В данной статье мы рассмотрим‚ как составить и отправить уведомление работнику о необходимости явиться за трудовой книжкой или дать согласие на ее отправку по почте. Это важный документ‚ который необходимо оформить в соответствии с законодательством.

Зачем нужно уведомление?

Уведомление о прибытии за трудовой книжкой или согласии на ее отправку по почте необходимо для того‚ чтобы:

• Обеспечить сохранность трудовой книжки.
• Предоставить работнику возможность получить трудовую книжку лично.
• Обеспечить возможность отправки трудовой книжки по почте в случае невозможности личного получения.
• Зафиксировать согласие работника на отправку трудовой книжки по почте.

Когда нужно отправлять уведомление?

Уведомление необходимо отправлять работнику в следующих случаях:

• При увольнении работника.
• Если работник не явился за трудовой книжкой в установленный срок.
• Если работник дал согласие на отправку трудовой книжки по почте.

Содержание уведомления

В уведомлении должны быть указаны следующие сведения:

• Наименование организации.
• Дата составления уведомления.
• ФИО работника.
• Должность работника.
• Основание для составления уведомления (например‚ увольнение).
• Информация о том‚ где и когда работник может явиться за трудовой книжкой (адрес‚ дата‚ время).
• Информация о возможности отправки трудовой книжки по почте (адрес для отправки).
• Подпись руководителя организации и печать организации.

Пример уведомления (шаблон)

Наименование организации: [Название организации]

ФИО работника: [ФИО работника]

Должность: [Должность работника]

Основание: Увольнение по [Причина увольнения]

Уведомляем Вас о том‚ что Ваша трудовая книжка находится в кадровом отделе организации.

Вы можете явиться за трудовой книжкой по адресу: [Адрес организации] в период с [Дата начала] по [Дата окончания] в рабочее время с [Время начала] до [Время окончания].

Если Вы не сможете явиться за трудовой книжкой в указанный период‚ Вы можете дать согласие на ее отправку по почте по следующему адресу: [Адрес для отправки трудовой книжки].

Просим сообщить о Вашем решении (явка за трудовой книжкой или согласие на отправку по почте) в кадровый отдел организации по телефону [Номер телефона] или электронной почте [Адрес электронной почты].

Руководитель организации: [ФИО руководителя]

Подпись: ____________________

Печать организации:

Пример уведомления (более подробный)

Уведомление работнику о необходимости получения трудовой книжки

ООО «Ромашка»

ФИО работника: Иванов Иван Иванович

Должность: Бухгалтер

Основание: Увольнение по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)

Уважаемый Иван Иванович!

Настоящим уведомляем Вас о том‚ что Ваша трудовая книжка‚ оформленная в ООО «Ромашка»‚ находится в кадровом отделе;

Вы можете явиться за трудовой книжкой по адресу: г. Москва‚ ул. Ленина‚ д. 1‚ каб. 205‚ в период с 2026-05-25 по 2026-05-31 в рабочие дни с 9:00 до 17:00.

В случае невозможности личного получения трудовой книжки‚ просим Вас сообщить о своем решении (явка за трудовой книжкой или согласие на отправку по почте) в кадровый отдел по телефону +7 (495) -23-45-67 или электронной почте hr@romashka.ru.

Если Вы даете согласие на отправку трудовой книжки по почте‚ пожалуйста‚ укажите Ваш полный почтовый адрес:

Адрес для отправки трудовой книжки: [Укажите почтовый адрес]

Просим Вас подтвердить свое решение в указанный срок.

С уважением‚

Руководитель ООО «Ромашка»: Петров Петр Петрович

Подпись: ____________________

Печать организации:

Важные моменты

• Уведомление должно быть составлено в двух экземплярах: один для работника‚ другой для архива организации.
• Работник должен подписать уведомление‚ подтверждая факт получения.
• Если работник отказывается от получения трудовой книжки‚ необходимо составить акт об отказе.
• При отправке трудовой книжки по почте необходимо использовать заказное письмо с уведомлением о вручении.
• Срок хранения трудовой книжки – 50 лет.

Где найти примеры уведомлений?

Вы можете найти примеры уведомлений о прибытии за трудовой книжкой на следующих ресурсах:

• [delo-press.ru](https://delo-press.ru/construct-doc/65982-uvedomlenie-o-neobkhodimosti-yavitsya-za-trudovoy-knizhkoy-ili-dat-soglasie-na-ee-otpravku-pochtoy/)
• [spok.by](https://www.spok.by/izdaniya/ya-spok/obrazets-uvedomleniya-rabotniku-o-neobkh_0000000)

Составление и отправка уведомления о прибытии за трудовой книжкой – важный этап при увольнении работника. Соблюдение всех требований законодательства поможет избежать возможных споров и конфликтов. Использование предложенных шаблонов и примеров позволит вам быстро и правильно составить необходимое уведомление.