратные скобки.

Уведомление о выдаче трудовой книжки

[Наименование организации]
[Адрес организации]
[Телефон, факс]

[Город], [дата]

Уважаемый(ая) [ФИО сотрудника]!

Настоящим подтверждаем, что в соответствии с приказом № [номер] от [дата], выданной в связи с увольнением по собственному желанию, вам передана трудовая книжка, содержащая сведения о вашем стаже работы в нашей компании.

Дата выдачи: [дата выдачи].
Место выдачи: [адрес отделения кадров, кабинет].

В случае, если вы не можете забрать документ лично, вы можете согласиться на его пересылку почтой России. Пожалуйста, подтвердите согласие, подписав данное уведомление и отправив копию на электронный адрес [email] или по почте в течение 5 рабочих дней с даты получения.

С уважением,
[ФИО руководителя]
[Должность]
[Подпись]
[Печатное имя]

Что делать, если сотрудник не забрал трудовую книжку?

• Отправьте заказное письмо с уведомлением о необходимости явиться за документом.
• Укажите срок – 30 дней с даты увольнения.
• Если сотрудник не ответит, храните документ до востребования.
• В случае отказа от получения в течение 30 дней, работодатель может хранить трудовую книжку и не обязан возвращать её до последующего запроса.

Как избежать конфликтов?

• Соблюдайте сроки – уведомление должно быть отправлено в течение 5 рабочих дней.
• Предоставьте два способа получения – лично и почтой.
• Сохраняйте копии всех документов – это поможет в случае судебного разбирательства.
• Обеспечьте доступность контактных данных – сотрудник должен знать, к кому обращаться.

Правильное оформление уведомления о выдаче трудовой книжки – это не только соблюдение закона, но и проявление уважения к сотруднику. В 2026 году требования к срокам и способам передачи документов стали более строгими, поэтому работодатели должны внимательно следить за процессом. Используйте готовые шаблоны, храните копии и всегда предоставляйте сотруднику возможность выбрать удобный способ получения документа.

Если вам нужен более подробный образец в формате Word или PDF, вы можете скачать его с официальных порталов кадрового делопроизводства, например, КонсультантПлюс или FreshDoc.