Трудовая книжка — один из важнейших документов, подтверждающих трудовую историю сотрудника. При увольнении работодатель обязан обеспечить её передачу работнику. Если в последний рабочий день книжка не была выдана, необходимо оформить уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой (или согласовать её отправку по почте).

Законодательная база

Согласно статье 84.1 Трудового кодекса РФ (часть 6), работодатель обязан:

1. Выдать трудовую книжку работнику в последний рабочий день.
2. Если работник не получил книжку, направить ему официальное уведомление о необходимости её получения.
3. Предложить два способа получения: лично в отделе кадров либо пересылкой заказным письмом с описью вложения;

Невыполнение этих требований может привести к административной ответственности работодателя.

Кому направляется уведомление

• Работнику, уволенному по инициативе работодателя, по собственному желанию или по соглашению сторон.
• Работнику, который находится в отпуске, командировке или временно недоступен в день увольнения.

Содержание обязательных реквизитов

Уведомление должно включать следующие элементы (по образцам КонсультантПлюс 2023 г., «Моё дело» 2026 г.):

• Шапка документа: название организации, её ИНН, ОГРН, адрес.
• Дата и номер уведомления.
• Адресат: ФИО работника, должность, подразделение.
• Текст уведомления (см. пример ниже).
• Подпись руководителя с указанием должности и ФИО.
• Контактные данные (телефон, e‑mail) для уточнения вопросов.

Пошаговая инструкция по составлению уведомления

Шаг 1. Сбор исходных данных

1. ФИО, должность и контактный телефон работника.
2. Дата увольнения и причина (по инициативе работодателя, по соглашению и т.д.).
3. Наличие трудовой книжки в отделе кадров.
4. Выбор способа передачи (лично / почтой).

Шаг 2. Выбор формы документа

Можно использовать готовый шаблон из:

• КонсультантПлюс – «Уведомление работника о необходимости получить трудовую книжку» (2023).
• «Моё дело» – шаблон от  г.
• Конструкторы онлайн‑документов (FreshDoc, Юрист Онлайн).

Шаг 3. Заполнение шаблона

Заполняем все обязательные реквизиты, а в основной части указываем два варианта получения:

• Лично – в отделе кадров в течение трёх рабочих дней с даты получения уведомления.
• По почте – согласие работника и указание адреса, а также информация о том, что книжка будет отправлена заказным письмом с описью вложения.

Шаг 4. Подписание и отправка

1. Подписываем документ руководителем (директор, главный бухгалтер, начальник отдела кадров).
2. Отправляем заказным письмом с уведомлением о вручении (если работник не находится в офисе).
3. Сохраняем копию уведомления в личном деле сотрудника.

Пример уведомления (Word / PDF)

ООО «Пример» ИНН 1234567890
ОГРН 1122334455667 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

№ ___ от «__» ___________ 2026 г.

УВЕДОМЛЕНИЕ

ФИО работника: Иванов Иван Иванович
Должность: старший инженер
Подразделение: отдел разработки

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 84.1 ТК РФ информируем Вас о необходимости получить
трудовую книжку, находящуюся в отделе кадров ООО «Пример».

Варианты получения:
Лично – в отделе кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1,
 в течение трех рабочих дней с даты получения настоящего уведомления.
По почте – при Вашем согласии трудовая книжка будет отправлена
 заказным письмом с описью вложения на указанный Вами почтовый адрес:
 ________________________________.

Просим подтвердить выбранный способ получения, ответив на данное
уведомление в течение 5 (пяти) календарных дней.

Контактное лицо: Петров Петр Петрович, начальник отдела кадров
Тел.: +7 (495) -23‑45‑67, e‑mail: kadry@example.com
С уважением,
_____________________/ Петров П. П.
Начальник отдела кадров

Данный образец полностью соответствует требованиям ТК РФ и может быть
использован как готовый документ (формат Word или PDF).

Практические советы

• Соблюдайте сроки. Работник должен получить книжку в течение 3‑х рабочих дней после получения уведомления.
• Документируйте согласие на отправку почтой. Лучше получить письменное подтверждение (по электронной почте или в виде подписи на копии уведомления).
• Отправляйте заказным письмом. Это гарантирует доказательство факта отправки и получения (опись вложения).
• Храните копию уведомления. Копия должна быть приложена к личному делу сотрудника.
• Учитывайте особенности удалённых сотрудников. При работе в удалённом режиме предпочтительно использовать электронную подпись и отправку скан‑копии уведомления, а оригинал книжки переслать почтой.

Что делать, если работник не забрал книжку

Если в установленный срок работник не пришёл за трудовой книжкой и не дал согласия на её пересылку, работодатель имеет право:

1. Отправить повторное уведомление с указанием более жёсткого срока (не менее 5 дней).
2. В случае дальнейшего игнорирования – оформить акт о невозможности вручения и передать книжку заказным письмом с уведомлением о вручении.
3. Сохранить все подтверждающие документы (копии уведомлений, квитанции о почтовой отправке) – они могут понадобиться в случае спора в суде;

Уведомление о необходимости прийти за трудовой книжкой – обязательный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника; Правильное оформление, своевременная отправка и документальное подтверждение получения позволяют избежать конфликтов и соблюсти требования Трудового кодекса РФ;

Сохраняйте образцы уведомлений, используйте проверенные шаблоны (КонсультантПлюс, «Моё дело», FreshDoc) и всегда фиксируйте согласие работника на выбранный способ получения.

Дата публикации:  г.