Процедура увольнения сотрудника строго регламентирована трудовым законодательством. Одна из ключевых обязанностей работодателя — своевременная выдача документов‚ связанных с работой‚ и в первую очередь трудовой книжки. Но на практике часто встречаются ситуации‚ когда в день прекращения трудового договора работник отсутствует на рабочем месте или отказывается забирать документы. В таком случае работодателю необходимо направить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой.
Зачем нужно уведомление?
Согласно требованиям трудового законодательства (в актуальной редакции с изменениями от )‚ если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку или предоставить сведения о трудовой деятельности у данного работодателя невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения‚ работодатель обязан направить работнику уведомление.
Главная цель этого документа, снять с работодателя ответственность за задержку выдачи трудовой книжки. С момента направления такого уведомления по правилам работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи документов. Кроме того‚ дни задержки с этого момента не оплачиваются.
Сроки направления уведомления
Уведомление должно быть направлено в день увольнения (или на следующий рабочий день после него‚ если увольнение произошло в выходной). Откладывать отправку нельзя‚ так как до момента получения уведомления работником работодатель несет ответственность за невыдачу документа.
Что обязательно должно быть в уведомлении?
Кадровику или бухгалтеру при подготовке документа необходимо включить в него следующие сведения:
- Наименование и адрес работодателя.
- Ф.И.О. работника.
- Известный адрес места жительства или места пребывания работника (по которому фактически можно отправить письмо).
- Информация о необходимости явиться за трудовой книжкой с указанием точного адреса‚ по которому нужно прийти‚ а также режима работы отдела кадров.
- Предложение дать согласие на отправление трудовой книжки по почте. Это критически важный пункт — без письменного согласия работника пересылать документ почтой нельзя.
Кем подписывается документ?
Уведомление должно быть подписано руководителем организации или иным уполномоченным лицом (например‚ начальником отдела кадров)‚ чьи полномочия позволяют заверять подобные кадровые документы. Печать организации проставляется при ее наличии.
Особенности для дистанционных работников
Стоит отметить важный нюанс: при увольнении дистанционного работника‚ если ознакомление с приказом происходило в форме электронного документа‚ работодатель обязан направить заверенную копию приказа по почте. А вот уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (если она ведется на бумажном носителе) или дать согласие на отправку ее по почте также обязательно направляется сотруднику.
Как правильно отправить?
Уведомление следует направлять ценным письмом с описью вложения. Это позволит работодателю документально подтвердить‚ что именно он отправил работнику‚ а не пустой конверт. Заказное письмо с уведомлением о вручении также станет доказательством факта попытки связи с сотрудником.
Образец уведомления
Ниже представлен пример заполнения уведомления‚ актуальный на 2026 год‚ который поможет правильно составить документ.
Пример заполнения
Кому: Сибикиной Марии Михайловне
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ Походная ул.‚ д. 8‚ кв. 110
От кого: ООО «Фея»
Адрес: 123456‚ г. Москва‚ Романов переулок‚ д. 5
Тел.: 8 (495) -23-45-67
УВЕДОМЛЕНИЕ
о необходимости забрать трудовую книжку или письменно разрешить переслать ее по почте
Уважаемая Мария Михайловна!
Настоящим уведомляем Вас о том‚ что трудовой договор между Вами и ООО «Фея» прекращен. В связи с Вашим отсутствием на рабочем месте в день увольнения‚ выдать Вам трудовую книжку не представилось возможным.
В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ просим Вас:
- Явиться за получением трудовой книжки по адресу: г. Москва‚ Романов переулок‚ д. 5‚ каб. 10 (Отдел кадров) в рабочие дни с 9:00 до 18:00.
- Либо дать письменное согласие на отправление Вашей трудовой книжки по почте по указанному Вами адресу.
Со дня направления данного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.
Генеральный директор ООО «Фея» _______________ /Петров А.В./
Что делать‚ если работник так и не пришел?
Если работник явился за трудовой книжкой позже‚ работодатель обязан выдать ее не позднее трех рабочих дней со дня обращения работника.
Если сотрудник прислал письменное согласие на пересылку — документ отправляется почтой. Если согласие не получено‚ а работник не явился‚ трудовая книжка продолжает храниться у работодателя в соответствии с правилами архивного хранения до востребования.
Соблюдение процедуры направления уведомления, это надежная защита работодателя от возможных штрафов со стороны трудовой инспекции и судебных исков о взыскании компенсации за вынужденный прогул по причине невозможности трудоустройства без трудовой книжки.