Уведомление об отправлении (или получении) трудовой книжки – документ, который фиксирует факт передачи работодателем трудовой книжки работнику (или его представителю) после увольнения, а также подтверждает согласие работника на получение книжки по почте. Правильное оформление такого уведомления защищает обе стороны от претензий, связанных с утерей, задержкой или неверным оформлением записи о трудовом стаже.

Когда необходимо отправлять уведомление?

• Работник уходит в отпуск, находится в командировке или в другом городе и не может получить книжку в день увольнения.
• Работодатель планирует отправить книжку по почте (заказным письмом) на указанный в трудовом договоре адрес.
• Работник отказывается принимать книжку в руки и просит оформить письменное согласие на её отправку.
• Для подтверждения факта передачи книжки в случае судебных разбирательств (например, при задержке выдачи книжки).

Правовая база

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст. 80, 81, 84) работодатель обязан в день увольнения передать работнику:

1. Трудовую книжку (если она у него была).
2. Справку о заработной плате, если работник её запрашивает.

Если передача книжки осуществляется не в день увольнения, а позже (в т.ч. по почте), работодатель обязан:

• Получить письменное согласие работника на такой способ передачи.
• Оформить уведомление, в котором указываются дата отправки, способ доставки (заказное письмо, курьер), адрес получателя и перечень вложений.
• Сохранить копию уведомления и подтверждение вручения (отчет почтовой службы, расписка получателя).

Кому адресуется уведомление?

Уведомление направляется:

• Работнику (если он согласен получить книжку лично).
• Работнику и/или его законному представителю (если книжка отправляется по почте).
• Внутреннему архиву организации – для документального подтверждения факта отправки.

Как правильно оформить уведомление?

Уведомление оформляется на фирменном бланке организации (или в виде официального письма). В документе обязательно должны присутствовать следующие реквизиты:

Образец текста уведомления

ООО «Пример» 
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: info@primer.ru

 г.
Иванову Ивану Петровичу
адрес: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкина, д. 10

УВЕДОМЛЕНИЕ
об отправлении трудовой книжки

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии с Трудовым кодексом РФ и пунктом 3 Приложения № 1 к
приказу Минтруда России от № 123н от 2025‑12‑30,
сообщаем Вам, что трудовая книжка (серия 01, № 123456) передана
в Ваш адрес заказным письмом СДЭК № 2026‑000123 от г.
Дата отправки – г., ожидаемая дата доставки – г.

Вложение:
Трудовая книжка.
Копия приказа о приеме на работу и увольнении.

Просим подтвердить получение книжки подписью в приложенной
расписке получения (прилагается) и вернуть её в течение 5 (пяти)
рабочих дней с даты получения. В случае невозможности получения
по указанному адресу просим в письменной форме сообщить новый
адрес или согласовать иной способ доставки.

С уважением,
____________________
Петрова Мария Сергеевна,
директор ООО «Пример»

(подпись) (печать)

Пошаговая инструкция по отправке уведомления

1. Соберите данные работника. Убедитесь, что в трудовом договоре указан актуальный адрес для корреспонденции.
2. Получите согласие. Если книжка будет отправлена по почте, попросите работника подписать заявление о согласии на отправку.
3. Подготовьте бланк уведомления. Используйте фирменный бланк, заполните все обязательные реквизиты.
4. Выберите способ доставки. Заказное письмо с уведомлением о вручении (РПО) – наиболее надёжный вариант.
5. Отправьте письмо. Сохраните копию квитанции и номер отправления.
6. Сделайте запись в журнале. Внутренний журнал регистрации отправки документов фиксирует дату, способ, получателя и номер отправления.
7. Получите подтверждение получения. При получении подписи получателя (или электронного подтверждения) приложите её к делу.
8. Храните документы. Оригинал уведомления и подтверждение вручения хранятся в личном деле работника в течение 5 лет.

Что делать, если работник отказывается принимать книжку?

• Составьте акт отказа от получения трудовой книжки (подписывается обеими сторонами).
• В акте укажите причины отказа, дату и способ уведомления (например, отправка письма заказным).
• Сохраните копию акта в личном деле работника – это будет доказательство выполнения обязательств работодателя.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли отправлять уведомление, если работник живёт в том же городе?

Да. Даже при личном получении рекомендуется оформить письменное уведомление, чтобы иметь документальное подтверждение факта передачи.

Можно ли отправить трудовую книжку обычной почтой?

Теоретически можно, но в случае спора лучше использовать заказное письмо с уведомлением о вручении – так будет подтверждена доставка.

Какой срок считается «разумным» для получения книжки после её отправки?

Обычно 5‑7 рабочих дней, в зависимости от выбранного способа доставки. В уведомлении указывайте именно этот срок.

Что делать, если книжка потерялась в пути?

Обратитесь в почтовую службу с запросом о статусе отправления (по номеру). При подтверждённой потере оформите акт утраты и выдайте работнику дубликат трудовой книжки (по форме № Т-2).

Пример заявления работника о согласии на отправку по почте

Заявление
о согласии на отправку трудовой книжки по почте
Я, Иванов Иван Иванович, паспорт: 45 1234567, выдан
отделом УФМС России по г. Москве г.,
настоящим даю согласие ООО «Пример» отправить мою
трудовую книжку (серия 01, № 123456) заказным письмом
на адрес: 123456, г. Санкт‑Петербург, ул. Пушкина, д. 10.

Подпись

Уведомление об отправлении трудовой книжки – важный юридический документ, который помогает избежать конфликтов и доказывает исполнение работодателем своих обязанностей. При правильном оформлении и соблюдении всех процедур (согласие работника, заказное письмо, подтверждение получения) обе стороны получают надёжную правовую защиту.

Помните, что без надлежащего уведомления работник может потребовать компенсацию за задержку выдачи книжки, а в случае судебного разбирательства отсутствие подтверждающих документов может стать причиной неблагоприятного решения.

Полезные ссылки:

• КонсультантПлюс – образцы уведомлений
• Моё дело – формы заявлений и согласий
• Налог‑Налог – переход на электронные трудовые книжки