С 1 января 2026 года в России официально завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это важнейшее изменение в трудовом законодательстве, которое отменяет обязанность работодателей вести бумажные трудовые книжки в классическом виде. Теперь информация о стаже и местах работы будет храниться исключительно в цифровом формате на электронных ресурсах Социального фонда России (СФР).

В связи с этим ключевую роль играет процедура информирования персонала. Работодатели обязаны до 30 июня 2026 года уведомить сотрудников о возможности выбрать формат книжки (бумажную или электронную), а также об изменениях в законодательстве. В данной статье мы подробно разберем, как правильно составить и вручить такое уведомление.

Что такое уведомление об ЭТК?

Уведомление — это официальный документ, который может составляться во множестве ситуаций. Как правило, уведомление преследует единственную цель: поставить конечного получателя в известность относительно изменений в правоотношениях, новых правах или обязанностях.

В контексте электронных трудовых книжек данный документ извещает работника о:

• Завершении переходного периода и вступлении в силу новых правил ведения сведений о трудовой деятельности;
• Праве работника сделать выбор: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронный формат;
• Последствиях бездействия (если сотрудник не подаст заявление до конца 2026 года, работодатель автоматически продолжит вести его бумажную книжку, однако на новых сотрудников, устроившихся после 1 января 2026 года, бумажные бланки заводиться уже не будут).

В каких случаях составляется уведомление?

В письменном виде уведомление об ЭТК оформляется при следующих обстоятельствах:

1. Текущие сотрудники: Всем работникам, состоящим в штате на момент окончания переходного периода, необходимо направить извещение до 30 июня 2026 года.
2. Новые сотрудники: При заключении трудового договора с гражданином, который впервые устраивается на работу после 1 января 2026 года, ему автоматически оформляется ЭТК. Работодатель должен проинформировать такого работника под роспись о том, что его стаж будет вестись только в электронном виде.
3. Сокращение должности или увольнение: В данном случае до увольнения сотруднику выдают уведомление о сокращении должности, однако вопросы ведения ЭТК также должны быть урегулированы: при увольнении работнику выдают сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р (бумажную или электронную, в зависимости от его выбора).

Сроки и порядок подачи

Соблюдение сроков — критически важный аспект для работодателя. Штрафы за несоблюдение трудового законодательства могут быть существенными. Ключевые даты:

• До 30 июня 2026 года — всем действующим сотрудникам должно быть вручено уведомление о праве выбора формата трудовой книжки.
• До 31 декабря 2026 года — работники должны подать письменное заявление о своем выборе (оставить бумажную книжку или отказаться от нее).

Важно не путать трудовые уведомления с налоговыми. Например, если зарплату выдаете 5 числа, то уведомление по НДФЛ нужно подать не позднее 25 числа того же месяца. По общему правилу уведомление по налогу (взносам и т.д.) следует подать не позднее 25 числа месяца, следующего за отчетным. Уведомление же об ЭТК не связано с налоговой отчетностью и подается в рамках внутреннего документооборота с персоналом.

Как правильно составить уведомление?

Законодательно утвержденной строгой формы уведомления нет, однако документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия взвешенного решения работником. Уведомления, образцы, бланки, форм и примеры составления можно найти на профильных юридических порталах и скачать шаблоны бесплатно;

Структура документа:

1. Шапка документа: Наименование организации, ФИО и должность сотрудника, которому направляется уведомление.
2. Название: «Уведомление о выборе формы трудовой книжки».
3. Текстовая часть:
   • Ссылка на изменения в законодательстве (завершение переходного периода с );
   • Разъяснение права работника сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную;
   • Указание на то, что если заявление не будет подано, бумажная книжка будет продолжена;
   • Сроки подачи заявления.
4. Подписи: Подпись руководителя или уполномоченного лица, дата.
5. Отметка о вручении: Место для подписи работника об ознакомлении с документом и получения экземпляра на руки.

Как вручить документ?

Письмо (уведомление, сообщение) работодателя должно быть обязательно доведено до сотрудника таким образом, чтобы в случае проверки у компании были доказательства исполнения своей обязанности; Способы вручения:

• Лично под роспись: Самый надежный способ. Работник расписывается на втором экземпляре уведомления (или в специальном журнале учета), который остается в отделе кадров.
• По почте: Если сотрудник работает удаленно или находится в отпуске, документ отправляется заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Электронный документооборот: Если в компании используется электронный документооборот (ЭДО), уведомление можно направить через систему (например, СБИС или Контур), при условии, что работник согласен на такой формат обмена документами.

Что делать после уведомления?

После того как сотрудник получил уведомление, он должен принять решение и написать заявление. Если он выбирает электронный вариант, кадровик делает в бумажной трудовой книжке соответствующую запись о том, что работник подал заявление о продолжении ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде, и выдает бумажный бланк на руки.

Если работник выбирает бумажный формат, работодатель продолжает вести оба вида учета одновременно: и бумажную книжку, и отправку отчетов в СФР.

Уведомление сотрудников об электронных трудовых книжках, это не просто формальность, а обязанность, невыполнение которой грозит работодателю административной ответственностью. Главное — сделать это вовремя (до 30 июня 2026 года), четко разъяснить работникам их права и собрать подтверждающие подписи о вручении документов.