Трудовая книжка – основной документ, подтверждающий трудовую историю сотрудника. При увольнении, переводе, аннулировании договора и в ряде других ситуаций работодатель обязан передать её работнику. Для подтверждения факта передачи используется уведомление работника о получении трудовой книжки. В статье рассмотрены правовые основы, порядок составления, варианты доставки и готовый образец документа.

Правовое регулирование

Основные нормативные акты, регламентирующие порядок выдачи и получения трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 67, 71, 78).
• Приказ Минтруда России от № 525н «Об утверждении формы трудовой книжки».
• Федеральный закон от № 152‑ФЗ «О персональных данных» (вопросы передачи данных).

Когда требуется уведомление?

Уведомление оформляется в следующих случаях:

1. Увольнение работника (по инициативе работодателя или по собственному желанию).
2. Перевод сотрудника в другое подразделение, где трудовая книжка будет храниться в другом месте.
3. Аннулирование трудового договора (например, при ликвидации организации).
4. Согласие работника на отправку трудовой книжки по почте.

Кому и как направлять уведомление

Уведомление должно быть направлено работнику (или его законному представителю) в письменной форме. Способы доставки:

• Лично – в руки сотрудника.
• Заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении.
• Электронной почтой (при наличии согласия работника и если в организации используется электронный документооборот).

Содержание уведомления (обязательные реквизиты)

Согласно практике и рекомендациям КонсультантПлюс, в уведомление должны входить:

• Шапка организации (наименование, ИНН, ОГРН, адрес, телефон).
• Дата составления.
• Наименование документа – «Уведомление работника о получении трудовой книжки».
• ФИО работника, должность, подразделение.
• Ссылка на основание (трудовой договор №, приказ об увольнении и т.д.).
• Информация о способе получения (лично, почтой, курьером) и сроках.
• Подпись и печать (при необходимости) работодателя.
• Подпись работника (или его представителя) о подтверждении получения.

Образец уведомления

<h2 style="text-align:center;">УВЕДОМЛЕНИЕ</h2>
<p style="text-align:center;">о получении трудовой книжки</p>

<p><b>ООО "Пример"</b><br/>
ИНН 7701234567, ОГРН 1127746000000<br/>
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1<br/>
Тел.: +7 (495) -23-45-67</p>

<p><b>Дата:</b> г.</p>

<p><b>Кому:</b> Иванову Ивану Петровичу<br/>
Должность: старший инженер<br/>
Подразделение: отдел разработки</p>

<p><b>Основание:</b> приказ № 45 от г. об увольнении</p>

<p>В соответствии с Трудовым кодексом РФ, а также с приказом № 45 от г., информируем Вас о необходимости получения трудовой книжки.</p>

<h4>Способ получения</h4>
<ol>
 <li>Лично в отдел кадров по адресу: г. Москва, ул. Примерная, д. 1, в течение 5 (пяти) рабочих дней с даты получения настоящего уведомления.</li>
 <li>Или, в случае невозможности личного визита, Вы можете дать согласие на отправку трудовой книжки по почте. Для этого необходимо подписать согласие, приложенное к настоящему уведомлению.</li>
</ol>

<p>Просим подтвердить получение трудовой книжки одной из следующих форм:</p>
<ul>
 <li>Подписью в графе «Подтверждаю получение» ниже;</li>
 <li>Электронным письмом с указанием даты и времени получения (при согласии на электронный способ).</li>
</ul>

<p><b>Подтверждаю получение трудовой книжки:</b></p>
<table border="0" cellpadding="5" cellspacing="0" width="100%" style="border-top:1px solid #000; border-bottom:1px solid #000;">
 <tr>
 <td width="30%">Дата</td>
 <td width="70%">____________________</td>
 </tr>
 <tr>
 <td>Подпись работника</td>
 <td>____________________</td>
 </tr>

</table>

<p>С уважением,<br/>
Директор ООО "Пример"<br/>
____________________ (ФИО)<br/>
М.П.</p>

Пошаговая инструкция по заполнению

1. Соберите исходные данные: ФИО, должность, номер трудового договора, дата увольнения, реквизиты организации.
2. Определите способ доставки: личный визит или почтовая отправка.
3. Заполните шапку и реквизиты документа. Укажите дату составления и основание (приказ, договор).
4. Опишите порядок получения: укажите срок (обычно 5‑10 рабочих дней) и адрес, куда следует прийти.
5. Добавьте графу для подписи работника. При отправке по почте приложите отдельное согласие.
6. Подпишите и поставьте печать (если требуется).
7. Отправьте документ: лично, заказным письмом или электронным письмом.

Варианты доставки трудовой книжки

7.1 Личный прием

Работник приходит в отдел кадров, получает книжку и ставит подпись в уведомлении. Приём фиксируется в журнале посещений.

7.2 Почтовая отправка

Требуется письменное согласие работника. В уведомлении указываются:

• Адрес получателя.
• Номер отслеживания (при отправке заказным письмом).
• Копия согласия, подписанная обеими сторонами.

После получения почтовой службой работник обязан подписать акт получения, который возвращается работодателю.

Что делать, если работник не пришёл за книжкой?

Согласно ТК РФ, работодатель обязан предоставить трудовую книжку в течение 5 рабочих дней после увольнения. Если работник не забирает её:

1. Отправьте повторное уведомление с указанием нового срока (обычно +5 дней).
2. Если и после повторного уведомления книжка не получена, оформите акт «Отказ от получения трудовой книжки» с подписью работника (или отметкой о его отсутствии).
3. Храните книжку в архиве организации не менее 5 лет (по требованию ТК РФ).

Часто задаваемые вопросы

9.1 Нужно ли ставить печать на уведомление?

Печать обязательна, если это предусмотрено внутренними регламентами организации; В большинстве случаев достаточно подписи ответственного лица.

9.2 Можно ли отправить трудовую книжку по электронной почте?

Трудовая книжка – бумажный документ, поэтому её передача в электронном виде невозможна. Можно лишь отправить скан копии для предварительного ознакомления, но оригинал должен быть передан в физической форме.

9.3 Как оформить согласие на отправку по почте?

Согласие – отдельный документ, в котором работник указывает свой почтовый адрес, согласие на отправку и подпись. Пример согласия прилагается к уведомлению.

Уведомление о получении трудовой книжки – важный юридический документ, подтверждающий факт передачи важного трудового документа. Правильное оформление, своевременная доставка и наличие подписи работника позволяют избежать споров и возможных претензий в суде. Используйте представленный образец, адаптируя его под особенности вашей организации, и соблюдайте установленные сроки.

Помните: отсутствие подписи работника в уведомлении может стать основанием для судебного разбирательства о компенсации за задержку выдачи трудовой книжки.