В современных реалиях, когда цифровизация охватывает все сферы жизни, вопросы, связанные с трудовыми книжками, становятся особенно актуальными. С 2021 года в Украине и России начался переход на электронные трудовые книжки, однако бумажные аналоги все еще имеют юридическую силу. Важно помнить, что уведомление о забирании трудовой книжки — это не просто формальность, а обязанность работодателя, закрепленная законодательством.

—

Зачем нужно уведомление о забирании трудовой книжки?

Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника. Она необходима для:

• Подтверждения опыта работы при устройстве на новое место;
• Начисления пенсии и социальных выплат;
• Ведения кадрового учета в организации.

Согласно действующему законодательству, работодатель обязан выдать трудовую книжку работнику в последний день его работы. Однако, если сотрудник не может забрать документ лично, работодатель должен уведомить его о необходимости явки за трудовой книжкой.

—

Когда и как работодатель должен уведомлять работника?

Уведомление о забирании трудовой книжки должно быть направлено не позднее дня увольнения. Форма уведомления может быть разной:

• Устное уведомление, если работник присутствует на рабочем месте;
• Письменное уведомление, если сотрудник отсутствует (например, на больничном или в отпуске);
• Электронное уведомление — если у сторон есть возможность общения через корпоративную почту или мессенджеры.

Важно! Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок, работодатель должен:

1. Отправить письменное уведомление по почте с уведомлением о вручении;
2. Хранить копию уведомления и доказательства его отправки;
3. В случае длительного невостребования трудовой книжки, уведомить Пенсионный фонд Украины (или соответствующий орган в России) для защиты прав работника.

—

Что делать, если работодатель не выдал трудовую книжку?

Если работодатель нарушает свои обязанности и не выдает трудовую книжку, работник имеет право:

• Написать жалобу в Государственную инспекцию по вопросам труда;
• Обратиться в суд с требованием о выдаче трудовой книжки и возмещении морального и материального ущерба;
• Получить дубликат трудовой книжки через Пенсионный фонд (в Украине) или через органы, ответственные за ведение трудовых книжек (в России).

Пример: Если работник уволен 15 июня 2024 года, но трудовая книжка не выдана, он может обратиться в суд уже 16 июня, потребовав выдать документ и компенсировать задержку.

—

Как правильно оформить уведомление о забирании трудовой книжки?

Уведомление должно содержать следующие реквизиты:

1. Наименование документа — «Уведомление о необходимости забирания трудовой книжки»;
2. Данные работодателя (название организации, адрес, контактные телефоны);
3. Данные работника (ФИО, должность, дата увольнения);
4. Причина выдачи (увольнение по собственному желанию, по инициативе работодателя и т.д.);
5. Сроки для забора (например, «в течение 7 дней с момента получения уведомления»);
6. Подпись ответственного лица (кадровика или руководителя);
7. Дата составления.

Образец уведомления:

—

Электронные трудовые книжки: что изменилось?

С 2021 года в Украине и России начался перевод трудовых книжек в электронный формат. Теперь:

• Работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки;
• Работник может получить доступ к своей электронной трудовой книжке через портал Пенсионного фонда (Украина) или через личный кабинет работодателя (Россия);
• Бумажные трудовые книжки выдаются только в случае их наличия у работодателя.

Важно! Если у работодателя нет бумажной трудовой книжки, он должен выдать работнику справку о трудовом стаже.

—

Ответственность работодателя за нарушение правил выдачи трудовой книжки

За нарушение сроков выдачи трудовой книжки работодатель может быть привлечен к:

• Административной ответственности (штрафы в Украине — до 17 000 грн, в России — до 50 000 руб.);
• Материальной ответственности (компенсация за задержку выдачи);
• Уголовной ответственности (в случае злостного уклонения от выдачи документа).

—

Часто задаваемые вопросы

❓ Что делать, если работодатель отказывается выдавать трудовую книжку?

Ответ: Напишите письменное заявление на имя руководителя с требованием выдать документ. Если ответа нет — обращайтесь в Государственную инспекцию по вопросам труда или в суд.

❓ Можно ли получить дубликат трудовой книжки?

Ответ: Да, через Пенсионный фонд (Украина) или через органы, ответственные за ведение трудовых книжек (Россия).

❓ Сколько времени дается на получение трудовой книжки?

Ответ: Обычно 7 дней с момента получения уведомления. Если работник не явился — работодатель должен отправить уведомление по почте.

—

Уведомление о забирании трудовой книжки — это не просто формальность, а важная процедура, защищающая права работника. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний день работы, а если это невозможно — уведомить работника о необходимости ее получения.

Если вы столкнулись с нарушением своих прав — не молчите! Обращайтесь в контролирующие органы или в суд. Помните: ваш трудовой стаж — это ваше будущее!

—

Дата публикации: 21 мая 2026 года