Цель статьи – дать полное представление о том, в каких случаях и как правильно оформлять уведомление сотруднику о необходимости прийти за трудовой книжкой, какие нормативные акты регулируют данный процесс и какие типичные ошибки следует избегать.

Правовая основа

Трудовая книжка является официальным документом, подтверждающим трудовую деятельность и стаж работника. Оформление и выдача трудовой книжки регулируются следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 66.1, статья 71.
• Постановление Правительства РФ от № 735 «Об утверждении Положения о порядке ведения трудовых книжек».
• Приказ Минтруда России № 12н от «Об образцах документов, связанных с трудовой книжкой».

Согласно статье 71 ТК РФ, работодатель обязан в течение трех рабочих дней после увольнения выдать трудовую книжку работнику, а также оформить запись о прекращении трудовых отношений.

Когда необходимо уведомление?

Уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой оформляется в следующих ситуациях:

1. При увольнении (по собственному желанию, по соглашению сторон, по сокращению и т.д.).
2. При переводе сотрудника в другую организацию, где требуется передача трудовой книжки.
3. При восстановлении работника после длительного отпуска без сохранения места работы.
4. При выдаче трудовой книжки впервые (для новых сотрудников, которые ранее не имели её).

Кому и в какой форме должно быть направлено уведомление?

Уведомление может быть направлено:

• Лично – в письменной форме, подписанное работодателем и полученное подписью работника.
• Почтовым отправлением с уведомлением о вручении (заказным письмом).
• Электронной почтой (при наличии согласия работника на электронный документооборот) – в этом случае необходимо приложить электронную подпись.

В любой форме уведомление должно содержать:

• Наименование организации и реквизиты.
• ФИО работника.
• Дата составления уведомления.
• Краткое основание (например, «в связи с увольнением»).
• Точный адрес и время, в которое работнику следует прийти за трудовой книжкой.
• Подпись ответственного лица (директора, начальника отдела кадров) и печать организации (если требуется).

Образец уведомления

ООО "Пример"
ИНН 7701234567, КПП 770101001
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10
УВЕДОМЛЕНИЕ

Работнику: Иванову Ивану Сергеевичу
дата рождения: г.

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 71 Трудового кодекса Российской Федерации и
постановлением Правительства РФ № 735 от г. информируем
вас о необходимости прийти за вашей трудовой книжкой.

Дата и время получения: г., с 10:00 до 16:00.
Место получения: отдел кадров, офис 3, г. Москва, ул. Примерная, д. 10.
Просим вас явиться в указанные сроки с документом, удостоверяющим
личность (паспорт). При невозможности присутствовать в указанный день
необходимо заранее согласовать альтернативный срок с руководителем
отдела кадров (тел.: +7 (495) -23-45-67).
С уважением,
_____________________
Петров Петр Петрович
Директор по персоналу
(подпись)

Печать

Пошаговая инструкция по оформлению уведомления

1. Подготовка данных. Сформируйте список сотрудников, которым необходимо выдать трудовые книжки.
2. Определите способ доставки. Выберите удобный способ (лично, почтой, e‑mail) с учётом наличия контактных данных.
3. Составьте документ. Используйте шаблон (см. выше) и внесите индивидуальные данные.
4. Проверьте соответствие требованиям. Убедитесь, что в документе указаны:
   • Дата и номер уведомления;
   • Полные ФИО работника;
   • Основание (увольнение, перевод и т.д.);
   • Контактные данные ответственного лица.
5. Подпишите и поставьте печать. Если документ отправляется в бумажном виде, подпись и печать обязательны.
6. Отправьте уведомление. При личной выдаче – вручите документ и получите подпись получателя. При отправке почтой – оформите заказное письмо с уведомлением о вручении.
7. Сохраните копию. В архиве отдела кадров храните скан/копию уведомления и подтверждение доставки.

Частые ошибки и как их избежать

FAQ – часто задаваемые вопросы

• Можно ли выдать трудовую книжку по почте? Да, если работник дал письменное согласие на получение документа почтовой отправкой и подтверждает получение подписью в полученном письме.
• Что делать, если работник не пришёл в указанный срок? Свяжитесь с ним по телефону/почте, уточните причину и согласуйте новый срок. При повторных отказах оформите акт неявки.
• Нужна ли электронная подпись? При отправке уведомления в электронном виде (e‑mail) рекомендуется использовать электронную подпись, чтобы документ имел юридическую силу.
• Можно ли объединить уведомление о трудовой книжке с другими документами? Да, но каждый документ должен быть четко выделен и подписан. Лучше использовать отдельный лист для уведомления, чтобы избежать путаницы.

Уведомление работнику о необходимости прийти за трудовой книжкой – простая, но важная процедура, требующая соблюдения нормативных требований и точного оформления. Правильный подход позволяет избежать конфликтов, ускорить процесс увольнения и обеспечить юридическую чистоту действий работодателя.

Ключевые рекомендации:

• Оформляйте уведомление в течение 3 рабочих дней после увольнения.
• Указывайте конкретные даты, время и контактные данные.
• Обязательно подпишите документ и поставьте печать.
• Сохраняйте подтверждения доставки (подпись получателя, уведомление о вручении).

Следуя этим правилам, вы гарантируете, что процесс передачи трудовой книжки будет проходить гладко и в полном соответствии с законодательством РФ.

Статья подготовлена г. (текущая дата). Все сведения актуальны на момент публикации.