Увольнение сотрудника — это не только процедура оформления приказа, но и ряд обязательных действий по передаче ему документов. Одним из ключевых документов является трудовая книжка. По закону работодатель обязан обеспечить её выдачу или отправку. Для этого используется специальное уведомление. В этой статье подробно разберем, что это за документ, как его правильно составить и вручить в 2026 году.
Зачем нужно уведомление? Юридические основания
Необходимость уведомления прямо предусмотрена Трудовым кодексом РФ:
- Статья 77 ТК РФ (п. 2 ч. 1) — основание для увольнения по инициативе работодателя.
- Статья 79 ТК РФ — общий срок выдачи трудовой книжки, других документов и производственной характеристики — в день увольнения.
- Статья 84.1 ТК РФ — если в день увольнения работник не явился, работодатель обязан направить ему эти документы по почте за счет работника (при наличии его согласия) или уведомить о необходимости их получить.
⚠️ Важно помнить:
Отправка трудовой книжки по почте без письменного согласия работника запрещена (ч. 3 ст. 84.1 ТК РФ). Уведомление как раз и служит для получения этого согласия или для информирования о необходимости личного получения.
Когда и кому направляется уведомление?
Уведомление составляется и направляется в двух основных ситуациях:
- Работник не явился за трудовой книжкой в день увольнения. Это самая частая причина. Уведомление направляется по последнему известному адресу (адресу регистрации или фактического проживания, если он известен).
- Работник уволен в его отсутствие (например, по сокращению штата, если он находился в отпуске или на больничном). Уведомление направляется сразу после издания приказа об увольнении.
Кому адресуется: Непосредственно уволенному работнику. Если он несовершеннолетний или признан недееспособным, его законному представителю.
Структура и правила заполнения бланка уведомления
Уведомление не имеет строго утверждённой формы, но должно содержать обязательные реквизиты. Ниже представлен актуальный образец (редакция 2026 года) с комментариями.
Образец (шаблон) уведомления
(Штамп организации с наименованием и адресом)
УВЕДОМЛЕНИЕ
№ ______
«___» ___________ 20__ г.
На whom: ________________________________________________________
(ФИО работника полностью)
Адрес для направления документов: ________________________________
___________________________________________________________________
(Адрес регистрации/фактического проживания)
Уважаемый(ая) _____________________________!
Настоящим уведомляем Вас о том, что в соответствии со ст. 79, 84.1 Трудового кодекса РФ, Ваша трудовая книжка (и другие документы, если есть) готовы к выдаче.
Вам необходимо явиться в отдел кадров (бухгалтерию) организации по адресу: _____________________________ в течение 3 (трёх) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления для получения Ваших документов.
В случае если Вы не сможете явиться лично, Вы можете дать письменное согласие на отправку Вашей трудовой книжки и других документов по почте за Ваш счёт. Для этого Вам необходимо написать заявление (образец прилагается) и направить его в наш адрес.
Если Вы не воспользуетесь вышеуказанными возможностями в течение 1 (одного) месяца с даты направления настоящего уведомления, Ваша трудовая книжка будет храниться у работодателя, а в дальнейшем направлена по почте за Ваш счёт на основании п. 5 ст. 84.1 ТК РФ.
При отсутствии Вашего согласия на отправку по почте и неявке за документами в установленный срок, работодатель вправе прекратить хранение документов и направить их по почте за Ваш счёт.
Генеральный директор
_____________________ / _____________________ /
(подпись) (расшифровка подписи)
С уведомлением ознакомлен(а):
_____________________ «___» ___________ 20__ г.
(подпись работника)
Комментарии к заполнению:
- Номер и дата: Указываются исходящие номер и дата составления документа.
- Кому: Полные ФИО сотрудника. Если известен его адрес, его можно указать здесь или в следующем пункте.
- Адрес для направления: Критически важный пункт. Указывается точный почтовый адрес (индекс, регион, город, улица, дом, квартира). Лучше использовать адрес регистрации из паспорта. Если известен адрес фактического проживания, можно указать его.
- Сроки: Указаны законные сроки: 3 рабочих дня на личный визит, 1 месяц на общее хранение до отправки. Сроки можно корректировать, но не сокращать.
- Согласие на отправку: Четко указано, что согласие должно быть письменным (в виде отдельного заявления).
- Подпись сотрудника: В нижней части документа делается отметка о том, что сотрудник ознакомлен с уведомлением. Если сотрудник подписал при личном вручении — ставится его подпись и дата. Если документ отправляется по почте — эта графа остается пустой, но факт направления фиксируется почтовой квитанцией.
Порядок вручения и отправки. Как правильно?
Закон не предписывает единственный способ, но есть два основных, которые защищают работодателя:
А) Личное вручение под расписку
Идеальный вариант. Сотрудник ставит свою подпись в уведомлении в графе «С уведомлением ознакомлен(а)». Это неоспоримое доказательство.
Б) Направление заказным письмом с уведомлением о вручении
Если сотрудник не явился, уведомление отправляется по его адресу заказным письмом с уведомлением о вручении. Квитанция и уведомление о вручении (с отметкой почты) — это юридические доказательства направления и получения документа.
❌ Чего делать НЕЛЬЗЯ:
- Отправлять трудовую книжку по почте без письменного согласия сотрудника.
- Оставлять трудовую книжку на почте без уведомления (это считается ненадлежащим исполнением обязанности).
- Уничтожать трудовую книжку или не хранить её после увольнения.
Что делать, если сотрудник не реагирует на уведомление?
Если сотрудник не явился за документами и не дал согласия на отправку в течение месяца:
- Работодатель вправе направить трудовую книжку и другие документы заказным письмом по последнему известному адресу за счет работника (п. 5 ст. 84.1 ТК РФ).
- Дата отправки по почте считается датой исполнения обязанности работодателем.
- Квитанция об отправке и уведомление о вручении (или почтовая квитанция с отметкой «не востребовано») должны быть приложены к личному делу сотрудника.
Где скачать готовые бланки (Word, PDF) в 2026 году?
На официальных и профессиональных правовых ресурсах можно найти актуальные формы:
- КонсультантПлюс и Гарант — в разделах «Кадровый документооборот» или «Формы». Ищите по запросу «уведомление о необходимости получить трудовую книжку».
- Сервисы «Моё дело» или «Система Кадры» — часто предлагают бесплатные шаблоны в Word и PDF с примером заполнения.
- Официальные сайты государственных органов (например, Минтруда) — в разделе «Документы» или «Образцы».