Уведомление работнику о необходимости получения трудовой книжки – это документ, который оформляется работодателем в случае, если в последний рабочий день сотрудник не смог получить свою трудовую книжку. Такое уведомление оформляется в свободной форме, но должно соответствовать ряду нормативных требований.

Почему возникает необходимость в уведомлении?

Существует несколько типичных ситуаций, когда работник не получает трудовую книжку в день увольнения:

• Отсутствие работника в офисе (отпуск, командировка, болезнь);
• Несогласие с увольнением и отказ от получения документа;
• Отсутствие возможности выдать книжку из‑за технических причин (например, отсутствие подписи ответственного лица).

В таких случаях законодательство (ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ) требует от работодателя оформить письменное уведомление, которое фиксирует факт попытки выдачи и освобождает работодателя от ответственности за последующую задержку.

Нормативно‑правовая база

1. Трудовой кодекс РФ (ТК РФ):
   • Статья 84.1 – порядок выдачи трудовой книжки;
   • Часть 6 той же статьи – освобождение работодателя от ответственности после направления уведомления.
2. Постановление Правительства РФ от № 769 «Об утверждении формы трудовой книжки»;
3. Приказ Минтруда России от № 353н «Об утверждении формы уведомления работника о необходимости получения трудовой книжки» (рекомендованный образец).

Ключевые требования к уведомлению

• Документ оформляется в свободной форме, но должен содержать обязательные реквизиты;
• Уведомление подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и работником (при получении);
• Копия уведомления передаётся работнику заказным письмом с уведомлением о вручении (если он находится за пределами организации);
• В тексте указывается причина, по которой трудовая книжка не была выдана в день увольнения.

Структура уведомления

Обычно в уведомление включаются следующие разделы:

1. Шапка документа – название организации, её реквизиты (ИНН, ОГРН, адрес).
2. Дата и место составления – указывается в формате ««___» _______ 20__ г., г. ________».
3. Наименование получателя – ФИО работника, должность, подразделение.
4. Текст уведомления – основной блок, где описывается причина невозможности выдачи и указание срока, в течение которого работник обязан забрать книжку.
5. Ссылка на нормативный акт – ссылка на ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ.
6. Подписи сторон – подпись руководителя (с печатью) и подпись работника (при получении).
7. Приложения – при необходимости копия приказа об увольнении, справка о причинах отсутствия и т.д.

Образец текста уведомления

ООО «Пример Плюс»
ИНН 1234567890, ОГРН 1122334455667
Адрес: 123456, г. Москва, ул. Примерная, д. 1

«___» __________ 20__ г. г. Москва
Уведомление
работнику __________________________ (ФИО полностью), 
должность – _______________________, 
подразделение – ____________________.

В связи с тем, что в день прекращения трудового договора 

от «____» __________ 20__ г. (дата увольнения) выдать Вам на руки трудовую книжку было невозможно
по причине _______________________________ (например: «отсутствие работника в офисе», «необходимость уточнения данных в книжке», «болезнь работника», и т.д.), 
сообщаем следующее:

Трудовая книжка находится в отделе кадров и готова к выдаче.
Вы обязаны забрать трудовую книжку в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента получения настоящего уведомления, т.е. не позднее «____» __________ 20__ г.
В случае невозможности личного получения книжки, Вы можете оформить доверенность на получение документа уполномоченным лицом, либо запросить отправку почтовым отправлением за свой счёт.
На основании ч. 6 ст. 84.1 Трудового кодекса РФ со дня направления настоящего уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки.

Просим подтвердить получение данного уведомления подписью.

_____________________________ _____________________________
(Подпись руководителя, печать) (Подпись работника)

Как правильно заполнить уведомление

Для корректного заполнения документа следует выполнить следующие шаги:

1. Укажите полные реквизиты организации (название, ИНН, ОГРН, адрес).
2. Вставьте актуальную дату составления и место (город).
3. Заполните ФИО работника, его должность и подразделение.
4. Точно укажите дату увольнения и причину, по которой книжка не была выдана.
5. Определите срок, в течение которого работник обязан забрать книжку (обычно 5‑10 рабочих дней).
6. Если работник не может лично приехать, укажите возможность оформить доверенность или отправить книжку почтой.
7. Не забудьте добавить ссылку на ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ – это юридическое основание освобождения от ответственности.
8. Подпишите документ от имени работодателя, поставьте печать (если она используется в вашей организации) и, при возможности, получите подпись работника.

Пошаговая инструкция по отправке уведомления, если работник находится за пределами организации

• Шаг 1. Подготовьте оригинал уведомления и сделайте его копию.
• Шаг 2. Оформите заказное письмо с уведомлением о вручении (РПО).
• Шаг 3. Вложите в конверт оригинал уведомления и копию приказа об увольнении.
• Шаг 4. Отправьте письмо по адресу, указанному в трудовом договоре работника.
• Шаг 5. Сохраните копию почтового отправления и подтверждение вручения – они могут потребоваться в случае спора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Что делать, если работник не забрал книжку в установленный срок?

В этом случае работодатель может:

• Отправить книжку почтовым отправлением за счёт работника;
• Оформить доверенность на получение книжки третьим лицом;
• В случае отказа работника от получения книжки – сохранить подтверждающие документы (копию уведомления, акт о невозможности выдачи) и продолжать вести учёт.

Можно ли отправить уведомление по электронной почте?

Трудовой кодекс не запрещает электронную форму, однако для юридической силы рекомендуется:

• Отправить оригинал письма заказным письмом;
• Сохранить электронную копию с подтверждением получения (например, через сервис «Квитанция о доставке»).

Обязан ли работодатель платить штраф за задержку выдачи книжки?

Согласно ч. 6 ст. 84.1 ТК РФ, после направления работнику уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку. Поэтому штрафы в этом случае не применяются.

Как оформить доверенность на получение трудовой книжки?

Доверенность должна быть нотариально заверенной, в ней указываются:

• Полные данные доверителя (работника) и доверенного лица;
• Предмет доверенности – получение трудовой книжки;
• Срок действия доверенности (обычно до момента получения книжки).

Где скачать готовый шаблон?

Скачать готовый шаблон уведомления в формате DOCX можно по ссылке. Шаблон полностью соответствует требованиям ТК РФ и готов к заполнению.

Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку – важный документ, который защищает интересы как работодателя, так и работника. Правильное оформление, своевременная отправка и соблюдение нормативных требований позволяют избежать юридических конфликтов и обеспечить прозрачность процесса увольнения.

Помните: без официального уведомления работодатель может быть привлечён к ответственности за задержку выдачи трудовой книжки, а работник – лишён важного документа, подтверждающего его трудовую историю.

Если у вас возникли вопросы по составлению уведомления или требуется юридическая консультация, напишите нам – мы поможем подготовить документ быстро и без ошибок.