Цель статьи – предоставить работодателям и HR‑специалистам полное руководство по составлению и оформлению уведомления, которое обязано быть направлено работнику для получения трудовой книжки после увольнения, а также разобрать правовые основы, структуру документа и типичные ошибки.

Правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ):
  • Ст. 80 – обязанность работодателя выдать трудовую книжку работнику в день увольнения.
  • Ст. 81 – порядок выдачи и хранения трудовой книжки.
• Федеральный закон от № 152-ФЗ «О персональных данных» – регламентирует передачу персональных данных (в т.ч. сведений из трудовой книжки) только с согласия субъекта.
• Приказ Минтруда России от № 25н – утверждает форму уведомления о выдаче трудовой книжки.

Если работник не получил трудовую книжку в установленный срок, работодатель обязан направить письменное уведомление с требованием явиться за документом.

Когда требуется уведомление?

1. Работник в последний рабочий день не забрал трудовую книжку.
2. Работник отказался принимать книжку без уважительных причин.
3. Работник находится в отпуске, командировке или в иной ситуации, когда невозможно вручить книжку лично.
4. Работодатель планирует отправить книжку по почте – требуется согласие работника, получаемое через уведомление.

Кто инициирует уведомление?

Уведомление может быть направлено:

• Отделом кадров или HR‑службой.
• Руководителем организации.
• Лицом, уполномоченным на ведение кадровой документации (например, главный бухгалтер).

Основные требования к оформлению

<h1 style="text-align:center;">УВЕДОМЛЕНИЕ</h1>
<p><b>ООО "Пример Компани"</b><br>
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667<br>
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1<br>
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67</p>

<p>Дата: <br>
Номер: КД‑2026/015</p>

<p><b>Работнику:</b> Иванов Иван Иванович<br>
Должность: старший бухгалтер<br>
Подразделение: бухгалтерия</p>

<p>Уважаемый Иван Иванович!</p>

<p>В соответствии со ст. 80 Трудового кодекса РФ и Приказом Минтруда России от № 25н, 
вы обязаны получить свою трудовую книжку в день увольнения. 
В последний рабочий день  Вы не забрали документ.</p>

<p>Настоящим уведомляем Вас о необходимости явиться за трудовой книжкой в течение 
<b>5 (пяти) рабочих дней</b> со дня получения данного уведомления, то есть до г., 
по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д; 1, офис 3. 
В случае невозможности личного присутствия просим предоставить письменное согласие 
на отправку книжки почтовым отправлением (с указанием почтового индекса и адреса).</p>

<p>В случае неявки в указанный срок, согласно ст. 81 ТК РФ, к Вам могут быть применены 

дисциплинарные меры, а также будет направлен иск в суд о возмещении убытков, связанных с задержкой выдачи трудовой книжки.</p>

<p>С уважением,<br>
<b>Петров Петр Петрович</b><br>
Руководитель отдела кадров<br>
(подпись) ______________________<br>
(печать)_______________________</p>

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Соберите реквизиты организации. Убедитесь, что указаны полные наименования, ИНН, ОГРН и контактные данные.
2. Укажите дату и номер документа. Номер формируется в соответствии с внутренним регистром исходящих писем.
3. Заполните данные работника. ФИО, должность, подразделение – берите из трудового договора.
4. Сформулируйте причину уведомления. Ссылка на конкретную статью ТК РФ и дату увольнения.
5. Определите срок явки. Минимум 5 рабочих дней, но можно установить более длительный срок (не более 30 дней).
6. Укажите варианты получения книжки. Лично, по почте (с согласованием), через доверенное лицо.
7. Подпишите документ. Руководитель отдела кадров или иное уполномоченное лицо.
8. Отправьте уведомление. По почте с уведомлением о вручении, заказным письмом, либо в электронном виде (если работник согласен).

Как доставлять уведомление

• Заказное письмо с уведомлением о вручении. Наиболее надёжный способ – юридически подтверждает факт получения.
• Электронная почта. При условии, что работник ранее дал согласие на получение официальных документов в электронном виде (см. ст. 125 ТК РФ).
• Личный вручение. Составляется акт получения, подписывается обеими сторонами.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник не отвечает на уведомление?

Через 5‑10 дней после отправки заказным письмом следует направить повторное уведомление. При отсутствии реакции – оформить акт о невозможности вручения и, при необходимости, обратиться в суд.

Можно ли отправить трудовую книжку по почте без согласия работника?

Нет. По закону требуется письменное согласие работника (ст. 80 ТК РФ). Без него передача считается нарушением прав работника.

Как оформить отказ работника от получения книжки?

Работник обязан принять трудовую книжку. Если он отказывается без уважительных причин, работодатель фиксирует отказ в акте и сохраняет копию в личном деле работника.

Нужно ли ставить печать на уведомление?

Печать не является обязательной, но рекомендуется, если в организации принято использовать печати для официальных документов.

Типичные ошибки и как их избежать

• Отсутствие ссылки на нормативный акт. Указывайте конкретную статью ТК РФ – это повышает юридическую силу.
• Слишком короткий срок явки. Минимум 5 рабочих дней; меньше – суд может признать уведомление недействительным.
• Неправильный адрес получателя. Проверьте актуальность почтового адреса работника.
• Отсутствие подписи ответственного лица. Без подписи документ считается неполным.
• Не сохранена копия отправленного уведомления. Храните скан/копию в личном деле работника.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – важный элемент кадрового документооборота, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление, своевременная отправка и соблюдение всех требований Трудового кодекса позволяют избежать конфликтов и судебных разбирательств.

Скачайте готовый шаблон уведомления в формате DOC или PDF и адаптируйте его под нужды вашей организации, учитывая указанные в статье рекомендации.

Дата актуализации статьи: