Уведомление работникам о необходимости получения трудовой книжки – обязательный документ, который должен быть направлен каждому сотруднику в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ и нормативных актов ПФР․ Ниже представлен подробный гайд, как правильно составить и оформить такое уведомление․
Что такое уведомление о трудовой книжке?
Это письменно оформленный документ, в котором работодатель сообщает сотрудникам о:
- новых правилах ведения трудовых книжек;
- праве сотрудника выбрать форму ведения (бумажную или электронную);
- сроке подачи заявления о выборе формы;
- последствиях несоблюдения установленных сроков․
Оповещение необходимо выполнить не позднее 31 октября 2020 года (для новых требований) и повторно при необходимости – например, при переходе на электронный формат․
1․1 Кому адресовано уведомление?
Уведомление составляется для всех работников, у которых:
- есть запись в бумажной трудовой книжке;
- планируется переход на электронный вариант;
- требуется подтверждение выбора формы ведения․
Как правильно оформить уведомление?
Форма уведомления не регламентирована законом, поэтому его можно подготовить в произвольной форме․ Однако рекомендуется использовать следующий шаблон:
2․1 Шапка документа
УВЕДОМЛЕНИЕ о необходимости получения/trudovoy knizhki
2․2 Основная часть
В тексте указываются:
- ФИО работника;
- Должность и подразделение;
- Номер и дата трудового договора;
- Основание для выдачи/передачи книжки;
- Срок, в который работник должен подать заявление о выборе формы;
- Контактные данные для уточнений․
2․3 Подпись и дата
В конце документа ставится подпись уполномоченного лица (например, руководителя отдела кадров) и дата составления․
Примеры формулировок
Ниже – готовый образец уведомления, который можно скопировать и адаптировать под свои нужды․
УВЕДОМЛЕНИЕ о необходимости получения трудовой книжки Уважаемый(ая) [ФИО работника]! В связи с изменениями в законодательстве РФ, начиная с [дата] все работники имеют право выбрать форму ведения трудовой деятельности – бумажную или электронную․ Просим Вас в течение 30 календарных дней с даты получения данного уведомления подать письменное заявление в отдел кадров, в котором указать выбранную форму: - Бумажный вариант – традиционная запись в трудовой книжке; - Электронный вариант – запись в личном кабинете на портале ПФР․ В случае выбора электронного формата, Вам будет направлена инструкция по активации доступа к электронному документу․ При возникновении вопросов обращайтесь в отдел кадров по тел․: [номер телефона] или электронной почте: [email]․ С уважением,
[Должность]
[Подпись]
[Дата]
Что делать, если работник не получает книжку?
Если по истечении установленного срока сотрудник не получил бумажную трудовую книжку, он имеет право:
- через суд потребовать компенсацию за задержку;
- подать запрос в ПФР о выдаче дубликата;
- в случае увольнения – потребовать выплату компенсации за отсутствие документа․
Для подачи иска рекомендуется собрать копию уведомления, подтверждающую факт его получения, и любые корреспонденции с отделом кадров․
Как оформить переход на электронную форму?
Переход на электронный вариант требует выполнения следующих действий:
- Разослать работникам уведомление о возможности выбора формы (см․ пункт 2)․
- Собрать письменные заявления о выборе электронного формата․
- Внести изменения в внутренние регламенты компании․
- Обеспечить работников доступом к личному кабинету ПФР․
- Обновить записи в системе, перенеся данные из бумажной книжки․
Согласно закону, до 31 декабря 2020 г․ каждый работник обязан подать заявление о выборе формы․ После этого даты для подачи новых заявлений не предусмотрены․
Полезные ссылки и скачивание шаблонов
- Скачать готовый образец уведомления (DOC)
- Инструкция по переходу на электронные трудовые книжки
- Официальный сайт ПФР – раздел «Трудовые книжки»
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли отказать работнику в выдаче бумажной книжки? – Нет․ При отсутствии бумажной копии работник может потребовать выдать дубликат или перейти на электронный формат․
- Сколько времени у работника есть на выбор формы? – До 31 декабря 2020 г․ (для заявлений, поданных до этой даты)․ После этого выбор фиксируется․
- Что делать, если работник уволился, но не получил книжку? – Он может обратиться в суд за компенсацией или запросить дубликат в ПФР․
- Нужен ли подпись работника на уведомлении? – Не обязательно, но рекомендуется получить подтверждение получения (например, подпись в журнале вручения)․
Составление и рассылка уведомления о необходимости получения трудовой книжки – важный шаг в соблюдении требований трудового законодательства․ Правильно оформленный документ защищает работодателя от возможных споров и обеспечивает сотрудникам ясность в выборе формы ведения их трудовой деятельности․
Применяйте представленный образец, адаптируйте его под конкретные условия вашей организации и регулярно обновляйте в соответствии с изменениями в законодательстве․