Дата актуализации: (по информации из открытых источников)․

Почему важно направлять уведомление?

Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 66‚ 66․1) и разъяснениям органов надзора‚ работодатель обязан выдать трудовую книжку сотруднику в день увольнения или в течение трёх рабочих дней после подачи заявления о её выдаче․ Если сотрудник не явился за документом‚ уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку почтой) служит доказательством того‚ что работодатель исполнил свои обязательства и снимает с него ответственность за задержку выдачи․

Основные цели уведомления:

• Фиксировать факт предложения получить трудовую книжку;
• Предоставить сотруднику возможность явиться за документом или дать согласие на почтовую отправку;
• Защитить работодателя от претензий по ст․ 234 ТК РФ (нарушение сроков выдачи трудовой книжки)․

Когда и как направлять уведомление?

Сроки

По рекомендациям КонсультантПлюс и ГАРАНТ уведомление следует отправлять:

1. В день увольнения‚ если трудовая книжка не была выдана непосредственно при расчёте;
2. Или не позднее следующего рабочего дня после получения заявления сотрудника о выдаче трудовой книжки․

Если сотрудник отказался принимать письмо (например‚ не подписал уведомление о вручении)‚ ответственность за просрочку выдачи снимается с работодателя‚ поскольку он доказал‚ что исполнил свои обязанности․

Способы доставки

Уведомление может быть направлено:

• Под подпись о получении (лично в руки или через курьера);
• Почтой с уведомлением о вручении (заказное письмо);
• Электронной почтой с подтверждением получения (при условии‚ что сотрудник дал согласие на электронный документооборот)․

Содержание уведомления

Уведомление должно содержать следующие реквизиты (см․ образцы из систем ГАРАНТ‚ КонсультантПлюс и сервиса «Моё дело»):

• Наименование организации и её реквизиты (ИНН‚ КПП‚ юридический адрес);
• Дата составления уведомления;
• ФИО сотрудника‚ его должность (или бывшая должность);
• Адрес‚ по которому сотрудник может получить трудовую книжку (обычно отдел кадров или бухгалтерии);
• График работы подразделения‚ ответственного за выдачу (часы приёма‚ перерыв);
• Варианты получения: личное получение либо согласие на отправку почтой (с указанием адреса доставки);
• Предупреждение о последствиях неуплаты (отсутствие ответственности работодателя при своевременном направлении уведомления);
• Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров‚ директор) и печать организации (при наличии)․

Образец уведомления (редакция 1 от )

Образец уведомления

ОБРАЗЕЦ УВЕДОМЛЕНИЯ
О необходимости явиться за трудовой книжкой
или дать согласие на её отправку по почте

Наименование организации:
 ООО «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456‚ г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 10

Дата составления:
 

Адресат:
 Иванов Иван Иванович
Должность: специалист по продажам (уволен )
Текст уведомления:
Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст․ 66 ТК РФ вы обязаны получить свою трудовую книжку․
Трудовая книжка находится в отделе кадров ООО «Пример» по адресу:
г․ Москва‚ ул․ Примерная‚ д․ 10‚ кабинет 205․
Вы можете явиться за документом в рабочее время отдела кадров:
понедельник‑пятница с 09:00 до 18:00 (перерыв 13:00‑14:00)․

Либо вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом
по вашему почтовому адресу: ________________________________․

Просьба в течение трёх рабочих дней сообщить о выбранном способе получения
(лично или почтой) и‚ при необходимости‚ предоставить подтверждающий документ
(паспорт) для получения трудовой книжки․

В случае отказа от получения уведомления или неявки за документом
ответственность за несвоевременную выдачу трудовой книжки с работодателя
снимается‚ поскольку все обязательства по её выдаче выполнены․

Подпись:
 _____________________ / Петрова С․В․
Должность:
 Руководитель отдела кадров
М․П․:
 (при наличии печати)

Примечание: поля‚ выделенными подчеркиванием‚ заполняются сотрудником при получении согласия на почтовую отправку․

Правовые последствия неуведомления

Если работодатель не направил уведомление‚ а сотрудник не получил трудовую книжку в срок‚ то:

• Сотрудник может обратиться в трудовую инспекцию с жалобой на нарушение ст․ 234 ТК РФ;
• Возможен штраф для организации от 30 000 до 50 000 руб․ (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ);
• При повторных нарушениях – штраф от 50 000 до 100 000 руб․ или дисквалификация руководителя на срок до 3 лет․

Таким образом‚ своевременное направление уведомления является не только формальностью‚ но и эффективным средством защиты интересов работодателя․

Где получить готовые бланки?

На сегодняшний день доступны следующие источники:

• Сервис «Моё дело» – бесплатные шаблоны в Word и PDF (редакция от );
• Система ГАРАНТ – образец уведомления (июль 2025);
• Система КонсультантПлюс – рекомендации по оформлению и сроки;
• Онлайн‑конструкторы документов (FreshDoc‚ Docs․ru) – возможность быстро создать уведомление с автоматическим заполнением реквизитов․

Практический чек‑лист для отдела кадров

1. Проверить‚ выдана ли трудовая книжка сотруднику в день увольнения․
2. Если нет – подготовить уведомление согласно образцу․
3. Указать точный адрес и часы приёма отдела кадров․
4. Выбрать способ доставки (лично‚ почтой‚ электронно)․
5. Отправить уведомление и получить подтверждение получения (подпись‚ трек‑номер‚ подтверждение e‑mail)․
6. Сохранить копию уведомления и подтверждение в личном деле сотрудника (электронно или на бумаге) не менее 50 лет (по требованиям архивного законодательства)․
7. При отсутствии реакции сотрудника в течение 3 рабочих дней – рассмотреть возможность повторной отправки (необязательно‚ но рекомендуется для дополнительной страховки);

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – это простой‚ но обязательный элемент кадрового документооборота‚ который позволяет:

• Соблюсти требования ТК РФ;
• Избежать штрафов и претензий со стороны сотрудников и контролирующих органов;
• Документально подтвердить исполнение обязанности по выдаче трудовой книжки․

Следуя представленным рекомендациям и используя готовые шаблоны‚ отдел кадров сможет оперативно и корректно оформить уведомление‚ минимизируя риски и обеспечивая прозрачность взаимоотношений с бывшими сотрудниками․

---

Статья подготовлена на основе информации из открытых правовых систем (ГАРАНТ‚ КонсультантПлюс‚ Моё дело) и актуальной практики кадрового учета на ․