В процессе увольнения или изменения трудовых отношений работодатель обязан своевременно уведомить сотрудника о необходимости получения его трудовой книжки. Правильное оформление уведомления позволяет избежать административной ответственности и гарантирует соблюдение требований Трудового кодекса РФ.
Правовая основа
Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ и п. 37 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, работодатель теряет ответственность за задержку выдачи трудовой книжки, если:
- Работник получил уведомление о необходимости её получения;
- Уведомление подтверждено официальной бумагой или подписью сотрудника.
Отсутствие уведомления считается грубым нарушением и может привести к административному штрафу для организации.
Когда и как оформлять уведомление
2.1 Сроки
- Уведомление должно быть направлено не позднее последнего рабочего дня;
- Если сотрудник не может забрать книжку лично, необходимо получить письменное согласие на отправку по почте;
2.2 Формы уведомления
Существует несколько типовых форм, которые рекомендуется использовать:
- Уведомление о необходимости получить трудовую книжку (образец заполнения – КонсультантПлюс, 2026);
- Уведомление о получении трудовой книжки в связи с аннулированием трудового договора;
- Уведомление о направлении трудовой книжки по почте;
- Заявление работника о выдаче трудовой книжки (образец заполнения 2025‑2026 гг.).
2.3 Примеры содержания
Уведомление работнику о необходимости получить трудовую книжку Организация: ООО «Фея» ФИО работника: Иванов Иван Иванович Дата увольнения: Последний рабочий день: Требуется: получить трудовую книжку в отделении HR до . В случае невозможности самостоятельного получения – направьте письменное согласие на отправку по почте. Дата подписи: Подпись: ______________________
Отправка уведомления по почте
Если работник не может лично забрать книжку, работодатель обязан оформить письменное согласие и отправить уведомление в одном из следующих способов:
- Через заказное письмо с уведомлением о вручении;
- Электронной почтой с подтверждением получения (при наличии согласия работника);
- Лично в руки сотрудника с подписью о получении.
После отправки уведомления ответственность за задержку выдачи трудовой книжки переходит к работнику.
Особенности при увольнении
При увольнении сотрудника:
- Если работник находится на рабочем месте в последний день, устно можно напомнить о необходимости получить книжку;
- В случае, когда сотрудник уже покинул организацию, обязательно оформить письменное уведомление с указанием места и способа получения;
- Подтверждение получения должно быть зафиксировано подписью работника или печатью организации.
Часто задаваемые вопросы
- Какой срок подачи уведомления позволяет избежать ответственности? – Уведомление должно быть отправлено до или в день увольнения, лучше за несколько дней до окончания трудового договора.
- Можно ли отправить уведомление только электронной почтой? – Да, при условии, что работник дал письменное согласие на получение документов в электронном виде.
- Что делать, если работник отказывается получать трудовую книжку? – В таком случае работодатель должен сохранить подтверждение попытки уведомления и, при необходимости, направить книжку по почте с описью вложения.
- Какие документы нужно приложить к уведомлению? – К уведомлению обычно прилагают копию трудового договора, приказ об увольнении и (при необходимости) акт вскрытия конверта.
Практический чек‑лист для работодателя
- Подготовить типовое уведомление (образец – КонсультантПлюс, 2026).
- Убедиться, что уведомление подписано руководителем и печатью организации.
- Определить способ доставки: лично, заказное письмо или электронная почта.
- Получить подпись работника о получении уведомления (или подтверждение отправки по почте).
- Сохранить копию уведомления и подтверждения в кадровом деле.
- При необходимости оформить заявление работника о выдаче трудовой книжки.
Своевременное и правильно оформленное уведомление о получении трудовой книжки – ключевой элемент юридической защиты работодателя. Оно позволяет передать на работника ответственность за возможные задержки, а также демонстрирует соблюдение требований Трудового кодекса и нормативных актов.
Для получения готовых образцов и более детальных рекомендаций рекомендуется воспользоваться сервисом КонсультантПлюс, где доступны актуальные формы, образцы заполнения и юридические консультации.