Самое главное помнить: Трудовой кодекс РФ (статья 66) прямо указывает, что работодатель обязан в письменной форме уведомить работника о порядке ведения его трудовой книжки. Это не просто формальность, а важное право работника и обязанность работодателя. Невыполнение этого требования может повлечь административную ответственность.
Почему это так важно?
Трудовая книжка — основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Способ её ведения (бумажный или электронный) напрямую влияет на:
- Доступ работника к своим данным.
- Порядок внесения записей об увольнении.
- Возможность получения справок и выписки.
- Правовой статус документа при оформлении пенсии, пособий и т.д.
Два основных способа ведения трудовых книжек
Бумажный (традиционный) носитель
Работодатель хранит и ведет физическую книжку (форма Т-2). Записи вносятся рукописно или печатным способом, с обязательными подписями должностных лиц и печатью организации.
- Когда сообщать: При приеме на работу, в момент выдачи книжки (если она уже есть у работника) или при оформлении новой.
- Что указать в уведомлении: Факт выдачи бумажной книжки, порядок внесения записей, место хранения (если хранится у работодателя), порядок возврата при увольнении.
Электронный (с использованием Единой государственной системы социального обеспечения — ЕГИСС)
С 1 января 2021 года работодатели обязаны вести электронные трудовые книжки (ЭТК) через портал ЕГИСС. Бумажная книжка при этом может не выдаваться, если работник не попросит об этом письменно.
- Когда сообщать: Обязательно при приеме на работу, даже если работник не получил бумажную книжку.
- Что указать в уведомлении:
- О том, что сведения о его трудовой деятельности будут вноситься в электронный документ.
- О том, что бумажная трудовая книжка не будет выдаваться (если это так).
- О праве работника получить по заявлению бумажную книжку или выписку из ЭТК.
- О порядке доступа к своим данным через личный кабинет на портале ЕГИСС или через работодателя.
Как правильно оформить уведомление? (Практические шаги)
Шаг 1: Определите способ ведения
Решите, будете ли вы вести только электронную книжку или будете выдавать бумажную (даже если ведете ЭТК). Помните: если работник имеет бумажную книжку, вы обязаны вносить в неё записи, пока она у него на руках.
Шаг 2: Подготовьте письменное уведомление
Форма уведомления не утверждена, но оно должно быть в письменном виде. Рекомендуемый вариант:
УВЕДОМЛЕНИЕ
о порядке ведения трудовой книжкиУважаемый [ФИО работника]!
Настоящим уведомляю Вас о том, что с [дата] Ваша трудовая деятельность будет учитываться в [указать: электронной трудовой книжке / бумажной трудовой книжке серия XX № YY / и в электронной, и в бумажной форме].
[Дополнительные пояснения по порядку внесения записей, доступу, хранению, праве на получение выписки и т.д.]
Дата, подпись работодателя (уполномоченного лица), печать организации.
Шаг 3: Вручите уведомление работнику
Вручите под роспись на экземпляре работника. Свой экземпляр храните вместе с трудовым договором или иным личным делом. Допустимо вручение под расписку или направление заказным письмом с уведомлением о вручении.
Шаг 4: При книжке — выдайте её
Если вы выдаёте бумажную книжку, сделайте это одновременно с уведомлением или ранее. В книжке должна быть запись о выдаче (заполняется работодателем).
Типичные ошибки и риски
- Отсутствие уведомления. Самая частая и грубая ошибка. Работник может пожаловаться в Государственную инспекцию труда (ГИТ), что приведет к предписанию и штрафу (ч. 1 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
- Устное уведомление. Недостаточно. Должен быть документ, который можно предъявить.
- Неточное описание способа. Неясно, ведётся ли ЭТК, будет ли выдаваться бумажная книжка. Это создаёт путаницу при увольнении.
- Неинформирование о праве на выписку. Работник должен знать, что может в любой момент получить выписку из ЭТК или бумажную книжку (если она у работодателя).
- Внесение записей в «несуществующую» книжку. Например, ведёте ЭТК, но вносите запись в бумажную книжку, которую не выдали и не упомянули в уведомлении. Это юридически ничтожная запись.
Что должен делать работник?
- Внимательно прочитать уведомление и задать вопросы, если что-то непонятно.
- При получении бумажной книжки проверить её целостность, наличие всех штампов и записей о предыдущих местах работы (если она не новая).
- Зарегистрироваться на портале ЕГИСС (если ведётся ЭТК) и периодически проверять актуальность записей.
- При увольнении потребовать от работодателя внести корректную запись в установленный законом срок (на следующий рабочий день после выдачи трудовой книжки или заявления о предоставлении выписки).
- При смене работодателя сообщать новому работодателю о способе ведения своей трудовой книжки (бумажная/электронная).
Краткая памятка для работодателя
- Определите способ ведения для каждого сотрудника (ЭТК или бумажная).
- Составьте письменное уведомление с указанием всех ключевых моментов.
- Вручите его работнику под расписку в день приема на работу.
- При книжке, выдайте её одновременно с уведомлением.
- При ЭТК — объясните порядок доступа к личному кабинету на портале ЕГИСС.
- Храните экземпляр уведомления в личном деле работника.
Очень важно чтобы ответ был на русском языке и содержал точные ссылки на закон. Сообщение о способе ведения трудовой книжки — это неотъемлемая часть кадрового документооборота. Его правильное оформление защищает и работника (он всегда знает, где его данные), и работодателя (от претензий и штрафов). Процесс прост: один документ, одна подпись, одна расписка. Но его нельзя игнорировать.
Примечание: Материал носит информационно-справочный характер. В спорных ситуациях необходимо обращаться к актуальной редакции Трудового кодекса РФ и консультироваться с юристом.