Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

После увольнения сотрудника работодатель обязан в установленные сроки вручить ему трудовую книжку. Если сотрудник не явился за документом в день увольнения‚ работодатель направляет ему официальное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой. Ниже представлен подробный образец такого уведомления с пояснениями и рекомендациями по оформлению.

Зачем нужно уведомление о явке за трудовой книжкой?

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день прекращения трудовых отношений. Если сотрудник не явился за документом‚ работодатель должен:

направить ему письменное уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой;
зафиксировать факт отправки уведомления (почта‚ электронная почта‚ подпись под копией и т.д.);
сохранить трудовую книжку до момента её получения сотрудником.

Это необходимо для защиты работодателя от претензий о нарушении сроков выдачи трудовой книжки и избежания штрафов со стороны трудовой инспекции.

Обязательные реквизиты уведомления

Уведомление должно содержать следующие элементы:

Наименование организации (полное и сокращённое).
Дата и номер документа.
ФИО сотрудника‚ должность‚ табельный номер.
Дата увольнения.
Указание на то‚ что трудовая книжка готова к выдаче.
Просьба явиться за трудовой книжкой в определённые дни и часы.
Предупреждение о последствиях неявки (хранение документа‚ возможные убытки).
Контактные данные ответственного лица (ФИО‚ телефон‚ email).
Подпись руководителя и печать организации (если есть).

Образец уведомления

ООО «Пример»

УВЕДОМЛЕНИЕ

№ 123/2026

от 23 мая 2026 года

ФИО: Иванов Иван Иванович
Должность: Инженер-технолог
Табельный номер: 00457

Уважаемый Иванов И.И.!

В соответствии с пунктом 1 статьи 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ Ваша трудовая книжка готова к выдаче. Дата Вашего увольнения — 20 мая 2026 года.

В день увольнения Вы не явились за трудовой книжкой. Настоящим уведомляем Вас о том‚ что трудовая книжка храниться в отделе кадров ООО «Пример» и может быть выдана Вам по предъявлении паспорта в рабочие дни с понедельника по пятницу с 10:00 до 17:00 (обед с 13:00 до 14:00).

Просим явиться за трудовой книжкой не позднее 30 мая 2026 года. В случае отсутствия явки в указанный срок трудовая книжка будет продолжать храниться в организации‚ а ответственность за задержку её получения несёт сам сотрудник.

В случае невозможности личной явки‚ Вы можете направить доверенное лицо с нотариально заверенной доверенностью и паспортом. Также возможна отправка трудовой книжки заказным почтовым отправлением с уведомлением о вручении — для этого необходимо направить письменное заявление в отдел кадров.

Контактное лицо: Сидорова Марина Петровна‚ ведущий специалист отдела кадров
Телефон: +7 (495) -23-45-67
Email: kadr@primer.ru

С уважением‚
_________________ /Сидорова М.П./
Ведущий специалист отдела кадров

Печать

Как правильно отправить уведомление?

Существует несколько способов направления уведомления‚ каждый из которых имеет юридическое значение:

Личная вручение под подпись — самый надёжный способ. Сотрудник расписываеться в уведомлении или в специальном журнале.
Почтовое отправление с уведомлением о вручении — рекомендуется при невозможности личной встречи. Сохраняйте квитанцию и уведомление о вручении.
Электронная почта — допустимо‚ если в трудовом договоре или локальном акте прописано согласие на электронное взаимодействие. Рекомендуется отправлять с уведомлением о прочтении.

Что будет‚ если не отправить уведомление?

Если работодатель не направит уведомление‚ а сотрудник позже обратится в трудовую инспекцию с жалобой‚ то:

работодатель может быть оштрафован на сумму до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ);
будет обязан выплатить сотруднику средний заработок за всё время задержки выдачи трудовой книжки;
возможно возникновение судебных споров и репутационных рисков.

Уведомление о явке за трудовой книжкой после увольнения