Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Уведомление работника о необходимости явиться за трудовой книжкой (или дать согласие на её отправку по почте) – один из типовых кадровых документов, который оформляется при расторжении трудового договора. Ниже представлена подробная статья, содержащая правовые основания, порядок действий, обязательные реквизиты и готовый образец заполнения бланка.

Правовая база

Трудовой кодекс РФ не содержит прямой нормы, обязывающей работодателя направлять уведомление о получении трудовой книжки. Однако:

Согласно ст. 84.1 ТК РФ работодатель обязан в день увольнения выдать трудовую книжку работнику или направить её почтой с уведомлением о вручении.
Если работник не явился за документом в установленный срок, работодатель должен доказать факт надлежащего извещения (п. 2 ст. 84.1 ТК РФ). Для этого и используется письменное уведомление.
Нормативные акты Минтруда и рекомендации кадровых служб (например, письма Роструда) указывают, что уведомление направляется на следующий рабочий день после расторжения трудового договора.

Когда направлять уведомление

В день увольнения (или в последний рабочий день) работнику выдается трудовая книжка под расписку.
Если работник не явился за документом, на следующий рабочий день направляется уведомление.
Уведомление можно отправить:

заказным письмом с уведомлением о вручении;
курьерской службой с получением подписи;
лично в руки под расписку (если работник появился на территории организации).

Обязательные реквизиты уведомления

Документ должен содержать следующие элементы:

Наименование организации (полное, как в учредительных документах).
Дата и номер уведомления (например, «Уведомление № 12‑К от »).
ФИО работника (полностью, как в трудовой книжке).
Должность и структурное подразделение (на момент увольнения).
Ссылка на основание – приказ об увольнении (номер и дата).
Текст требования – явиться за трудовой книжкой в отдел кадров или дать письменное согласие на её отправку почтой.
Срок исполнения – обычно 3 рабочих дня с момента получения уведомления.
Последствия неуплаты – указание, что при неявке и отсутствии согласия трудовая книжка будет отправлена заказным письмом на последний известный адрес проживания работника (с уведомлением о вручении).
Подпись уполномоченного лица (руководитель отдела кадров или уполномоченное лицо) и расшифровка.
Печать организации (при наличии).

Как правильно оформить уведомление

Следует соблюдать деловой стиль текста, избегать эмоциональных оценок и использовать официальные формулировки. Рекомендуется:

Использовать шрифт Times New Roman, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5.
Выравнивание текста по левому краю, абзацный отступ 1,25 см.
Номер и дату размещать в правом верхнем углу.
Подпись ставить ниже текста, оставляя место для расшифровки.

Образец заполнения бланка (2026 год)

Ниже представлен готовый шаблон, который можно скопировать в Word или PDF, заполнить соответствующими данными и распечатать.

ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «Пример»
ИНН 7701234567 КПП 770101001
Юридический адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5
УВЕДОМЛЕНИЕ № 12‑К от

Кому: Иванов Иван Иванович
Должность: ведущий специалист отдела продаж
Подразделение: отдел продаж
Основание: Приказ № 45‑К от «Об увольнении»

Уважаемый Иван Иванович!

В соответствии со ст. 84.1 Трудового кодекса Российской Федерации Вы обязаны получить трудовую книжку в день увольнения. Поскольку в день расторжения трудового договора Вы не явились за документом, просим Вас:

Явиться в отдел кадров ООО «Пример» (г. Москва, ул. Примерная, д. 10, офис 5) не позднее и получить трудовую книжку под расписку;

ИЛИ

Дать письменное согласие на отправку трудовой книжки заказным письмом с уведомлением о вручении на Ваш последний известный адрес проживания:
123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 10, кв. 15.

Согласие направляйте в отдел кадров в виде scanned‑копии письма или лично в руки до указанной даты.
В случае неуплаты требования в установленный срок трудовая книжка будет отправлена заказным письмом на указанный выше адрес без дальнейшего уведомления, что считается надлежащим исполнением обязанности работодателя по выдаче трудовой книжки.
С уважением,
Подпись: _____________________ / Петрова С.В.
Должность: руководитель отдела кадров
М.П.

Примечание: теги … выделяют жирным шрифтом, … – подчёркивание (можно заменить на … при необходимости). В реальном документе подчёркивание обычно делается от руки при заполнении.

Способы доставки уведомления

Заказное письмо с уведомлением о вручении – наиболее надёжный способ, подтверждающий факт получения.
Курьерская служба – требует получения подписи курьером и акта вручения.
Личная передача под расписку – возможна, если работник появляется на территории организации (например, для получения справки).

Что делать, если работник не отреагировал

Сохраните копию уведомления и подтверждение его отправки (квитанцию о заказном письме, акт курьерской службы, расписку о личной вручении).
После истечения срока (обычно 3 рабочих дня) отправьте трудовую книжку заказным письмом с уведомлением о вручении на последний известный адрес.
В трудовой книжке сделайте отметку о дате и способе отправки.
При возникновении спора в суде представленные документы подтвердят, что работодатель выполнил свои обязательства по выдаче трудовой книжки;

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли получать расписку от работника при получении уведомления?: Да, если уведомление передаётся лично. При отправке почтой достаточно квитанции о заказном письме.
Можно ли отправить уведомление электронной почтой?: Электронная почта не считается надлежащим способом извещения в соответствии с ТК РФ, поэтому её использование допустимо только как дополнительное уведомление, но не вместо бумажного варианта.
Какой срок считается «следующим рабочим днём»?: Если последний день работы приходится на пятницу, то следующим рабочим днём будет понедельник (при условии, что суббота и воскресенье – выходные).
Нужно ли указывать в уведомлении реквизиты приказа об увольнении?: Да, указание номера и даты приказа об увольнении обязательно, так как оно связывает уведомление с конкретным основанием для выдачи трудовой книжки.

Соблюдая изложенные рекомендации и используя приведённый образец, вы сможете оформить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой корректно, минимизировать риски трудовых споров и обеспечить выполнение требований трудового законодательства.